Comment gérer un process de production avec les workflows ?
Vous souhaitez définir vos différentes étapes de production ? Suivre un cheminement spécifique et valider chacune des étapes ? Alors voici comment gérer un process de production
Pour cela, vous devez utiliser l’app « Workflows ».
A quoi sert l'app "Workflows" ?
Cette app permet de définir des processus de travail dans lesquels vos collaborateurs doivent respecter des étapes, transitions et délais afin d’assurer l’exécution d’un projet, d’une mission, d’une production, d’une intervention, etc.
L’app workflows permet de structurer vos différentes procédure de travail, afin de ne pas oublier une étape et de contrôler la bonne exécution de chacune d’entre elles.
Pour passer d’une étape à l’autre, vous devez obligatoirement valider l’étape de transition.
Comment ça marche ?
Tout d’abord, il faut installer l’app, pour cela :
- Rendez-vous sur l’AppStore (icône pièce de puzzle) pour l’installer
- Recherchez l’app « Workflows »
- Cliquez sur son nom puis rendez-vous dans l’onglet « Installation »
- Cliquez le bouton « Installer ».
Une fois l’app installée, rendez-vous dans l’onglet « Réglages » de l’app.
Dans cet onglet, vous pouvez définir si vous attachez un délai d’alerte aux étapes du workflow.
Ce réglage permet d’ajouter à chacune de vos étapes un délai théorique pour l’exécution de celle-ci.
Pour créer un workflow :
- Rendez-vous sur l’accueil de l’app
- Commencez par donner un nom à votre flux d’opérations.
- Définissez ensuite les paramètres principaux du workflow :
- Indiquez si ce workflow est actif, c’est-à-dire s’il est disponible lors de la création d’un nouveau dossier de production.
- Réglez si l’utilisateur principal reçoit une notification lors de l’activation d’une étape.
L’utilisateur principal est, la ou les personnes qui ont la main sur l’étape. - Préciser les autorisations sur le dossier de production pour les différents volets
- Cliquez ensuite sur “Ajouter” pour valider la création du workflow.
Cliquez sur “Construire” pour le composer.
La construction d’un workflow se réalise, ensuite, en 2 étapes :
- Dans le bloc “Etapes”, listez l’ensemble des phases de votre workflows, leurs durées et les responsables associés.
- Dans le bloc « Transition », vous ordonnerez ensuite les étapes créées précédemment.
1/ Créer les étapes :
Dans le bloc « Étapes », vous devez :
- Saisir le nom de l’étape. Vous pouvez ajouter un commentaire et une référence si besoin.
- Déterminer à qui l’étape est accessible, à la modification ou uniquement à la visualisation.
- Indiquer les délais d’alerte, le délai maximum pour la réalisation de l’étape si le réglage est activé.
Une fois que le formulaire de l’étape est complété, cliquez sur “Ajouter ».
Vous pouvez codifier vos différentes étapes avec des couleurs.
Répéter autant de fois que nécessaire ce processus pour créer le nombre d’étape souhaitée.
Une fois toutes les étapes intégrées, vous devez ajouter les transitions.
2/ Créer les transitions
La transition est à la fois :
- le mécanisme qui permet d’ordonner les étapes
- la démarche qui permet d’indiquer le “validateur”, c’est à dire celui qui validera le passage d’une étape à une autre.
Pour ajouter une transition, vous devez :
- Choisir les deux étapes que vous souhaitez lier.
- Ajouter un commentaire si nécessaire
- Régler le validateur, c’est-à-dire la personne qui pourra valider le passage entre les 2 étapes.
- Cliquer sur « Ajouter »
Répéter l’opération pour créer une transition pour chacune des étapes.
Votre workflow est prêt à être utiliser.
A noter : L’app « Workflows » n’est pas utilisable seule, elle fonctionne avec l’app “Dossier de production”.
