Logiciel certifié NF : un atout pour les TPE

Connaissez-vous la certification logiciel ? Et, savez-vous si celui que vous utilisez est certifié NF ?

Depuis janvier 2018, les logiciels de caisse doivent être certifiés NF 525 ou NF 203. En effet, l’utilisation d’un logiciel certifié pour les entreprises équipées d’un système d’encaissement est imposée par l’Article 286 du Code Général des Impôts. Mais plus encore, avec la dématérialisation et les règles fiscales à venir, les entreprises facturant des ventes entre professionnels vont devoir se mettre en conformité.

Depuis 2017, incwo certifie ses solutions de gestion et d’encaissement. Le logiciel incwo POS est donc certifié NF525 pour le système de caisse. Quant à incwo, il est certifié NF 203 pour le sytème de gestion commerciale et facturation. Pour continuer de garantir la mise en conformité du système de gestion de l’entreprise par rapport aux obligations fiscales, incwo renouvelle tous les ans cette certification, et passe un audit.

Pourquoi ce choix ? Ces normes sont des atouts pour les TPE qu’incwo accompagne au quotidien dans leur gestion d’entreprise.  

Qu’est-ce qu’une certification AFNOR et la marque NF ?

Créée en 1926, l’AFNOR (Association Française de Normalisation) élabore des normes pour répondre aux objectifs stratégiques des entreprises dans tout secteur d’activité. Ces normes sont représentées par la marque NF, AFAQ ou écolabel européen pour des biens ou des services. Dans les grandes lignes, elles valident la confiance et la qualité des biens ou prestations proposés par une entreprise. Certaines d’entre elles, sont des réponses aux contraintes légales venant de directives élaborées par les pouvoirs publics. C’est le cas pour l’application des obligations fiscales avec la NF 525 et 203.

La marque « NF logiciel » existe quant à elle depuis 2006. Elle garantie à tout utilisateur d’un logiciel informatique :

• sa conception
• son installation
• son bon fonctionnement
• sa facilité d’utilisation
• sa conformité et sa fiabilité. 

Plus que garantir, les logiciels incwo répondent aux exigences de deux normes :

• ISO 9001 : concernant l’organisation qualité 
• ISO CEI 25051 : concernant les caractéristiques fonctionnelles du produit

Les certificats incwo des différentes normes NF 525 et NF 203 sont consultables sur le site.

Qui est concerné par un logiciel certifié NF 525 et NF 203 et quels en sont les atouts ? 

Les utilisateurs concernés par un logiciel certifié

Tout d’abord, sont concernés par l’usage d’un logiciel certifié : les assujettis à la TVA réalisant des opérations avec des clients non assujettis à la TVA, via les systèmes de caisse. Mais également les entreprises réalisant des opérations entre professionnels faisant l’objet d’une facture.

Les bénéfices d’un logiciel certifié NF 525 et NF 203  

Utiliser un logiciel certifié NF 525 et NF 203 est un véritable atout pour une entreprise. En effet, ces certifications apportent des avantages qui sont : 

• Un gain de temps sur les tâches administratives : les factures sont pré-remplies dans le logiciel ainsi que les tickets de caisse 
• Le respect des obligations légales concernant les devis, les factures, les proformas, les avoirs et les tickets en terme d’inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d’archivage comme le stipule l’article 88 de la loi de finances du 29 décembre 2015
• La garantie d’être prêt pour les futures normes telles que la dématérialisation des factures à venir en 2024
• Une gestion et facturation respectant l’Article 286 du Code Général des Impôts qui impose l’utilisation d’un logiciel certifié pour la facturation

Les sanctions en cas de non respect de la loi

Lors d’un contrôle fiscal, un assujetti à la TVA doit pouvoir attester que son logiciel de facturation ou de caisse a obtenu une certification d’un organisme accrédité par le COFRAC. S’il est dans l’incapacité de présenter des preuves, il se verra sanctionner d’une amende de 7 500 euros mais aussi d’une obligation de régularisation sous 60 jours.

Qu’apportent les normes NF 525 et NF 203 ?

Ces normes sont des réponses à des obligations légales. Elles répondent en particulier à la loi anti-fraude à la TVA du 1er janvier 2018. Elles ne sont pas là que pour contraindre les entreprises, mais avant tout pour assurer une sécurité légale.

Les normes NF 525 et NF 203 existent donc pour satisfaire des critères précis comme :

• L’enregistrement des données d’origine : le logiciel utilisé doit enregistrer l’ensemble des données de vente et d’encaissement (la date et heure des transactions, les montants…)
• L’inaltérabilité et la sécurisation des données d’origine : la sécurisation des données permet de les restituer de façon conforme à l’administration fiscale. Enregistrement de toutes les données pour les stocker et les rendre immuables.
• La conservation des données : l’ensemble des données du logiciel sont conservées pour une durée de 6 ans (période réglementaire)
• L’archivage des données : le logiciel fige et archive fiscalement les données
• La traçabilité des données : l’ensemble des données présentes sur le logiciel sont traçables, sécurisées, datées, chainées, signées dans la base de données pour assurer le contrôle et valider l’inaltération
• La normalisation de la restitution des pièces justificatives : le logiciel respecte la restitution normalisée des pièces justificatives 

En outre, l’ensemble de ces critères doivent valider des caractéristiques essentielles dans l’utilisation d’un logiciel de caisse et de facturation. Ainsi, Les normes NF 525 et NF 203 valident :

• La capacité fonctionnelle du logiciel
• L’installation du logiciel 
• La présence des fonctions 
• La cohérence des données
• La fiabilité des données
• La facilité d’utilisation du logiciel 

Faites confiance à incwo ! 

incwo cherche sans cesse à vous apporter des solutions qui respectent la loi et qui sont simples d’utilisation. Faites donc confiance à incwo pour bénéficier de logiciels certifiés.

De plus, à partir de 2024, la loi finance avec la dématérialisation des factures entrera dans une nouvelle dimension. Alors, notre logiciel s’y prépare déjà et vous permet de prendre de l’avance dans la transition numérique. Un article sur la facturation électronique et l’étendu du dispositif est à venir à la rentrée.