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Comment faire une facture acquittée ?

Votre client vient de vous régler et vous souhaitez faire une facture acquittée et lui envoyer ?

Vous avez enregistré de nouveaux règlements sur votre facture et souhaitez qu’ils soient visibles sur le PDF  et que la facture affiche le restant à payer ? 

Pour une facture payée totalement, vous voulez transmettre le PDF de la facture avec la mention « facture acquittée » ? 

Dans ce cas, vous devez générer le duplicata du PDF de votre facture.


Facture originale et facture acquittée

Vous avez créé votre facture et avez généré le premier PDF pour le transmettre à votre client. Cette première version, souvent non soldée, est l’original de votre facture.

Dans le cadre de la certification NF203, Cette version d’origine ne peut être modifiée. Elle est conservée et archivée sur le logiciel.

Aussi, lorsque le client vous règle, en une ou plusieurs fois, et que vous souhaitez afficher ces paiements sur la facture : la seule option est de produire une nouvelle version du PDF. C’est-à-dire de générer un duplicata du PDF.

En effet, si vous cliquez sur « Imprimer ce document », c’est l’original du PDF qui s’imprime par défaut.  Celui-ci ne contient alors pas les encaissements saisis après la première version.

Ainsi, si vous avez déjà transmis l’original de la facture PDF à votre client, il faudra générer un nouvel exemplaire. Cette nouvelle version est un duplicata.

Le duplicata du PDF affiche, pour une facture payée, la liste des règlements, montants et dates, ainsi que la mention « facture acquittée », lorsque le règlement de la facture est total.

Imprimer une facture soldée

raccourci pour lancer la génération d'un nouveau PDF de la facture avec les informations mises à jour

Pour obtenir une « facture acquittée », c’est donc le duplicata du PDF de la facture qu’il faut imprimer.

Pour cela, sur votre facture, une fois l’original du PDF émis, vous disposez d’un nouveau lien « Générer un duplicata du PDF ».

En cliquant sur ce lien une nouvelle version du PDF se génère. Pour une facture payée partiellement ou totalement, vous retrouvez la liste des encaissements.

Si la facture est soldée, la mention « Facture acquittée » s’affiche alors.

Chacune des versions des PDF des facture, chaque duplicata du PDF génère une trace dans le logiciel. Celui-ci  archive l’information d’édition d’une nouvelle version conformément à la certification NF du logiciel.

A noter : Si vous souhaitez afficher le détails des règlements effectués, le logiciel dispose d’un réglage en ce sens.

Pour cela, rendez vous dans le sous-menu « Paramètres » situé dans l’onglet « Ventes » puis « Factures ».

Marquez « Oui » au niveau du réglage « Afficher le détail des paiements sur le PDF »

A noter : Pour imprimer une facture ou envoyer une facture par mail à votre client, consultez nos documentations dédiées.

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