Comment créer des modèles de documents ?
Vous envoyez vos documents commerciaux depuis incwo et souhaitez générer des modèles d’emails ou de courriers pour gagner du temps dans la rédaction des messages ?
Ou bien, vous souhaitez générer des modèles de contrats pour les générer rapidement et les faire signer à vos clients ?
A quoi sert l'app "Documents" ?
L’app “Documents” vous permet de générer des modèles de documents du type contrat, lettre, emails… Tous les documents écrits qui peuvent être générés par votre entreprise et qui sont utilisés en fonction du destinataire, du sujet, des besoins.
Pour éviter de rédiger un nouveau contenu à chaque nouveau contrat ou emails à transmettre, l’app permet de créer des modèles de documents.
Ces modèles pourront ensuite être utilisés pour créer les documents finaux avec les informations sur les tiers ou les documents commerciaux.
Comment créer un modèle de document ?
La création des modèles de documents s’effectuent en 2 étapes :
- D’abord, il faut renseigner les paramètres
- Puis, il faut renseigner le contenu.
1ère étape : Renseignement des paramètres
Après avoir installé l’app “Documents”, cliquez sur “Accueil” ou rendez vous dans le menu “Finance & Admin, puis “Documents” et cliquez sur “Nouveau document”
En premier temps, réglez :
- Un titre pour le retrouver facilement lors de son utilisation
- Si le document est un modèle : cochez OUI, pour l’appeler dans vos messages et tickets ou bien générer des exemplaires
Une fois les paramètres réglés :
- Renseignez le premier paragraphe.
- Enregistrez pour que le document soit bien créé.
2ème étape : Création du contenu du modèle de document
En créant le document, le premier paragraphe est ajouté. A vous désormais de le composer.
A présent, vous pouvez intégrer :
- un titre
- un sous-titre
- un paragraphe (texte)
- une image
- une colonne
- un saut de page
Sélectionnez le type de données à ajouter.
Rédigez votre contenu puis cliquez sur “Ajouter le bloc”.
Une fois vos différents blocs ajoutés, cliquez sur “Valider ce document”.
Attention : une fois validé, votre document n’est plus modifiable.
A noter #1: Les documents peuvent reprendre certaines informations des tiers ou des documents commerciaux de façon automatique grâce aux champs de fusion.
Lorsque le modèle de document s’utilise pour l’envoi d’un devis ou la génération d’un contrat papier, par exemple, les informations sont automatiquement reprises.
A noter #2 : Dans les documents, il peut y avoir des données variables qui ne sont pas présentent sur le logiciel ou qui ne sont pas proposées dans les champs de fusion.
Dans ce cas, il faut ajouter des macros.
Les macros sont signalés par des double parenthèses.
Par exemple : Pour renseigner la date du jour, il faut renseigner ((DATE))
A noter #3 : Pour ajouter des fichiers comme des photos, il faut d’abord les télécharger dans l’onglet “Fichiers”.
Ensuite, l’image pourra être sélectionnée en cochant “image” et en la choisissant, dans le menu roulant, le nom de votre image.
Comment utiliser les modèles de document ?
L’usage des modèles de documents est multiple :
- Pour envoyer des messages d’accompagnement avec vos devis, vos factures ou vos bons de commandes fournisseur.
- Pour générer des documents types contrat, courrier, lettre de relance…
1/ Envoi des messages depuis incwo
Lors de l’envoi d’un devis, d’une facture ou tout autre document commercial depuis incwo, au moment de la rédaction du message, l’application propose l’utilisation d’un modèle .
Il suffit de sélectionner le modèle à utiliser et il s’affichera dans le bloc de rédaction du message.
- Si vous avez des champs de fusion, il ne mettront à jour automatiquement
- Si vous avez des macros, vous pourrez mettre à jour les données en modifiant le message.
2/ Pour générer de nouveaux documents types contrats :
Pour la génération d’un document type contrat ou lettre, rendez vous dans sur la liste des documents depuis le menu “Finance & Admin” puis “Documents” et “liste”.
Pour créer le document, il y 2 options :
- Soit depuis le modèle, en cliquant sur “Nouveau”
- Soit en cliquant sur “+modèle” et en sélectionnant le modèle au niveau du champ : “Ce document est basé sur un modèle”
Une fois le document créé, il suffit de mettre à jour les différents blocs.
- Si dans le modèle de document, vous avez des champs de fusion relatif au tiers (nom prénom, etc.), tout exemplaire issu d’un modèle convertira automatiquement les données.
- Si vous avez des macros, il faut les renseigner.
Pour modifier un bloc, cliquez sur le crayon à droite.
Mettez le à jour puis cliquez sur “Enregistrer”.
Une fois le document mis à jour et prêt à imprimer, vous pouvez :
- le valider (il ne sera alors plus modifiable)
- générer son PDF en cliquant sur le lien “PDF du document”
