Comment programmer des tâches ?
Vous avez besoin de planifier et suivre des actions à effectuer sur vos objets ou sur le traitement de vos tiers ? Voici comment programmer des tâches.
Pour bien gérer vos prospects et clients, mais aussi suivre votre production ou encore organiser des interventions ou cycle de maintenance, votre logiciel de gestion incwo vous permet de créer et suivre vos actions à réaliser.
Qu'est-ce qu'une tâche ?
Une tâche est une opération à réaliser à date. Elle ne contient pas de notion de durée, mais simplement un date d’exécution prévue.
Cette fonction de gestion permet de programmer des tâches ou actions à réaliser de type :
- Administrative (négocier les tarifs fournisseurs, préparer les salaires, répondre à un appel d’offre, facturer…),
- Commerciale (appeler, relancer, envoyer le devis, programmer un rendez-vous, organiser une visite client…),
- Technique (intervenir en SAV, Développer une nouvelle fonctionnalités, améliorer la logistique produit…),
- Juridique (préparer un contrat de travail, faire un point RGPD, programmer un rendez-vous d’audit…) ,
- Marketing (organiser un événement client, mettre à jour le marchandising du showroom, lancer la campagne de phoning, publier sur les réseaux sociaux)
- Ou autre action que vous prévoyez de réaliser sur d’autres sujets (comptable, fiscal, production, logistique, etc.)
A la différence des temps, les tâches n’ont pas de durée prévue mais peuvent se programmer à une heure en particulier afin d’organiser vos actions quotidiennes.
Les tâches peuvent être créées :
- Soit depuis un objet
- Soit depuis la liste des tâches
L’aide présente ci-dessous les deux options.
Ajouter une tâche sur un objet
Pour programmer des tâches non liée à un objet en particulier, rendez-vous, cette fois-ci, dans le menu « Tâches » présent dans l’onglet « Profil » ou « CRM ».
Lors de la création d’une nouvelle tâche, renseignez :
- Le titre de la tâche
- Le responsable, qui peut-être vous, ou l’un de vos collaborateurs
- L’importance de réaliser cette tâche
- La priorité par rapport aux autres actions en cours
- L’échéance : la date de fin ou d’exécution de votre tâche
- Le contenu : décrire avec précision l’objectif et le contenu de l’action que vous programmez
Validez en cliquant sur « Ajouter« .
Si vous devez ajouter plusieurs tâches à la suite, cliquez sur « Ajouter et créer une nouvelle« .
Vous pouvez ajouter ensuite un fichier et mettre un lien vers une page web, si vous le souhaitez.
Créer une tâche générale - non lié à un objet
Pour programmer des tâches non liée à un objet en particulier, rendez-vous, cette fois-ci, dans le menu « Tâches » présent dans l’onglet « Vous ».
Ici la saisie offre des options complémentaires.
Lors de la création d’une nouvelle tâche, renseignez :
- Le responsable de la tâche, dans le champ « Assigner ». Il peut-être vous, ou l’un de vos collaborateurs
- Le titre de la tâche dans le champ « A faire »
- L’échéance : la date de fin ou d’exécution de votre tâche
- L’importance de réaliser cette tâche
- La priorité par rapport aux autres actions en cours
- Le code projet ou l’affaire associés
- Le contenu : décrire avec précision l’objectif et le contenu de l’action que vous programmez
Activez ensuite la relance. Cela vous permet de recevoir une notification de rappel. Par défaut l’option est « oui » avec une relance 10 minutes avant.
Déterminez, si besoin, le récurrence de la tâche, c’est-à-dire la répétition de celle-ci dans le temps.
Validez en cliquant sur « Ajouter« .
Si nécessaire, pour saisir plusieurs tâches à la suite, cliquez alors sur « Ajouter et créer une nouvelle« .
Sur la tâche vous pouvez ensuite :
- ajouter un fichier
- intégrer des notes et commentaires puis notifier des collaborateurs
Retrouver les opérations à réaliser
Vos tâches les plus proches apparaissent dans le bloc « Aujourd’hui » situé dans la colonne de gauche, sur chaque page de votre application.
En un clic, vous pourrez signifier que votre tâche est terminée ou la décaler dans le temps.
Vous retrouvez ainsi vos tâches
- Dans le bloc « Aujourd’hui »
- Dans l’agenda : Menu « Profil » ou « CRM », puis « Agenda »
- Sur la liste des tâches Menu « Profil » ou « CRM » puis « Tâches » ou « Vos tâches »
- Sur la page d’accueil de l’application dans la vue « Aujourd’hui et en retard » ou via le navigateur de tâches.
A noter #1 : Les tâches peuvent s’enrichir avec d’autres apps comme « Catégories d’événement et de tâches« .
A noter #2 : Pour réaliser d’autres opérations sur les tâches, consultez nos documentations concernant :
