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Comment personnaliser les numéros des documents commerciaux?

Vous souhaitez régler le format des numéros des documents commerciaux ?

Vous voulez les personnaliser en fonction de votre propre référentiel ?

Si vous souhaitez régler un format différent de celui par défaut, le logiciel de choisir le type de numérotation des devis et factures.

Formats des numéros pour les devis et factures

L’application incwo  permet de personnaliser la séquence des numéros chronologiques de facturation, mais aussi de devis, commandes fournisseurs et autre documents commerciaux.

Par défaut, le format de numérotation de l’ensemble des documents commerciaux est de type : (T)(YY)(MM)-(IDX5). Ainsi pour une facture à l’index 01312 du 05 Aout 2021, on a le format de numérotation : F2108-01312

Toutefois, vous pouvez personnalisez cette séquence à partir du lien “Règles de numérotation” situé dans les paramètres des documents commerciaux. 

Depuis ce menu, vous pouvez modifier le format et choisir votre règle de numérotation de vos factures, mais aussi devis, Bons de livraison etc. et, composer votre format à l’aide des variables proposées.

Variables de composition des numéros des documents

Pour personnaliser le format des numéros des commerciaux, le référentiel des variables est à lire dans le tableau ci-dessous.

Chaque composante de la structure de format de numérotation fait ainsi référence à une donnée.

(IDX) Index continu
(IDX3) Index continu, sur 3 chiffres (001)
(IDX4) Index continu, sur 4 chiffres (0001)
(IDX5) Index continu, sur 5 chiffres (00001)
(T) Type  variable avec: F pour facture et A pour avoir
(YY) Année sur deux chiffres
(YYYY) Année sur quatre chiffres
(MM) Mois
(DD) Jour

Un index est obligatoire. C’est le témoin de votre suite chronologique et continue de vos écritures comptables. Il est donc impératif d’en ajouter un type dans les numéros des documents

Il est recommandé de ne pas mettre l’index seul, pour éviter d’avoir des numéros de factures identiques d’une année à l’autre, notamment si vous repartez à 1 à chaque début d’exercice.

La présence des mentions d’année et/ou de mois sont ainsi généralement d’usage.

Par exemple pour afficher un format :

  • F-1201-0001, enregistrez le format (T)-(YY)(MM)-(IDX4)
  • F-2012-03-001, enregistrez (T)-(YYYY)-(MM)-(IDX3)

En sélectionnant (T), vous obtiendrez automatiquement sur vos documents, la mention A pour les avoirs et F pour les factures ou encore D pour devis.

 

Régler le format de la numérotation des documents

Pour accéder au réglage de vos formats de numéros des documents, rendez-vous dans Le menu :

  • “Ventes”
  • puis “Facture”
  • entrez dans le sous-menu “Paramètres”.
  • En bas de la page cliquez sur le lien“Règles de numérotation”.
  • Cliquez sur “Modifier”.

Au niveau du type de document commercial (Devis, factures, bon de commande…) que vous souhaitez modifier, cochez la case : “Personnalisé”.

Composez alors le format souhaité, avec les variables proposées et/ou des indices fixes.

Les valeurs variables de référence (année, mois, index…) doivent être absolument ajoutées à votre composition  personnalisée avec les parenthèses. Ces parenthèses désignent qu’il s’agit des éléments variables. Toute autre information ajoutée, sans parenthèse, constituera une information fixe de votre numérotation.

Validez en cliquant sur “Enregistrer”.

Le format des numéros choisi s’appliquera sur vos nouveaux documents commerciaux créés. Les documents générés avant ce changement restent, bien entendu, inchangés.

Numérotation des factures

A noter : Vous pouvez choisir l’index de la première facture validée sur incwo. 

Pour en savoir plus, consultez la documentation : Comment choisir l’index de la première facture émise sur incwo ?

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