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Comment appliquer des modifications en masse sur des données ?

Vous souhaitez mettre à jour une information en masse sur un ensemble de produits ? Ajouter une note sur une sélection de devis ou exporter des factures en particulier ?

Grâce à l’app « Traitements par lots », toutes ces actions sont prévues.

Comment ça marche ?

Le traitement par lots permet de sélectionner plusieurs contacts, factures, devis, affaires, et de traiter en nombre les changements de valeurs d’un champ dans votre base de données.

Le principe est que vous créez une sélection des objets à traiter puis vous lui appliquez un job.

Un job est un script qui permet d’opérer une action sur la sélection :

  • changer l’information d’un champ des objets.
  • Exporter les données
  • Ajouter une note 
  • Créer un document commercial (facture / commande fournisseur)

Comment créer une sélection ?

Pour créer une sélection, 2 possibilités :

  1. Depuis la liste des objets concernés
  2. Depuis le menu « Sélection » de l’objet. 

1/ Créer une sélection depuis la liste des objets concernés :

Ajout des objets dans une nouvelle sélection

Rendez vous sur la liste de l’objet sur lequel vous souhaitez effectuer un traitement par lot.

Par exemple : Pour les factures, rendez vous dans le sous-menu « Liste » présent dans le menu « Factures » de l’onglet « Ventes ».

Cochez les objets que vous voulez sélectionner

Cliquez sur le lien « Sélection ».
Ajoutez les objets dans une sélection déjà existante ou créez-en une nouvelle.

Cliquez ensuite sur « Voir la sélection ».

Vous accédez à votre sélection.

2/ Créer une sélection depuis le menu "Sélection" :

Rechercher les objets (devis, factures, produits, achats) avec des points communs pour tous les ajoutés à une sélection

Rendez vous dans le menu de l’objet souhaité et cliquez sur le sous menu « Sélection ».

Par exemple : Pour les factures, rendez vous dans « Factures » puis « Sélection » présent dans l’onglet « Ventes ».

Grâce au requêteur proposé, effectuez une recherche pour obtenir tous les objets concernés. 

La recherche peut s’effectuer : 

  • en fonction d’une date de référence 
  • en fonction d’une période
  • de filtres comme le créateur, le responsable commercial, qui sont propres à l’objet que l’on veut sélectionner.

Cliquez ensuite sur « Voir ».

Le logiciel affiche le nombre de données correspondantes sur la période.

Cochez « Créer une nouvelle sélection ».

Validez.

La sélection est créée et vous pouvez y accéder.

Comment lancer le job ?

possibilité de modifier les données, exporter, envoyer les objets depuis un nouveau job et la sélection des données

Lorsque vous êtes sur la sélection, cliquez sur « Nouveau job » présent dans le bloc de raccourci à gauche. 

Cochez le traitement à appliquer sur la sélection (modification, export…)

Réglez les informations à mettre à jour ou à exporter.

Lancez le Job.

Le job se lance alors en tâche de fond et vous êtes prévenu par mail lorsque le job est terminé.

A noter : Certaines apps permettent d’activer des jobs supplémentaire au niveau des sélections. 

Par exemple, vous pouvez :

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