Comment créer des sélections ? A quoi servent elles ?
Vous avez besoin de mettre à jour un série de données en même temps ? Ou bien d’exporter des données en fonction de critères particuliers ? Si la réponse à ces questions est Oui, alors vous avez besoin de réaliser des sélections et des jobs. Et, pour cela, il vous faut l’app « Traitement par lots ».
Sur incwo, le logiciel vous permet d’identifier et de grouper des données pour y appliquer ensuite un traitement
Ce traitement peut être :
- D’ajouter une note sur les objets
- D’exporter des données (PDF ou Excel / CSV)
- De modifier des données (ex : augmentation de 5% sur une sélection d’articles, changer en masse le statut d’affaires…)
- De créer de nouveaux documents (ex : transformer en ensemble de Bons de commande en Factures)
Qu'est-ce qu'une Sélection et un job ?
Qu'est-ce qu'une Sélection et un job ?
Le principe de l’app « Traitement par lots » est de proposer un système pour modifier en masse des données, tels des changements de statuts ou de valeurs des champs dans votre base de données, mais également des exports en nombre, ou des transformations ou envois de pièces commerciales en volume.
Pour réaliser ces opérations, vous devez : disposer de l’app « Traitement par lot », puis réaliser des « Sélections et des « Jobs ».
Quelques définitions :
- Une sélection est le regroupement dans une liste, d’un ensemble d’objets (contacts ou société ou affaires ou devis ou factures, etc.) sur lesquels vous appliquez une opération de modification commune ou un traitement identique.
- Un Job est la réalisation d’une opération sur cette sélection. Le Job est ainsi l’action, le travail que vous programmez et appliquez à votre sélection pour obtenir le traitement attendu sur les données.
A/ Comment créer une sélection de données ?
Une fois l’app « Traitement par lots » installée vous pourrez créer des sélections.
Pour créer une sélection, qu’il s’agisse de produits, de devis, de bon de commandes, de tâches, etc…
2 options :
- Soit depuis la liste des objets.
- Soit depuis le menu dédié.
1- Création d'une sélection depuis la liste des objets :
Rendez vous sur la liste de l’objet que vous souhaitez sélectionner.
Par exemple : la liste des produits.
Pour retrouver rapidement les produits souhaités, appliquez un filtre, en réalisant une requête multicritères.
Une fois le résultat affiché, Cochez simplement les produits que vous souhaitez sélectionner.
Si toute la page doit être sélectionnée, cliquez sur « Tout sélectionner ».
Cliquez ensuite sur le bouton flottant orange en bas à droite puis sur « Ajouter les cochés de cette page à une nouvelle sélection ».
Si vous avez plusieurs page, vous pouvez cliquer sur « Ajouter toutes les pages dans une nouvelle sélection ».
Donnez un nom à votre sélection et validez.
Vous pouvez aussi choisir d’ajouter des objets à une sélection déjà existante.
Une fois que cette action est réalisée, le logiciel vous affiche le nombre d’objets ajoutés à la sélection.
Pour accéder à la sélection créée, re-cliquez sur le bouton flottant orange puis sur « Voir la sélection en cours ».
C’est à partir de cette page que vous vous pourrez définir l’opération de job à réaliser
2- Création depuis le menu dédié :
Les menus « Sélection » sont accessibles dans les sous-menus de chaque type d’objet.
Si nous prenons toujours l’exemple des produits du catalogue : rendez-vous dans le menu « Produits » puis « Produit à la vente » puis « Nouvelle sélection ».
Le lien « Nouvelle sélection » est proposé sur chaque type d’objets pour créer des sélections de données.
La page qui s’affiche est alors un formulaire permettant de définir le contenu de la sélection à modifier.
Réglez les filtres pour accéder uniquement aux données souhaitées en fonction de critères particuliers.
Sélectionnez alors :
- Le type d’objet
- La date de référence prise en compte (Date de création, date de la pièce pour les devis, factures)
- La période prise en compte (date de début et date de fin des données à sélectionner)
- Les filtres correspondant à votre recherche.
Une fois que tous les filtres sont bien ajoutés, cliquez sur « Voir ».
Vous pouvez ainsi retrouver tous les produits d’une catégorie en particulier ou ceux qui ont un taux de TVA particulier pour le mettre à jour par exemple.
Le logiciel vous affiche le nombre d’objet concerné.
Vous pouvez alors :
- Créer une nouvelle sélection en lui donnant un nom (avec possibilité de mise à jour automatique et notification des changements effectués sur la sélection).
- Ajouter les éléments trouvés dans une sélection existante.
Confirmez ensuite en cliquant sur « Valider ».
Votre sélection est créée et vous pouvez cliquer sur « Sélection » pour y accéder.
B/ Comment utiliser les sélections ?
L’utilisation des sélections est multiple.
Vous pouvez :
- Créer de nouveaux documents commerciaux
- Exporter les données
- Mettre à jour des champs sur les objets
- Ajouter une note
- Lancer des traitements en masse via des apps
A noter : Les actions en masse peuvent être enrichies grâce aux apps :
Pour lancer ces différents traitements, via un Job, plusieurs chemin sont disponibles :
- Directement depuis la sélection
- Depuis la liste des sélections
1- Depuis la sélection
Une fois que vous êtes sur la sélection, vous pouvez consulter les données et lancer diverses actions dites « Job ».
Pour lancer ces Jobs :
- soit vous cliquez sur « Nouveau job »
- soit vous sélectionnez un des traitements proposés ( « Passer commande » pour les produits par exemple).
En cliquant sur « Nouveau job », vous accédez aux différentes actions possibles.
Vous pouvez alors :
- Ajouter une note via « Rien »
- Exporter les pièces jointes liées
- Exporter les données au format CSV ou Excel
- Modifier les données
Par exemple : Si l’objectif de la sélection est de modifier la catégorie de produit des articles ou passer les produits en « non à la vente, il faut choisir comme opération : « Modification des données de la sélection ».
Désignez ensuite :
- Le champs à modifier
- La nouvelle valeur à appliquer pour ce champ
Lancez le job pour que le traitement s’opère.
2- Depuis la liste des sélections
Si vous avez créé votre sélection et que vous souhaitez l’utiliser plus tard, vous pourrez la retrouver depuis le sous-menu dédié.
Chaque objet pouvant être intégré dans une sélection dispose du sous-menu « Sélection ».
Par exemple : Pour retrouver une sélection de produits, rendez-vous dans le sous-menu « Sélection » présent dans la fonction « Produits à la vente » du menu « Ventes« .
Sur la sélection concernée, vous pourrez :
- Lancer un nouveau job
- Passer les commandes
- Ou même générer les étiquettes produits
Les actions proposées sont différentes en fonction de l’objet sélectionné et des apps installées. Depuis des objets tels que les devis, les confirmations de commande ou les bons de livraison, vous pourrez générer des factures en masse.
Dans l’exemple, le logiciel propose de générer les étiquettes produits parce que l’app « Impression d’étiquettes » est installée.
A noter : Les sélections de produit notamment peuvent être utilisés pour afficher des produits en particulier sur une boutique privée, le portail incwo.me ou encore sur la caisse incwo POS.
Voici quelques exemples de traitement qui peuvent être réalisés via les sélections :
- Modifier le statut des documents commerciaux
- Transformer une sélection de devis ou de BL en une seule facture
- Exporter tous les PDF des factures sur une période en particulier
- Valider et envoyer en masse des factures
- Mettre à jour le tarif de produit de +10% ou -12% ou + 0,19€ ou -0,54€
- Cartographier des contacts (grâce à l’app « Cartographie des contacts« ).
- Ajouter / supprimer des contacts ou société dans une liste de contact (grâce à l’app « Listes de contacts« ).
- Générer un scrumboard de tâches
- Réaffecter des temps, des tâches, des contacts, à un autre utilisation ou responsable commercial.
