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Comment affecter ses relevés bancaires ?

Vos relevés bancaires ont été importés sur incwo et vous voulez les affecter à vos achats et à vos factures ? 

Le rapprochement bancaire permet de faire correspondre les  écritures de débits et les crédits présentes sur le comptes bancaires avec les pièces justificatives saisie dans le logiciel. 

Comment ça marche ?

Si vous avez configuré l’import bancaire automatique ou si vous importez vos relevés manuellement, vous disposez de lignes de relevés à affecter. 

Ces lignes de relevés peuvent être affectés à différents objets du logiciel : 

  • Factures
  • Achats
  • Avoirs fournisseur
  • Avoirs clients
  • Encaissements déjà saisi
  • Décaissements déjà saisi

1/ Comment affecter les lignes de crédit ?

Les lignes de crédit peuvent être affectées :

  • à des factures
  • à des avoirs fournisseur
  • à des encaissements déjà saisis sur incwo.

 

Pour affecter la ligne, il suffit donc de sélectionner le type d’objet à affecter.

Désignation de la pièce à affecter (facture, avoir, encaissement) sur la ligne de relevés du type crédit

Une fois le type d’objet sélectionné, le logiciel vous propose les pièces commerciales disponibles à l’affectation. 

  1. Pour les factures : 
    • Toutes les pièces en attente de règlement total ou partiel
  2. Pour les avoirs fournisseurs :
    • Toutes les pièces en attente de règlement total ou partiel
  3. Pour les encaissements déjà saisis : 
    • Tous les encaissements dont le montant et la date correspondent strictement
 
Sélection de l'avoir fournisseur comme type de pièce pour l'affectation bancaire de la ligne de crédit
choix de l'avoir fournisseur à affecter
La ligne de relevés est liée à un encaissement déjà créé dans incwo
Choix de l'encaissement déjà saisi

A noter : Le logiciel propose une affectation semi automatique comme vous pouvez le voir sur l’image du choix de l’encaissement déjà saisi. 

Si le montant et la date de la ligne correspondent à un règlement ou échéance prévue alors le logiciel vous propose de l’affecter directement. 

Cette fonction est disponible sur les lignes de débits ou les lignes de crédits.

Sur les factures, comme sur les avoirs fournisseurs, la ligne de relevés peut être liée à plusieurs documents commerciaux

Pour une affectation multiple, sélectionnez toutes les pièces réglées et de valider l’affectation. 

grâce au menu déroulant, sélection des factures correspondant au règlement de la ligne de crédit
Détermination du montant réglé sur la facture grâce à l'affectation bancaire dans le cas où la ligne ne solde qu'une partie de la facture

Si votre facture ou votre avoir est réglé en partie, en affectation simple ou en affectation multiple, voici comment procéder : 

  • Sélectionner la facture concernée dans le menu déroulant
  • Renseigner le montant réglé dans le champ « Montant si différent« 
  • Valider l’affectation.


Si la ligne n’est pas soldée, vous pouvez affecter une autre pièce commerciale.

2/ Comment affecter les lignes de débit ?

Les lignes de crédit peuvent être affectées  :

  • à des achats (existants ou nouveaux)
  • à des avoirs clients
  • à des décaissements déjà saisis sur incwo.

 

Pour affecter la ligne, sélectionnez le type d’objet à affecter.

Le fonctionnement sur les lignes de débits est le même que vous les lignes de crédit.

La seule différence, c’est que vous pouvez générer de nouveaux achats depuis la ligne de relevés.

Pour cela, il faut : 

  • Sélectionner « Nouvel achat ». 
  • Renseigner les différents paramètres de l’achat (tiers, sujet, montant TVA, Catégorie financière).
  • Valider pour enregistrer.

incwo permet d'ajouter un nouvel achat depuis le rapprochement bancaire en sélectionnant un nouvel achat dans le type d'objet à affecter

A noter : Sur les lignes de débit, le choix « Rejet » est aussi proposé. 

Dans le cas où vous gérez le prélèvement automatique de vos factures et qu’un des prélèvements est rejeté, voici comment procéder : 

  • Sur une ligne « Débit », sélectionner « Rejet »
    La liste des encaissements pour un montant correspondant et une date approchante (à quelques semaines près) s’affiche.
  • Sélectionner l’encaissement correspondant.
  • Valider l’affectation.

A validation du rapprochement, le logiciel  créé un décaissement lié à la facture concerné.

3. Comment affecter les cas particuliers ?
(TVA, URSSAF, Subventions ...)

Que ce soit sur les lignes de débit ou crédits, il y a la possibilité de sélectionner « Divers » pour l’affectation. 

En sélectionnant « Divers« , le logiciel créé le flux financier uniquement, c’est-à-dire  : 

  • Un décaissement pour une ligne de débit
  • Un encaissement pour une ligne de crédit.


Cette affectation peut être utilisée pour tous les mouvements qui représentent uniquement des flux de trésorerie :

  • Remboursements de TVA
  • Paiements des cotisations sociales (URSSAF, mutuelle, prévoyance…)
  • Subventions reçues


A noter : Si vous utilisez un service comme PayPal ou Stripe ou encore si vous recevez des paiements par carte bancaire sur le TPE de votre banque, vous devez avoir des frais bancaires. 

Dans ce cas, le logiciel propose l’app « Frais bancaires« . 

Pour savoir comment gérer ses frais bancaires via cette app, consultez notre documentation ici

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