Préparez votre inscription à l’annuaire de la facturation électronique

La désignation de votre Plateforme Agréée (PA) via incwo approche. Et avec elle, une étape clé : l’inscription à l’annuaire national de la facturation électronique. Pour que cette inscription se passe sans accroc, quelques vérifications s’imposent dans incwo dès maintenant.

L’annuaire de la facturation électronique : pourquoi c’est important ?

Lors du processus de désignation de votre Plateforme Agréée sur incwo, vous aurez la possibilité de vous inscrire à l’annuaire officiel de la facturation électronique.

L’inscription à l’annuaire se fait en grande partie à partir des informations déjà présentes dans votre compte incwo. C’est pourquoi la qualité de vos données d’entreprise saisie dans incwo est déterminante. Des informations correctes accélèrent l’inscription et garantissent la validité de l’autorisation donnée à votre PA pour émettre et/ou recevoir des factures en votre nom.

Pour l’inscription à la PA : où vérifier vos données dans incwo ?

Rendez-vous dans le menu Paramètres > Identité de l’entreprise.

C’est ici que sont stockées toutes les informations relatives à vos mentions légales d’entreprise et qui sont apposées sur vos factures. Ce sont également ces données qui seront transmises lors de votre sélection de Plateforme Agréée, et par conséquent, de votre inscription à l’annuaire.

Alors, prenez le temps de les vérifier et de les corriger, si nécessaire, avant de lancer le processus.

Quelles sont les informations à vérifier ?

1. La raison sociale

C’est la dénomination juridique officielle de votre entreprise, telle qu’elle figure dans le Registre du Commerce et des Sociétés (RCS) ou auprès de l’INSEE. Elle est obligatoire sur vos factures et dans l’annuaire.

A noter : Ne pas confondre raison sociale et nom commercial. Le nom commercial est celui sous lequel vous êtes connu de vos clients (une marque, un nom d’enseigne), mais c’est la raison sociale qui a une valeur juridique. Sur une facture, c’est donc cette dénomination sociale qui doit impérativement apparaître, même si vous mentionnez aussi votre nom commercial.

2. L’adresse du siège social

Vérifiez que les champs suivants sont bien renseignés et exacts :

• Numéro et nom de rue
• Code postal
• Ville
• Pays

L’adresse du siège social est une mention légalement obligatoire sur vos factures. Si vous avez un établissement secondaire, son adresse peut apparaître en complément, mais elle ne remplace en aucun cas celle du siège.

3. Le numéro SIREN

Le SIREN est un identifiant numérique unique à 9 chiffres, attribué par l’INSEE à chaque entreprise. Il est distinct du SIRET (14 chiffres), qui identifie un établissement précis.

Format attendu : 123456789 (9 chiffres pour le SIREN, sans espace ni caractère spécial) ou 12345678900001 (9 chiffres pour le SIRET, sans espace ni caractère spécial)

4. Le numéro de TVA intracommunautaire

Ce numéro identifie votre entreprise dans les échanges au sein de l’Union Européenne. Pour une entreprise française, il se compose :

• du préfixe FR,
• suivi de 2 caractères alphanumériques (clé de contrôle)
• et de votre numéro SIREN.

Format attendu : FR12123456789 (14 chiffres, sans espace ni caractère spécial)

Un point important sur le SIREN/SIRET pour l’inscription à l’annuaire

Dans l’annuaire de la facturation électronique, le routage des flux se fait par SIREN ou SIRET. Cela signifie que vous pouvez déclarer votre entreprise à deux niveaux :

• Au niveau SIREN (l’entreprise dans son ensemble)
• Au niveau SIRET (un établissement précis)

Cela peut être particulièrement pertinent si la gestion de votre facturation est organisée localement, par exemple pour router les flux vers un établissement secondaire spécifique.

Toutefois, ce dispositif ne modifie en rien l’obligation légale : votre siège social doit toujours figurer sur vos factures. L’annuaire permet d’optimiser le routage, pas de s’affranchir des mentions légales.

Quelques minutes suffisent pour vérifier vos mentions légales

Prenez 5 minutes pour vérifier vos mentions légale. Faire cette vérification à temps vous évitera des blocages au moment de signer l’autorisation donnée à votre Plateforme Agréée. Une bonne préparation aide à simplifier votre inscription à l’annuaire et démarrer avec succès la transition vers la facturation électronique.

Des questions ? Notre équipe est disponible pour vous accompagner.