Facture électronique rejetée : comprendre les causes et savoir comment agir

Votre facture électronique n’a pas été transmise ou votre client l’a refusée ? Plusieurs situations peuvent interrompre le parcours d’une facture électronique, et elles n’ont pas toutes la même origine.

Une donnée de facturation incorrecte, une erreur dans l’adresse électronique du destinataire, un client qui n’est pas encore en capacité de recevoir ses factures électroniques ou encore une contestation après réception : pour savoir comment agir, il faut d’abord identifier à quelle étape le problème est intervenu.

Voici les trois principales situations que vous pouvez rencontrer.

1. La facture est rejetée lors de sa transmission à la PA

Avant d’être acheminée jusqu’à votre client, une facture électronique fait l’objet de différents contrôles.

Format de la facture, présence et cohérence des données obligatoires, identification du vendeur et de l’acheteur, montants HT, TVA et TTC… Une anomalie peut entraîner le rejet de la facture par la Plateforme Agréée de l’émetteur ou du destinataire.

Dans incwo, la génération de la facture électronique et les contrôles réalisés lors de sa création permettent d’encadrer ces données et de fiabiliser son émission.

Mais un point nécessite toujours une attention particulière de la part de l’émetteur : l’adresse électronique de facturation du client.

Une adresse valide n’est pas nécessairement la bonne adresse

L’adresse électronique de facturation permet d’acheminer la facture vers le bon destinataire. Ce n’est ni une adresse email ni une adresse postale.

Une même entreprise peut disposer de plusieurs adresses électroniques de facturation, notamment pour distinguer différents établissements ou circuits de traitement.

L’adresse sélectionnée peut donc être valide et bien enregistrée dans l’annuaire, mais ne pas correspondre à celle sur laquelle votre client attend cette facture.

C’est pourquoi il est important de vous assurer auprès de votre client de l’adresse à utiliser.

Grâce à au sélecteur d’adresse de facturation électronique intégré dans incwo, vous pouvez rechercher les adresses électroniques de facturation disponibles et enregistrer la bonne adresse directement sur la fiche de votre client.

La checklist avant de transmettre votre facture

Avant une première transmission à un client, pensez à vérifier :

• son SIREN ou son SIRET ;
• les informations enregistrées sur sa fiche tiers ;
• son adresse électronique de facturation ;
• en présence de plusieurs adresses, celle à utiliser pour votre facture ;
• les informations portées sur votre facture avant sa transmission.

Quelques vérifications simples permettent d’éviter de nombreux rejets et, surtout, de ne pas retarder le traitement et le règlement de votre facture.

2. Votre client n’est pas encore en capacité de recevoir votre facture électronique

Deuxième situation : votre facture est prête à être transmise, mais votre client n’est pas encore correctement référencé pour la recevoir.

Depuis le 1er septembre 2026, toutes les entreprises concernées par la réforme doivent être en capacité de recevoir leurs factures électroniques par l’intermédiaire d’une Plateforme Agréée.

Mais nous sommes encore dans les premières semaines du déploiement de la réforme. De nombreuses entreprises, notamment parmi les TPE et PME, sont encore en train de franchir le cap.

Certaines n’ont pas encore choisi ou activé leur Plateforme Agréée ou finalisé leur adressage électronique.

Dans ce cas, le problème ne vient pas nécessairement de votre facture : c’est son acheminement jusqu’au destinataire qui n’est pas encore possible.

Comment vérifier la situation de votre client ?

L’annuaire de la facturation électronique permet notamment de vérifier si une entreprise dispose d’une plateforme de réception et de connaître son adresse électronique de facturation.

Cette recherche est directement accessible depuis incwo grâce à la connexion avec l’annuaire.

Vous pouvez également effectuer une vérification complémentaire sur le Peppol Directory afin de rechercher la présence de votre client sur le réseau Peppol.

3. La facture a bien été reçue, mais elle est refusée par votre client

Troisième situation, très différente des précédentes :la facture est arrivée à destination, mais votre client la refuse.

Il ne s’agit alors plus d’un rejet lors de la transmission, mais d’un refus par le destinataire.

Votre client peut par exemple refuser une facture parce que :

• la facture ne lui est pas destinée ;
• le montant facturé est incorrect ;
• la prestation ou la livraison ne correspond pas à ce qui était convenu ;
• certaines informations commerciales sont erronées ;
• la facture a été adressée au mauvais établissement ou au mauvais service.

Dans cette situation, la transmission électronique a bien fonctionné : c’est la facture elle-même qui est contestée par votre client.

Il faut alors prendre connaissance du motif du refus, échanger avec votre client et déterminer si la facture doit être corrigée.

Rejet, problème d’acheminement ou refus : commencez par identifier la situation

Avec la facturation électronique, savoir qu’une facture « n’est pas passée » ne suffit plus. Il faut désormais comprendre à quelle étape de son parcours elle s’est arrêtée.

Votre facture a été rejetée lors de sa transmission ? Vérifiez les données de facturation, les informations du client et l’adresse électronique sélectionnée.

Votre client n’est pas encore en capacité de recevoir la facture ? Vérifiez sa situation et son adressage dans l’annuaire de la facturation électronique.

Votre facture a été reçue puis refusée par votre client ? Consultez le motif du refus et traitez directement la contestation avec lui.

Cette distinction est importante car l’action à entreprendre n’est pas la même dans chacun de ces cas.

La facturation électronique ne consiste pas uniquement à changer le format d’une facture. Elle introduit également un suivi plus précis de son acheminement et de son cycle de vie, depuis son émission jusqu’à son traitement par le client.

Avec incwo, vous pouvez préparer et fiabiliser vos données clients, rechercher les adresses électroniques de facturation, transmettre vos factures et suivre leur traitement tout au long de ce nouveau circuit.