Comment retrouver les factures impayées ?
Vous avez des factures non réglées par un client et vous voulez retrouver ces factures impayées pour y ajouter le règlement ?
Le logiciel incwo propose un menu dédié pour consulter, relancer et encaisser vos factures impayées.
Accéder à la liste des factures impayées
Pour visualiser la liste des factures impayées de vos clients, ainsi que connaitre les délais de retard, rendez-vous dans le sous-menu « Factures impayées » situé dans le menu « Factures » de l’onglet « Ventes ».
En cliquant sur « Rechercher », un tableau s’affiche présentant tous les contacts et sociétés ayant des factures impayées et en attente de règlement.
Ce tableau tient compte des échéances de paiement planifiées sur les factures.
La colonne « Total à venir » affiche la liste des paiements à venir n’enregistrant pas encore de retard de paiement vis-à-vis des modalités de règlement définies sur la facture du client.
Les colonnes précédentes indiquent, pour chaque client, la valeur du montant en retard de paiement, ainsi que la durée de ce retard.
- En retard de moins de 30 jours
- En retard de 30 à 60 jours
- En retard de 60 à 90 jours
- En retard de plus de 90 jours
- Total en retard
Depuis ce tableau, 3 options :
- Consulter le livre du tiers
- Relancer par mail
- Ajouter un encaissement
1/ Consulter le livre du tiers pour le détail des factures impayées
L’icône « Livre » renvoie directement vers le livre du tiers.
Le livre affiche pour chaque facture si elle est soldée ou non. La somme des factures impayées est calculée et affiche, en bas du tableau, le solde total restant dû pour le tiers client.
Sur le livre du tiers, sur la page d’ouverture, vous pouvez ainsi filtrer l’affichage pour retrouver uniquement les écritures en attente de règlement et visualiser ainsi les factures impayées. Pour cela, il faut sélectionnez dans le champ « type » : factures non soldées
Une fois sur le livre du tiers, vous pouvez accéder à
- l’information de solde globale du livre pour identifier le montant total des factures impayées
- L’ensemble des factures du client dont celle concernées par des impayées.
- La fiche du tiers, pour retrouver toutes les information administrative du contact et lui adresse un message
Pour entrer dans le détail de chaque facture impayée et visualiser le délais de retard ou les actions de relance déjà réalisées, deux options : soit en cliquant sur le numéro de facture, soit depuis la fiche du tiers (contact ou société), rendez-vous sur le bloc « Factures et avoirs liés ».
2/ Relancer une facture impayée par email :
L’icone « Enveloppe » renvoie vers l’envoi de factures par mail.
Toutes les factures du tiers en attente règlement, c’est-à-dire les factures impayées, sont alors proposée pour être relancées.
Pour cela, une fois que vous avez cliquez sur l’enveloppe, sur la page qui s’affichent :
- Cochez les factures impayées à relancer
- Réglez l’envoi des PDF, échéancier et lien de paiement
- Validez en cliquant sur « Continuer ».
Vous êtes dirigés vers la seconde étape pour rédiger le message d’accompagnement de votre relance de factures impayées. - Renseignez l’email destinataire
- Rédiger le message d’accompagnement de la relance ou faites appel à un modèle de document.
- Validez l’envoi en cliquant sur « Envoyer ».
Votre client est relancé pour le règlement de ses factures impayées.
3/ Ajouter un encaissement sur une facture impayée
L’icone « Billet » renvoie vers la page de saisie de nouveaux encaissements.
Vous pouvez, depuis cette page, effectuer une recherche pour le tiers en particulier pour afficher toutes ses factures impayées.
Ensuite, vous pouvez saisir les encaissements correspondants.
Aussi, par exemple :
Si le client vous a payé une somme globale, par exemple « 1000€ », vous pouvez saisir la somme afin qu’elle soit dispatchée sur les factures à régler.
Validez ensuite en cliquant sur « Enregistrer ».
A noter : incwo propose une app pour effectuer vos relances de façon automatique : L’app « Relances factures automatiques« .
Cette app vous permet de composer votre programme de relance sur vos factures en retard de règlement.
