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Comment appliquer des modifications en masse sur des données ?

Vous voulez réaliser des modifications en masse sur des données ? Par exemples : Augmentation de prix sur vos produits, ajout d’une note sur une sélection de devis, export des factures, etc. ? Voici comment faire  pour modifier des données !

Grâce à l’app “Traitements par lots”, toutes ces actions sont prévues.

Comment modifier en masse des données ?

Le traitement par lots permet de sélectionner plusieurs produits, contacts, factures, devis, affaires, et de traiter en nombre les changements de valeurs d’un champ dans votre base de données.

Le principe est de créer une sélection d’objets sur lequel une demande d’application d’un traitement est faite. Ce traitement est un job qui permet la modification en masse des données.

Un job est un script qui permet d’opérer une action sur la sélection, telle que :

  • Changer l’information d’un champ des objets.
  • Exporter les données
  • Ajouter une note 
  • Créer un document commercial (facture / commande fournisseur)

Comment créer une sélection pour modifier des données en masse ?

La première action à réaliser pour demander un travail sur un volume de données et de créer la sélection sur laquelle le job va s’opérer.

Pour cela, 2 possibilités :

  1. Soit depuis la liste de l’objet concerné par un traitement
  2. Soit depuis le menu “Sélection” de l’objet. 

1/ Créer une sélection depuis la liste des objets concernés :

Ajout des objets dans une nouvelle sélection

Rendez-vous sur la liste de l’objet sur lequel vous souhaitez effectuer un traitement par lot.

Par exemple : Pour les factures, rendez-vous dans le sous-menu “Liste” présent dans le menu “Factures” de l’onglet “Ventes”.

  • Ajouter les objets concernés à une sélection  : consulter la documentation sur la création des sélections 
  • Cliquez ensuite sur “Voir la sélection”.

Vous accédez à votre sélection.

2/ Créer une sélection depuis le menu "Sélection" :

Rechercher les objets (devis, factures, produits, achats) avec des points communs pour tous les ajoutés à une sélection

Rendez vous dans le menu de l’objet souhaité et cliquez sur le sous menu “Sélection”.

Par exemple : Pour les factures, rendez vous dans “Factures” puis “Sélection” présent dans l’onglet “Ventes”.

Grâce au requêteur proposé, effectuez une recherche pour obtenir tous les objets concernés. 

La recherche peut s’effectuer : 

  • en fonction d’une date de référence 
  • en fonction d’une période
  • de filtres comme le créateur, le responsable commercial, qui sont propres à l’objet que l’on veut sélectionner.

Cliquez ensuite sur “Voir”.

Le logiciel affiche le nombre de données correspondantes sur la période.

Cochez “Créer une nouvelle sélection”.

Validez.

La sélection est créée et vous pouvez y accéder.

Comment lancer le job pour modifier l'ensemble des données ?

possibilité de modifier les données, exporter, envoyer les objets depuis un nouveau job et la sélection des données

Lorsque vous êtes sur la sélection, cliquez sur “Nouveau job” présent dans le bloc de raccourci à gauche. 

Cochez le traitement à appliquer sur la sélection (modification, export…)

Réglez les informations à mettre à jour ou à exporter.

Lancez le Job.

Le job se lance alors en tâche de fond et vous êtes prévenu par mail lorsque le job est terminé.

A noter : Certaines apps permettent d’activer des jobs supplémentaire au niveau des sélections. 

Par exemple, vous pouvez :

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