Comment affecter ses relevés bancaires ?
Vos relevés bancaires ont été importés sur incwo et vous voulez les affecter à vos achats et à vos factures ?
Le rapprochement bancaire permet de faire correspondre les écritures de débits et les crédits présentes sur le compte bancaire avec les pièces justificatives saisie dans le logiciel.
Comment réaliser le rapprochement bancaire ?
Si dans un premier temps, vous avez connecté incwo à votre banque et configuré l’import bancaire automatique ou si vous importez vos relevés manuellement, alors vous disposez de lignes de relevés à affecter dans incwo.
Ces lignes de débits et crédits des relevés bancaires ainsi intégrées dans incwo peuvent être affectées à différents objets du logiciel :
- Factures
- Achats
- Avoirs fournisseur
- Avoirs clients
- Encaissements déjà saisi
- Décaissements déjà saisi
1/ Comment affecter les lignes de crédit du relevé bancaire aux factures ?
Dans le cadre d’un rapprochement bancaire des écritures de votre relevé avec les pièces commerciales produites dans incwo, les lignes de type crédits peuvent être affectées :
- à des factures
- à des avoirs fournisseur
- à des encaissements déjà saisis sur incwo.
Pour affecter la ligne du relevé bancaire, commencez par sélectionner le type d’objet à affecter.
Une fois le type d’objet sélectionné, le logiciel propose les pièces commerciales disponibles à l’affectation.
- Pour les factures :
- Toutes les pièces en attente de règlement total ou partiel
- Pour les avoirs fournisseurs :
- Toutes les pièces en attente de règlement total ou partiel
- Pour les encaissements déjà saisis :
- Tous les encaissements dont le montant et la date correspondent strictement
A noter : Le logiciel propose une affectation des lignes de relevé bancaire “semi-automatique” comme vous pouvez le voir sur l’image du choix de l’encaissement déjà saisi.
Si le montant et la date de la ligne correspondent à un règlement ou échéance prévue alors le logiciel vous propose de l’affecter directement.
Cette fonction est disponible sur les lignes de débits ou les lignes de crédits.
Sur les factures, comme sur les avoirs fournisseurs, la ligne peut être liée à plusieurs documents commerciaux.
Aussi, pour une affectation de relevés bancaires multiple, sélectionnez toutes les pièces réglées et valider l’affectation.
Si votre facture, ou votre avoir, est réglée en partie, en mode affectation simple ou en affectation multiple, voici comment procéder pour réaliser votre rapprochement bancaire des écritures :
- Sélectionner tout d’abord la facture concernée dans le menu déroulant
- Renseigner ensuite le montant réglé dans le champ “Montant si différent“
- Valider enfin l’affectation.
Si la ligne n’est pas soldée, vous pouvez alors affecter une autre pièce commerciale.
2/ Comment affecter les lignes de débit ?
Après avoir vu la notion de rapprochement bancaire pour les lignes de crédit, voyons comment les lignes de débit se gèrent.
Elles peuvent être affectées :
- à des achats (existants ou nouveaux)
- à des avoirs clients
- à des décaissements déjà saisis sur incwo.
Pour affecter la ligne, sélectionnez le type d’objet à affecter.
Le fonctionnement sur les lignes de débits est le même que vous les lignes de crédit.
La seule différence, c’est que vous pouvez générer de nouveaux achats depuis la ligne de relevés.
Pour cela, il faut :
- Sélectionner “Nouvel achat”.
- Renseigner les différents paramètres de l’achat (tiers, sujet, montant TVA, Catégorie financière).
- Valider pour enregistrer.
A noter : Sur les lignes de débit, le choix “Rejet” est aussi proposé.
Le rejet correspondent au cas où vous gérez le prélèvement automatique de vos factures clients et qu’un des prélèvements est rejeté.
Dans ce cas, voici comment procéder :
- Sur une ligne “Débit”, sélectionner “Rejet”
La liste des encaissements pour un montant correspondant et une date approchante (à quelques jours près) s’affiche. - Sélectionner l’encaissement correspondant.
- Valider l’affectation.
A validation du rapprochement, le logiciel créé un décaissement lié à la facture concernée.
3/ Comment affecter les cas particuliers ? (TVA, URSSAF, Subventions)
Pour des opérations autres que de règlements clients ou fournisseurs, le rapprochement bancaire est aussi possible.
Que ce soit sur les lignes de débit ou crédits, il y a en effet, la possibilité de sélectionner “Divers” pour l’affectation.
En sélectionnant “Divers“, le logiciel créé alors un simple flux financier, c’est-à-dire :
- Un décaissement pour une ligne de débit
- Un encaissement pour une ligne de crédit.
Cette affectation peut ainsi être utilisée pour tous les mouvements qui représentent uniquement des flux de trésorerie :
- Remboursements de TVA
- Paiements des cotisations sociales (URSSAF, mutuelle, prévoyance…)
- Subventions reçues
A noter : Si vous utilisez un service comme PayPal ou Stripe ou encore si vous recevez des paiements par carte bancaire sur le TPE de votre banque, vous devez avoir des frais bancaires.
Dans ce cas, le logiciel propose l’app “Frais bancaires“.
Une documentation est disponible pou savoir comment gérer ses frais bancaires via cette app.
