Notes de frais : Simplifiez leur gestion grâce à l’OCR

La fin du mois approche, et avec elle, ce fameux e-mail : « N’oubliez pas de déposer vos notes de frais avant vendredi ! ». S’ensuit alors une chasse au trésor digne d’un escape game : retrouver le ticket du déjeuner avec un client, celui de l’hôtel ou encore ce fameux billet de train. Entre saisies laborieuses et justificatifs égarés, avouez-le, ce n’est pas le moment le plus agréable du mois.

Et si cette routine fastidieuse pouvait devenir un jeu d’enfant ? Avec l’OCR et la digitalisation, dites adieu aux tracas. Une photo, et vos frais professionnels sont directement intégrés. Plus besoin de jongler entre papiers et tableurs : place à une gestion rapide et sans stress.

Note de frais : définition et cadre légal

Une note de frais est un document qui détaille les dépenses qu’un collaborateur engage avec ses moyens de paiement personnels dans le cadre de son activité professionnelle. Qu’il s’agisse d’un salarié ou d’un dirigeant, chacun peut établir une note de frais. Ce document permet d’obtenir le remboursement des frais avancés pour le compte de l’entreprise.

Les dépenses prises en compte couvrent un large éventail. Par exemple, il peut s’agir d’un déjeuner avec un client, d’une nuit d’hôtel ou d’un billet de train nécessaires pour un déplacement professionnel. À cela s’ajoutent également parfois des achats ponctuels liés à une mission spécifique.

Afin de prévenir les abus, la loi encadre les notes de frais. Pour être remboursés et exonérés de charges sociales, les frais professionnels doivent :

• Avoir un lien direct avec l’activité professionnelle
• Rester proportionnés et raisonnables
• S’appuyer sur des justificatifs valides pour prouver leur existence

Pourquoi digitaliser la gestion des notes de frais ?

Entre la collecte des justificatifs, les validations et l’archivage, la gestion des notes de frais peut rapidement devenir chronophage, Digitaliser ce processus simplifie chaque étape et apporte des avantages concrets, tant pour les collaborateurs que pour l’entreprise.

Une saisie simplifiée des notes de frais même en déplacement

Fini les tickets froissés et les saisies interminables ! En déplacement ou au bureau, les collaborateurs prennent simplement une photo de leur justificatif. Grâce à la reconnaissance automatique des caractères (OCR), le système extrait et intègre automatiquement les informations clés (montant, TVA, date. Les notes de frais sont centralisées et prêtes à être traitées, sans nécessiter de conservation des tickets papier.

Un processus rapide et efficace pour gérer les notes de frais

Chaque étape gagne en fluidité avec la digitalisation des notes de frais. Tout d’abord, les collaborateurs enregistrent leurs frais en quelques secondes. Ensuite, les validations se font rapidement, d’un simple clic, éliminant les tâches fastidieuses comme le tri des justificatifs ou les saisies manuelles. Moins d’erreurs, plus de productivité : tout le monde y trouve son compte.

Une gestion dématérialisée et sécurisée des notes de frais

Tous les justificatifs liés aux notes de frais et leurs données sont archivés au même endroit et donc accessibles à tout moment. Plus de feuilles volantes ou de documents égarés. En centralisant tout dans un espace numérique, vous assurez un suivi rigoureux et une organisation claire.

Comment gérer les notes de frais dans incwo ?

L’ERP incwo facilite la gestion des notes de frais en simplifiant chaque étape, de la saisie à la validation. Il permet aux collaborateurs d’ajouter leurs dépense professionnelles manuellement ou de les automatiser grâce à l’OCR, selon leur préférence.

Une saisie rapide grâce à l’OCR

La reconnaissance automatique des caractères (OCR) est l’un des atouts majeurs d’incwo pour faciliter la gestion des notes de frais. En effet, cet outil transforme vos justificatifs, tels que les tickets de caisse et les factures, en données directement exploitables.

Vous pouvez utiliser l’OCR de plusieurs façons :

• Inbox Frais : envoyez vos justificatifs par e-mail à une adresse dédiée pour un traitement automatique.
• drag and drop : déposez vos fichiers directement dans votre espace « Notes de frais » sur la plateforme.
• Raccourci OCR : accessible depuis le menu principal pour une saisie simplifiée.
• App mobile : capturez vos justificatifs depuis l’app mobile Note de frais, idéale pour les collaborateurs en déplacement.

Validation et suivi des notes de frais

Une fois les notes de frais saisies, incwo facilite leur validation. Dès qu’un collaborateur soumet une dépense, les responsables reçoivent une notification et accèdent instantanément aux justificatifs et aux informations clés. Ainsi, en quelques clics, ils approuvent ou refusent chaque demande. Résultat : moins d’attente, une gestion administrative plus rapide, et une fluidité qui fait toute la différence.

Des outils avancés pour une gestion complète

Incwo ne se limite pas à la saisie et à la validation des notes de frais. Le logiciel intègre des fonctionnalités avancées pour répondre aux besoins des entreprises :

• Conversion en achats d’entreprise pour une gestion comptable simplifiée
  Une fois validées, les notes de frais peuvent être automatiquement converties en achats d’entreprise dans incwo. Cette fonctionnalité permet d’intégrer facilement les dépenses dans la comptabilité de l’entreprise, évitant ainsi des ressaisies fastidieuses et minimisant les risques d’erreur.
  
• Gestion optimisée des avances de frais
  Avec incwo, la gestion des avances de frais devient un processus transparent et flexible. Les responsables peuvent allouer des avances à leurs collaborateurs en fonction des besoins.
  
• Gestion avancée des projets et refacturation des frais professionnels
  Vous pouvez aussi associer les notes de frais à des projets ou des affaires spécifiques, ce qui permet d’obtenir une vue détaillée des dépenses associées. Pour les missions nécessitant une refacturation, l’app « Refacturation des notes de frais » simplifie le processus en automatisant la facturation des frais avancés. Cette fonctionnalité assure un suivi précis, limite les erreurs et accélère la facturation.

incwo, un logiciel de gestion complet

Saisie des notes de frais en quelques clics avec justificatifs dématérialisés, refacturation des notes de frais… incwo offre une multitude de fonctionnalités qui facilite la gestion quotidienne d’une petite entreprise.