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Quelles informations pour éditer des factures aux normes ?

Pour être valide vos facture doivent comporter certaines mentions légales obligatoires. 

La certification NF 203 de l’AFNOR pour les logiciel de gestion contrôle, notamment, que l’ensemble de ces données sont bien affichées sur vos factures. 

Egalement, il faut garantir que vos factures, après validation soient inaltérables et que ces informations seront toujours les mêmes une fois le document validé.

Quelles sont ces informations ?

Les informations obligatoires sur vos factures sont liées à plusieurs menus et objet du logiciel.

Elles font référence : 

  • A vos données légales d’entreprise
  • Aux produits
  • Aux tiers
  • Aux conditions de ventes.

 

Voici donc toutes les mentions obligatoires de la facture : 
  • Le nom complet ou la raison sociale et l’adresse du vendeur.
    La dénomination sociale doit être précédée ou suivie de la forme juridique de la société : SARL  SA, SNC,  SAS….
  • Le montant du capital social de l’entreprise doit être indiqué
  • Le RCS et numéro de SIREN : numéro unique, propre à l’entreprise, attribué lors de son inscription au répertoire SIREN tenu par l’INSEE.
    La mention RCS doit être suivie du nom de la ville du greffe ayant immatriculé la société.
  • Les coordonnées de facturation de l’acheteur en précisant le pays de facturation du tiers
  • Le numéro de TVA intracommunautaire de l’acheteur : Il se compose de la façon suivante : FR (pour France) + deux chiffres (clé informatique) + numéro SIREN de l’entreprise.
  • La date de facturation
  • Le numéro de facture : ce numéro doit  être unique, basé sur une séquence chronologique et continue. 
  • La désignation des articles (produits ou services) vendus
  • Les quantités vendues. 

  • Le prix unitaire hors taxes
  • Les réductions appliquées : remises, escomptes ou rabais
  • La TVA représenté par un code puis ventilée par taux avec le montant correspondant dans le bloc « Total » de la facture
    Sur le logiciel incwo, le code est une lettre.
  • La date et conditions de règlement : échéancier des paiements, mode de paiement
  • Les frais de transport

 

Comment faire pour les afficher ?

Par défaut, le logiciel reprend les informations saisies sur la facture.

Si celles ci ne sont pas présentes comme l’adresse complète de l’acheteur ou la totalité de vos mentions légales d’entreprise, incwo ne valide pas votre facture et vous affiche la raison.

Message d'erreur suite adresse du tiers facturé incomplète.
Message d'erreur indiquant que les données de l'entreprise sont manquantes

En saisissant vos informations d’entreprise, vos mentions légales sont automatiquement ajoutées et affichées en pied de page de vos devis et factures.
Pour ajouter vos mentions légales sur vos factures, rendez vous dans l’onglet « Configuration » puis le menu « Données de l’entreprise ».

Cliquez sur « Modifier » puis renseignez les informations correspondantes.

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