Feuilles de temps : ce que vous perdez à rester sous Excel

Il y a de fortes chances que vos feuilles de temps vivent dans un tableur. Peut-être un fichier partagé sur un drive, peut-être un document Excel que chacun remplit dans son coin, peut-être une version que vous reconstituez à la fin du mois à partir de vos agendas et de vos notes. C’est comme ça dans beaucoup d’entreprises. Et pendant longtemps, c’était acceptable.

Mais acceptable ne veut pas dire gratuit. Rester sous Excel a un coût, souvent invisible, toujours réel.

Pourquoi converser Excel est un choix limitant ?

Le problème d’Excel, ce n’est pas Excel lui-même. C’est ce qu’il ne fait pas. Il stocke des données, mais il ne les relie pas à vos projets, vos affaires, vos devis. Il accumule des heures, mais il ne vous dit pas si un projet est rentable, si une équipe est en surcharge, si un client vous coûte plus qu’il ne vous rapporte.

Vous avez des chiffres, mais pas de visibilité. Et sans visibilité, les décisions se prennent au feeling : les devis sont estimés à l’instinct, les surcoûts sont détectés trop tard, la facturation au temps passé repose sur des données approximatives difficiles à défendre.

Un suivi des temps fiable, c’est la différence entre piloter son activité et la subir. Et ce suivi, il commence par centraliser ce qui aujourd’hui est dispersé.

Au delà au quotidien, saisir du temps demande d’ouvrir un fichier, de trouver la bonne ligne, de se souvenir de ce qu’on a fait la veille. Et, si ça ne se fait pas au quotidien, les trous et erreurs s’accumulent. L’historique devient peu fiable. Et un suivi peu fiable, c’est presque pire que pas de suivi du tout : il donne une fausse impression de maîtrise. Alors comment y remédier sans changer vos habitudes ?

La solution : saisir les temps passés là où vous travaillez déjà

incwo propose plusieurs façons de déclarer du temps passés, toutes centralisées dans la même feuille de temps mensuelle. L’idée : que la saisie soit si naturelle qu’elle devienne un réflexe, pas une contrainte.

Via la feuille de temps

L’espace dédié pour déclarer son temps jour par jour, rattaché à un projet, une affaire, un catégorie d’activité ou un client. Structuré, complet, accessible à toute l’équipe.

Via l’agenda

Vous planifiez déjà vos rendez-vous dans incwo ? Ils sont automatiquement repris dans la feuille de temps. Le travail de planification devient aussi du travail de traçabilité, sans rien faire de plus.

Via l’onglet “Temps” de vos documents

Depuis un devis, un bon d’intervention ou une fiche contact, un onglet “Temps” vous permet d’enregistrer le temps passé directement dans le contexte où vous travaillez. Vous terminez une intervention ? Vous notez le temps avant de fermer la fiche. Il remonte instantanément dans la feuille de temps, rattaché au bon projet, à la bonne affaire.

Trois portes d’entrée, une seule vue centralisée. Et à chaque instant, la rentabilité de vos projets ou affaires est lisible.

Et si vous voulez garder Excel pour saisir vos feuilles de temps ? 

Changer ses habitudes prend du temps. Peut-être que vos équipes travaillent encore sous Excel, que vous avez des années d’historique dans des tableurs, ou que vous n’êtes pas prêt à tout basculer d’un coup. C’est tout à fait compréhensible.

Bonne nouvelle : vous n’avez pas à choisir !

incwo permet d’importer des feuilles de temps depuis un fichier CSV. Vous continuez à saisir vos temps dans Excel si vous le souhaitez — puis vous importez les données dans incwo pour les relier à vos projets, vos affaires, et suivre votre rentabilité.

L’import de feuilles de temps vous permet de verser en masse vos données de temps dans incwo par :

• Utilisateur
• Date
• Catégorie de temps
• Projet
• Affaire

Vous pouvez y rattacher des produits ou des bons d’intervention. Vous pouvez ainsi importer un historique complet, ou alimenter incwo de façon régulière depuis votre tableur.

Pour cela, rendez-vous dans le menu Réglages ? Import et export de données ? Importer des données.

L’import Excel des feuilles de temps, c’est le pont entre vos habitudes actuelles et une visibilité que vous n’avez pas encore.

Vos heures travaillent enfin pour vous.

Le suivi des temps, c’est un moyen de savoir où va le temps de vos équipes, si vos projets sont rentables, si vos tarifs sont justes. C’est ce qui vous permet de prendre de meilleures décisions sur vos priorités.

Que vous choisissiez de saisir directement dans incwo ou de continuer avec Excel en attendant, l’essentiel c’est que ces données travaillent pour vous, et pas l’inverse. Et ce, sans trous dans le suivi. Mais aussi, sans reconstituions de fin de mois. Ou encore, sans rentabilité qui reste dans le flou.

Si vous souhaitez un fichier de modèle d’import de feuilles de temps, n’hésitez pas à contacter nos équipes via le support.