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Comment ajouter des factures récurrentes ?

Vous facturez chaque mois les mêmes articles et voulez prévoir les factures à l’avance ? Voici comment ajouter des factures récurrentes.

Cette facturation prévisionnelle permet de prévoir et visualiser votre chiffre d’affaires à venir sur les prochains mois.

Pourquoi émettre des factures récurrentes ?

On parle de factures récurrentes lorsqu’un client commande les mêmes produits ou services de manière régulière. 

Dans ce cas, pour simplifier le processus de facturation, au lieu de refaire chaque mois la même facture en partant de zéro, anticipez en générant à l’avance les factures régulières de vos clients.

Ainsi, incwo permet de planifier la facturation client à l’avance et d’émettre par copie, sans re-saisie, des factures prévues dans le futur.

Le principe réside dans la programmation à l’avance des factures à venir. Lors de la création d’une facture, vous pouvez activer la récurrence et programmer la période et l’intervalle de répétition de la facture.

Des factures à établir se créent automatiquement sur votre application.

Vous recevez ensuite une notification à chaque échéance de facturation. Une alerte pour transformer cette facture à établir en facture définitive, et l’envoyer à votre client. Vous n’oubliez plus ainsi de facturer les forfaits mensuels de vos clients.

Rédiger la première facture client

Pour créer des factures récurrentes,  créer une facture à établir, qui sera votre première facture de référence de la série de la récurrence.

Pour cela, rendez-vous sur le sous-menu « Nouvelle facture » présent dans l’onglet « Ventes » puis le menu « Factures ».

Dans un premier temps saisissez complètement la facture. Compléter tous les points : aussi bien les informations sur le client (nom, adresse) et conditions de commerciales (pénalité, escompte)  que les produits. N’oubliez pas non plus d’indiquer l’échéancier de paiement.

Une fois la facture à établier finalisée, configurer la récurrence, c’est-à-dire la répétition de cette facturation Type.

 

Créer les factures récurrentes du client

A présent que la facture type du client est créé, vous pouvez générer la facturation récurrente prévisionnelle.

Pour cela :

  • Sur la facture créée, cliquez sur « Modifier ».
  • Dans le champ « Récurrence », cochez « Oui ».
  • Réglez votre récurrence en fonction de
    • La répétition période  : nombre de fois prévue ou jusqu’à une date. Si plusieurs « fois », précisez le nom d’occurrence.
    • l’intervalle : semaine, mois, trimestre, etc.
  • Validez en cliquant sur « Enregistrer ».

 

Le logiciel lance alors la création des facture à établir prévisionnelle, selon la récurrence choisie, par le biais d’un job.

Vous êtes notifiés lorsque le job est terminé et que toutes les factures à établir sont créées.

Pour une même facture émise tous les mois pendant 1 an : le facture type constitue la 1er facture. Il faut donc ajouter 11 nouvelles fois  + sélectionnez l’intervalle « mois » pour obtenir 12 factures à établir pour le client.

 

faire des factures récurrentes

A noter : Si vous facturez des produits avec abonnements, vous pouvez également utiliser l’app « Facturation des contrats » et « Gestion des abonnement« , pour produire votre facturation prévisionnelle.

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