Comment gérer les prélèvements SEPA sur incwo ?
Vous gérez des abonnements avec des paiements par prélèvements SEPA automatiques ? Ou bien, vous avez décidé de faire des prélèvements SEPA pour le paiement de vos factures clients ?
Sur incwo, vous pouvez renseigner, dans les échéanciers, le mode de paiement « Par prélèvement ».
Mais vous pouvez aussi gérer les fichiers XML à transmettre à votre banque pour initier ces paiements.
Pour cela, vous aurez besoin de l’app « Prélèvements SEPA ».
1/ A quoi sert l'app Prélèvement SEPA?
L’app « Prélèvements SEPA » vous permet de regrouper les échéances de vos factures, dont le paiement est prévu avec un paiement par prélèvement SEPA. Ces échéances sont regroupée dans une liste, pour une période définie.
Cette liste présente pour chaque prélèvement SEPA :
- le montant à prélever,
- la date de paiement,
- le numéro de la facture,
- le nom du client.
A partir de cette liste, le logiciel génère le fichier de prélèvement SEPA au format XML que vous pouvez transmettre à votre banque pour lancer les paiements.
2/ Comment créer le fichier de prélèvement SEPA ?
Si vous pratiquez déjà le prélèvement de vos factures clients auprès de votre banque, vous savez que de nombreuses informations sont nécessaire pour pouvoir prélever vos clients.
Tout d’abord, il faut que vos clients vous accordent un mandat SEPA qui indique qu’ils acceptent votre prélèvement.
Il faut aussi configurer des protocoles sur votre compte bancaire et enfin, il faut transmettre les informations à votre banque
A/ Configurer votre contrat SEPA sur votre compte bancaire :
Après installation de l’app « Prélèvements SEPA » depuis l’appstore représenté par une pièce de puzzle, vous pouvez commencer vos différents réglages.
Le premier se situe sur le compte bancaire présent sur incwo.
Pour cela, rendez-vous dans le menu « Configuration » puis « Comptes bancaires ».
Cliquez sur le crayon en face du compte bancaire concerné.
Suite à l’activation de l’app, un nouveau bloc « Contrat SEPA » s’affiche.
Renseignez ici les informations de votre contrat Bancaire SEPA:
- ID SEPA
- Protocole utilisé
- Coordonnées de l’entreprise
Enregistrez.
B/ Gérer le mandat de prélèvement SEPA de votre client :
Pour les prélèvements bancaires, l’accord du client pour le prélèvement sur son compte bancaire est matérialisé par le mandat SEPA.
Ce mandat de prélèvement SEPA contient les coordonnées postales et bancaires du client.
Pour les renseigner, il faut aller sur la fiche du client concerné.
Suite à l’activation de l’app, un champ « Mandat SEPA » est présent.
Cliquez sur « Régler ».
Vous pouvez alors définir :
- IBAN et le BIC du client
- ID du mandat SEPA
- Sa date.
Enregistrez.
A présent, tous les réglages sont en places pour la génération d’une liste de prélèvements SEPA.
C/ Générer la liste des paiements par prélèvement SEPA :
La condition pour qu’une facture soit intégrée dans la liste des paiement par prélèvement SEPA est que l’échéancier défini sur la facture soit « Par prélèvement ».
C’est l’échéancier prévu (type de paiement + date de paiement) sur la facture qui va permettre de définir si oui ou non, la facture est ajoutée dans la liste.
Pour générer la liste de prélèvement, rendez-vous dans le menu « Ventes », « Encaissements » puis « Encaissements groupés ».
Pour créer une nouvelle liste, au niveau du formulaire :
- Renseignez un nom. Par exemple : Prélèvement fin décembre et janvier.
- Conservez « SEPA » dans le champ « Echéances ».
- Réglez la période souhaitée.
Le logiciel ajoutera dans la liste, toutes les factures dont l’échéancier est prévue dans la période. - Validez en cliquant sur « Ajouter ».
La liste est créée.
ATTENTION : Ce n’est pas la date de la facture (date d’émission de la pièce comptable) qui est prise en compte mais la date d’échéance de paiement par prélèvement prévu.
Par exemple : Vous avez une facture datée du 12 Janvier 2024. Cette facture contient dans les modalités de règlement, 2 échéances de paiement par prélèvement SEPA :
- Une avec un règlement le 30 Janvier 2024
- Une avec un règlement le 28 Février 2024
Lors de la création d’une liste de prélèvement SEPA, si vous renseignez la période du 15 au 31 janvier 2024, seule la première échéance sera intégrée dans cette liste.
D/ Gérer la liste des paiements par prélèvement SEPA:
Sur la liste créée, vous visualisez alors :
- Le nom et la période
- Le montant total
- Le nombre de mouvement bancaire inclus sur la période.
En cliquant sur « Gérer », vous accédez à la liste des prélèvements SEPA prévus.
Pour chaque paiement intégré dans la liste, vous pouvez consulter :
- La date
- La pièce avec le nom du client
- si le prélèvement est possible ou non (Si l’iban du client n’est pas renseigné, l’information est affichée en rouge)
- Le montant
Avant transmission de votre fichier de prélèvement SEPA à votre banque, si vous souhaitez supprimer une échéance de celui-ci, c’est possible. L’icône avec le maillon cassé vous permet de délier la facture de la liste.
La facture ne sera ainsi pas présente dans le fichier de prélèvement SEPA.
Lorsque la liste des flux financiers à produire a été mise à jour, remontez dans l’entête pour sélectionner le compte bancaire lié. Vous pouvez disposer de plusieurs comptes bancaires configurés pour le lancement des prélèvements SEPA. A vous de choisir ici celui concerné.
E/ Contrôler et valider la liste de prélèvement SEPA
Dès que votre liste est prête, et votre compte bancaire vérifié, vous pouvez alors générer le fichier de contrôle Excel.
Ce fichier permet alors de vérifier qu’aucune information n’est manquante, que ce soit au niveau :
- du client,
- des factures,
- des montants,
- de mon compte bancaire,
- etc…
Après contrôle, (et mise à jour des données manquantes s’il y en a), générez le fichier XML à transmettre à la banque.
Votre banque disposera alors de toutes les informations requises pour initier le prélèvements SEPA de vos règlements chez vos clients.
Une fois le fichier transmis et les prélèvements lancés, marquez la liste comme envoyée.
Cela aura pour effet d’enregistrer les règlements prévus sur chaque facture.
A noter #1 : Que faire si le prélèvement est refusé et comment l’enregistrer ?
Au niveau de l’affectation des relevés bancaires, sur les lignes de débit, vous avez l’affectation « Rejet ».
En sélectionnant cette catégorie, le logiciel recherche les encaissements d’un même montant que la ligne à affecter.
Sélectionnez simplement l’encaissement correspondant et enregistrez.
Sur la facture, la ligne de débit avec le type « Rejet » sera ajoutée.
Elle repassera alors en attente de paiement.
Pour représenter toutes les factures qui ont été rejetées, vous pouvez alors créer une nouvelle liste de prélèvement SEPA intégrant les dates des échéances rejetées.
Cela permettra de faire remonter toutes les factures concernées et d’envoyer une nouvelle liste de prélèvement à votre banque.
A noter #2 : Si vous ne souhaitez pas que la validation de la liste enregistre les règlements sur les factures, il est proposé un réglage. Pour cela, rendez-vous dans l’onglet « Réglages » de l’app « Prélèvements SEPA ».
Réglez « Non » au niveau du réglage « Enregistrer le règlement dans incwo ».
Par défaut le réglage est sur « Oui ».
