Les entreprises modernes sont confrontées à des défis de plus en plus complexes dans un marché en constante évolution. Pour répondre à ces défis, elles ont donc besoin d’outils performants pour gérer efficacement leurs activités. C’est là qu’intervient l’ERP, un système de gestion intégré qui permet à une entreprise de collecter, stocker, gérer et interpréter les données de manière centralisée. Il offre aussi une vue d’ensemble en temps réel des opérations de l’entreprise et permet de rationaliser les processus métiers.
Cependant, même avec un ERP performant, une entreprise ne peut pas se passer de processus internes bien définis. Ces processus sont essentiels pour garantir une gestion optimale de l’entreprise, et nous allons voir pourquoi.
Importance des process internes pour une entreprise
Définition des process internes dans la gestion de l’entreprise.
Les process internes dans une entreprise sont des procédures et des règles formalisées qui régissent le fonctionnement quotidien de l’entreprise. Il s’agit par conséquent de séquences d’activités interdépendantes qui permettent d’atteindre les objectifs fixés de manière efficiente. Ces processus couvrent toutes les activités de l’entreprise, telles que :
- la production,
- les ventes,
- les achats,
- les ressources humaines,
- la finance,
- la gestion des stocks, etc.
Pourquoi il est important pour une entreprise d’avoir des process internes
Tout d’abord, les process internes définissent les tâches et les responsabilités de chacun au sein de l’entreprise. Ils permettent également de décrire les étapes à suivre pour mener à bien une tâche spécifique et les personnes chargées de chaque étape. Cela aide les employés à comprendre leur rôle dans l’entreprise et à travailler en collaboration avec les autres membres de l’équipe.
Ensuite, Les procédures internes sont essentiels pour atteindre les objectifs de l’entreprise. Ils permettent de déterminer les règles et les normes à respecter pour accomplir les tâches de manière cohérente. D’un côté, cette pratique assure l’alignement de toutes les activités de l’entreprise sur ses objectifs. De l’autre, elle permet également une utilisation optimale des ressources de l’entreprise pour atteindre ces mêmes objectifs.
Mise en place de process internes complémentaires à l’ERP
Avoir un ERP performant ne garantit pas l’efficacité des processus internes de l’entreprise. Il est donc important de prendre des mesures pour optimiser ces processus et s’assurer qu’ils fonctionnent de manière fluide en utilisant l’ERP.
Homogénéiser les usages internes par l’ensemble des utilisateurs
Pour garantir une utilisation efficace de l’ERP, il est important que tous les utilisateurs aient la même compréhension de son utilisation. Cela implique donc l’uniformisation des processus, ce qui nécessite des procédures standardisées pour l’utilisation de l’ERP.
Homogéniser la structure de l’information et du langage à adopter, par des modèles de restitution de données ou d’organisation d’étapes, c’est faciliter la logique de travail par tous. C’est aussi, tout simplement, permettre de retrouver plus vite une information et décider plus rapidement.
Au delà, pour assurer une croissance durable, il est important de normaliser le fonctionnement de l’entreprise. Pourquoi ? Pour intégrer plus rapidement de nouveaux collaborateurs, bien sûr. Mais aussi pour assurer des transmissions de dossiers qui soient structurés et compréhensibles par tous.
Il est également important d’informer tous les utilisateurs sur l’utilisation de l’ERP afin qu’ils puissent l’utiliser correctement. Il est nécessaire d’adapter les formations à chaque niveau de l’entreprise pour permettre à tous les utilisateurs de tirer le meilleur parti de l’ERP.
Prenons l’exemple de procédures internes pour la gestion des ventes.
Les liens entre les différents documents commerciaux peuvent être établis de différentes façons.
- Vous pouvez décider que la facture soit émise à partir d’un devis ou d’une confirmation de commande.
- Ou alors, vous pouvez choisir de générer une confirmation de commande à partir d’un devis, qui à son tour engendre la facture.
Ces choix dépendent de la logique d’administration des ventes que vous souhaitez mettre en place.
Avoir les mêmes niveaux de compréhension et de traitement des données
La compréhension de l’organisation et du classement des données dans l’ERP par tous les utilisateurs est essentielle. Cela peut éviter des erreurs et des malentendus lors de l’utilisation de l’ERP.
Pour assurer la cohérence des données saisies par les utilisateurs, il est nécessaire de mettre en place des procédures de saisie des données. Cela garantie une saisie de données homogène et de qualité. Par exemple, il peut être nécessaire de définir des formats pour les numéros de téléphone ou les adresses e-mail, afin de faciliter l’utilisation des données dans l’ERP.
Au delà, il faut aussi se poser la question et documenter le sens de chaque étape ou phase de traitement d’un sujet.
Sur un devis , à quel moment peut-on le définir comme « refusé » ?
- Quand il a été relancé 3 fois ?
- Quand la durée de validité est dépassée ?
Sur une facture, quel critère permet de la considérer comme « Terminée » ?
- Quand elle est envoyée au client ?
- Lorsqu’elle est réglée par le client ?
- Quand elle est rapprochée de l’encaissement ?
A tous ces statuts de traitement correspondent un fonctionnement interne, propre à votre entreprise. La définition de vos process structure et donne du sens à ces statuts. Elle favorise un traitement des données uniforme.
Déterminer les rôles et responsabilités
Dès lors que les processus internes optimisés et uniformisés, il est important de déterminer les rôles et responsabilités de chaque utilisateur de l’ERP. Cela permettra de définir clairement les tâches et les obligations et de valider que chaque utilisateur sait ce qu’il doit faire.
La détermination des rôles peut également aider à identifier les zones de responsabilité et à prévenir les erreurs. Par exemple, un utilisateur peut être responsable de la saisie des données, tandis qu’un autre sera responsable de leur validation. Chaque utilisateur doit savoir exactement ce qu’on attend de lui pour assurer une utilisation efficace de l’ERP.
Enfin, déterminer les rôles et responsabilités réduit les risques de sécurité en définissant des droits d’accès et niveaux d’autorisation pour chaque utilisateur. Cela permet de garantir que seuls les utilisateurs autorisés ont accès aux données sensibles de l’entreprise.
Documenter les processus internes pour assurer leur compréhension et leur suivi
La documentation des processus internes est essentielle pour garantir la compréhension et le suivi des tâches et des responsabilités de chacun. La documentation doit donc être précise et régulièrement mise à jour. Elle peut inclure des manuels d’utilisation de l’ERP, des procédures opérationnelles standardisées, des politiques et des procédures de sécurité, etc.
En outre, la documentation doit être facilement accessible à tous les utilisateurs de l’ERP. Vous pouvez la stocker dans une base de données partagée ou un système de gestion documentaire.
incwo, l’ERP qui vous accompagne au quotidien
Vous l’aurez compris, l’ERP est un outil indispensable pour une gestion efficace des activités d’une entreprise moderne. Cependant, pour garantir une gestion optimale, il est nécessaire d’avoir des processus internes bien définis. Dans ce contexte, incwo se positionne comme une solution fiable pour les entreprises qui souhaitent optimiser leur gestion et aligner leurs processus métiers avec leurs objectifs stratégiques. Avec incwo, les entreprises peuvent automatiser les tâches administratives et opérationnelles. Elles peuvent également centraliser les données et faciliter la collaboration entre les différentes équipes.
