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Comment régler une facture fournisseur avec Qonto ?

Vous avez connecté votre compte Qonto avec incwo ? Vous pouvez désormais régler chaque facture fournisseur sans quitter le logiciel ! 

Découvrez dans cette documentation comment initier vos virements Qonto sans bouger d’incwo. 

4 étapes pour régler une facture fournisseur

1 / Initier le paiement avec le lien "Payer avec Qonto"

Pour déclencher un paiement via Qonto, et régler une facture Fournisseur, cliquez sur le bouton “Payer avec Qonto”.

Il est présent à plusieurs endroits dans incwo :

  • Depuis la liste des achats fournisseurs : vous payez chaque dépense individuellement, en cliquant directement sur la ligne concernée.
  • Depuis une fiche achat :  soit pour le total, soit par échéance si vous avez défini des paiements différés.

Dans les deux cas, un virement se déclenche directement via Qonto, sans avoir besoin de vous connecter à votre banque.

2 / Vérifier les informations de l'ordre de virement

Une fois l’ordre de virement créé, il convient de vérifier :

    • Le bénéficiaire et son IBAN
    • Le montant
    • L’objet du virement, qui reprend automatiquement l’objet de l’achat et la référence

A noter : Un réglage sur l’app “Compte pro Qonto” propose d’utiliser la référence de l’achat plutôt que l’objet de l’achat dans le champ “Objet du virement”. 

3 / Enregistrer l'ordre de virement

Une fois les informations contrôlées, cliquez sur “Enregistrer”. 

L’ordre de virement est en rédaction dans votre gestion mais ne se déclenche pas.

4 / Exécuter l'ordre de virement

A la date de paiement souhaitée, lancez l’exécution en cliquant sur “Exécuter”.

Les instructions de paiement se transmettent donc directement à Qonto. L’exécution est immédiate. 

Ce dispositif permet d’avoir le contrôle des virements et par exemple à gestionnaire financier de valider les paiements préparés par ses collaborateurs.

A noter : L‘app “Compte pro Qonto” propose un réglage pour activer une   notification par mail  du type  :

  • “Ordre de paiement envoyé”
  • “Paiement réussi” ou “Paiement échec” 

Suivi du paiement réalisé sur une facture fournisseur

Vous retrouvez tous les virements en cours ou réalisés depuis le menu “Finances” puis “Décaissements” et “Liste des ordres de virement”.

Une fois que vous avez réglé une facture fournisseur et exécuté le virement, 2 options sont possibles : 

-> Soit le virement est accepté par Qonto ✅ :

  • Un décaissement se créé automatiquement dans la fiche achat concernée
  • Le mouvement apparaît dans le bloc “Décaissements réalisés” avec le montant payé
  • Un email de confirmation s’envoie, si le réglage est actif dans les réglages de l’app.

Ainsi, la réussite du paiement permet automatiquement l’enregistrement  de la dépense sur la fiche d’achat, dans la section “Décaissements réalisés”.

Un mouvement de trésorerie correspondant se créé ainsi dans incwo, pour solder l’achat – totalement ou partiellement, selon le cas.

Aussi, quand la transaction bancaire Qonto remonte dans incwo, le rapprochement se réalise automatiquement : le mouvement est alors marqué comme “vu sur le compte”.

->  Si le virement est refusé ❌ :

  • L’erreur remonte dans incwo
  • Un email de notification d’échec s’envoie, si le réglage est actif dans les réglages de l’app.
  • Aucun décaissement ne se créé.

Dans ce cas, pour régler une facture fournisseur de nouveau, vous pouvez :

  • Soit dupliquer l’ordre de virement,
  • Soit en créer un nouveau manuellement, une fois le problème identifié (par exemple : compte non validé, solde insuffisant…)

A noter #1 : en cas d’échec, l’ordre ne sera pas représenté automatiquement. Il vous appartient de relancer le paiement si nécessaire.

A noter #2 : Pour savoir comment configurer votre compte Qonto, consultez la documentation : Comment connecter le compte pro Qonto à incwo ? 

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