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Comment personnaliser les numéros des documents commerciaux?

Vous souhaitez régler le format de numérotation des documents commerciaux ?

Vous voulez les personnaliser en fonction de votre propre référentiel ?

Si vous souhaitez régler un format différent de celui par défaut, le logiciel le permet.

Les formats des numéros pour les devis et factures

L’application incwo vous permet de personnaliser la séquence chronologique de votre facturation, mais aussi de devis, commandes fournisseurs et autre documents commerciaux.

Par défaut, le format de numérotation de l’ensemble des documents commerciaux est : (T)(YY)(MM)-(IDX5)

Chaque composante de la structure de format de numérotation fait référence à une donnée présentée dans le tableau ci-dessous.

Par exemple  : pour une facture à l’index 01312 du 05 Aout 2021, on a le format de numérotation : F2108-01312

Aussi, vous pouvez personnalisez cette séquence à partir du lien « Règles de numérotation » situé dans les paramètres des documents commerciaux. 

Depuis ce menu, vous pouvez modifier le format et choisir votre règle de numérotation de vos factures, mais aussi devis, Bons de livraison etc. et, composer votre format à l’aide des variables proposées.

En voici quelques unes : 

(IDX) Index continu
(IDX3) Index continu, sur 3 chiffres (001)
(IDX4) Index continu, sur 4 chiffres (0001)
(IDX5) Index continu, sur 5 chiffres (00001)
(T) Type : F pour facture et A pour avoir
(YY) Année sur deux chiffres
(YYYY) Année sur quatre chiffres
(MM) Mois
(DD) Jour

Un index est obligatoire. C’est le témoin de votre suite chronologique et continue de vos écritures comptables.

Il est recommandé de ne pas mettre l’index seul, pour éviter d’avoir des numéros de factures identiques d’une année à l’autre. 
La présence des mentions d’année et/ou de mois sont généralement d’usage.

Par exemple pour afficher un format :

  • F-1201-0001, enregistrez le format (T)-(YY)(MM)-(IDX4)
  • F-2012-03-001, enregistrez (T)-(YYYY)-(MM)-(IDX3)

En sélectionnant (T), vous obtiendrez automatiquement sur vos documents, la mention A pour les avoirs et F pour les factures ou encore D pour devis.

 

Comment régler la numérotation ?

Pour accéder au réglage de vos formats de numérotation, rendez vous dans l’onglet « Ventes » puis « Devis » et le sous-menu « Paramètres ».
En bas de la page vous disposez d’un lien « Règles de numérotation ».

Cliquez sur « Modifier ».

Au niveau du type de document commercial (Devis, factures, bon de commande…) que vous souhaitez modifier, cochez la case : « Personnalisé ».

Composez alors le format souhaité, avec les variables proposées et/ou des indices fixes.

Les valeurs variables de référence (année, mois, index…) doivent être absolument ajoutées à votre composition  personnalisée avec les parenthèses. Ces parenthèses désignent qu’il s’agit des éléments variables. Toute autre information ajoutée, sans parenthèse, constituera une information fixe de votre numérotation.

Validez en cliquant sur « Enregistrer ».

Le format de numérotation choisi s’appliquera sur vos nouveaux documents commerciaux créés. Les documents générés avant cette mise en place restent, bien entendu, inchangés.

A noter : Vous pouvez choisir l’index de la première facture validée sur incwo. 

Pour en savoir plus, consultez la documentation : Comment choisir l’index de la première facture émise sur incwo ?

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