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Comment programmer des tâches ?

Vous avez besoin de planifier et suivre des actions à effectuer sur vos objets ou sur le traitement de vos tiers ?

Pour bien gérer vos prospects et clients,  mais aussi suivre votre production ou encore organiser  des interventions ou cycle de maintenance, votre logiciel de gestion incwo vous permet de créer et suivre vos actions à réaliser.

A quoi servent les tâches ?

Une tâche est une opération à réaliser à date. Elle ne contient pas de notion de durée, mais simplement un date d’exécution prévue.

Cette fonction vous permet de planifier une action :

  • Administrative (négocier les tarifs fournisseurs, préparer les salaires, répondre à un appel d’offre, facturer…),
  • Commerciale (appeler, relancer, envoyer le devis, programmer un rendez-vous, organiser une visite client…),
  • Technique (intervenir en SAV, Développer une nouvelle fonctionnalités, améliorer la logistique produit…),
  • Juridique (préparer un contrat de travail, faire un point RGPD, programmer un rendez-vous d’audit…) ,
  • Marketing  (organiser un événement client, mettre à jour le marchandising du showroom, lancer la campagne de phoning, publier sur les réseaux sociaux)
  • Ou autre action que vous prévoyez de réaliser sur d’autres sujets (comptable, fiscal, production, logistique, etc.)

Pour programmer, gérer vos actions en cours et suivre leur bonne exécution, vous disposez d’un onglet « Taches » sur l’ensemble des objets (contacts, devis, factures, commandes fournisseurs, etc.)  du logiciel.

Ces tâches sont votre pense-bête numérique pour vous permettre de ne rien oublier d’important et d’être performant dans votre organisation.

A la différence des temps, elles n’ont pas de durée prévue mais vous pouvez les programmer à une heure en particulier afin de vous organiser dans actions quotidiennes.

Comment ça marche ?

Vous pouvez vous créer des tâches depuis plusieurs objets du logiciel (un devis, un contact, un achat…).

Pour créer une tâche non liée à un objet en particulier, rendez-vous dans le menu ‘tâches’ présent dans l’onglet ‘vous’.

Lors de la saisie d’une nouvelle tâche, renseignez : 

  • Le titre de la tâche
  • Le responsable, qui peut-être vous, ou l’un de vos collaborateurs
  • L’importance de réaliser cette tâche
  • La priorité par rapport aux autres actions en cours
  • L’échéance : la date de fin ou d’exécution de votre tâche
  • Le contenu : décrire avec précision l’objectif et le contenu de l’action que vous programmez

Validez en cliquant sur « Ajouter« .
Si vous devez ajouter plusieurs tâches à la suite, cliquez sur « Ajouter et créer une nouvelle« .

Vous pouvez ajouter un fichier et mettre un lien vers une page web, si vous le souhaitez.

En plus !

Vos tâches les plus proches apparaissent dans le bloc « Aujourd’hui » situé dans la colonne de gauche, sur chaque page de votre application. 

En un clic, vous pourrez signifier que votre tâche est terminée ou la décaler dans le temps.

Vous retrouvez également vos tâches dans votre agenda.

A noter : Les tâches peuvent s’enrichir avec d’autres apps comme « Catégories d’événement et de tâches« .

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