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Comment envoyer une facture par mail à un client ?

Vous avez validé votre facture et désirez l’adresser à votre client sans l’imprimer ?

Avec incwo, vous pouvez envoyer votre facture par mail  avec un message d’accompagnement, le rappel de l’échéancier fixé ou encore des pièces jointes. 

Comment faire ?

Pour adresser une facture à un client, rendez-vous sur la liste des factures, présente dans le menu « Factures » situé dans l’onglet « Ventes ».

Accédez à la facture que vous souhaitez envoyer en cliquant sur son numéro.
Cliquez sur le lien « Envoyer ce document par mail ».

La préparation de l’envoi se fait en deux étapes :

première étape de l'envoi par mail

1/ Le choix des documents à joindre

    • Choisissez la ou les factures de votre client à inclure dans l’email. Elles seront présentes en pièces jointes de votre message, et au format PDF

    • Sélectionnez les fichiers complémentaires que vous souhaitez adresser à votre client. 

    • Réglez si vous ajouter le rappel de l’échéancier de paiement

    • Incluez un lien de paiement en fonction des échéances prévues.

deuxième étape de l'envoi par mail d'une facture, création du message

2/ la composition de votre message d’accompagnement

    • Indiquez ou sélectionnez l’adresse du destinataire
    • Ajoutez des contacts en copie et/ou en copie-cachée
    • Rédigez un message d’accompagnement
      Vous pouvez utiliser un modèle de document.

Si vous avez ajouté vos conditions de vente lors de la rédaction de votre document, celles-ci seront automatiquement ajoutées en pièces jointes à l’envoi.

 

A noter :  Les documents que vous souhaitez joindre doivent être téléchargés sur votre facture dans le bloc « fichiers joints ». Plus d’informations dans sur le sujet : Comment insérer un fichier dans un objet ?

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