Facturation électronique : Comprendre le dispositif, les acteurs et les formats
Dans cet article
Comme évoqué dans une précédente publication sur notre blog, la réforme de la facturation électronique en France connaît un report, sa date officielle restant encore à préciser. Mais ne vous y trompez pas, malgré ce léger contretemps, les rouages de la réforme sont bel et bien en mouvement ! Petit rappel pour les distraits : cette transformation majeure vise une refonte profonde des procédures administratives actuelles. Elle impose notamment la dématérialisation des factures issues de transactions interentreprises soumises à la TVA et établies en France. De même, toutes les ventes relatives à des opérations de commerce en France ou des ventes B2B en zone euro et à l’export feront l’objet d’un e-reporting à transmettre. Cette évolution marque un tournant dans la manière dont les entreprises gèrent leurs opérations de facturation.
Face à ces changements significatifs, comprendre le paysage de la facturation électronique devient indispensable. Cet article clarifie les tenants et aboutissants de la facturation électronique, pour vous permettre de vous y retrouver facilement.
Architecture du dispositif de dépôt et réception des factures : Le schéma en Y
Progressivement et à partir de juillet 2024, la transmission directe d’une facture entre le client et le fournisseur ne sera plus autorisée. Pour pallier cette modification, un nouveau dispositif, appelé « schéma en Y », a été conçu pour l’échange de factures interentreprises. Les spécifications techniques et les procédures ont été explicitement détaillées dans l’arrêté du 7 octobre 2022.
Le point central de ce schéma est le Portail Public de Facturation (PPF), qui sert de hub pour tous les flux de données facturières à destination de l’administration fiscale.
Les entreprises ont deux options pour l’échange de leurs factures. Elles peuvent choisir de se connecter directement au PPF, ou elles peuvent faire appel à des Plateformes de Dématérialisation Partenaires, les PDP.
Cette architecture a été conçue pour s’intégrer de manière fluide aux pratiques existantes. Elle répond aux besoins des entreprises en offrant une flexibilité dans le choix du circuit d’échange de factures. En outre, ce modèle présente une résilience. En effet, en cas de défaillance d’une des plateformes, seul une partie du flux de facturation serait affectée, avec la possibilité de se rediriger vers des plateformes fonctionnelles.
Le Portail Public de Facturation (PPF)
Le Portail Public de Facturation (PPF) est une plateforme numérique développée et gérée par l’Agence pour l’Informatique Financière de l’État (AIFE). Il vise à faciliter l’émission, la réception et la gestion des factures entre les entreprises en France.
Ce portail joue un rôle central dans le modèle en Y, gérant à la fois les flux de factures entre entreprises (B2B) et les flux de e-Reporting.
Il assure plusieurs missions notamment :
- Administrer l’annuaire central mentionné au III de l’article 289 bis ;
- Centraliser les informations provenant des plateformes privées,
- Fournir un service gratuit pour les assujettis qui ne recourent pas à une PDP pour leur permettre d’émettre ou de recevoir une facture.
- Transmettre les données recueillies au système d’information de la Direction générale des Finances publiques (DGFiP)
Dans ce contexte, nous envisageons que notre logiciel incwo se positionne comme Prestataire ou Opérateur de Dématérialisation (OD). Nous transmettrons les données structurées de facturation via API ou EDI à la PPF, tout comme nous le faisons actuellement pour CHORUS pro.
Le rôle des Plateformes de Dématérialisation Partenaires (PDP)
Une Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP) est une entité qui a été immatriculée par l’administration fiscale. Elles ont pour rôle notamment de:
- Émettre, transmettre et réceptionner les factures électroniques sous format structuré du fournisseur au client.
- Extraire et transmettre des données de la facture nécessaires à l’administration fiscale via le PPF
- Transmettre le e-reporting à l’administration fiscale via le PPF
Les PDPs sont encore en cours d’identification et de certification par le service d’immatriculation de PDP du Ministère Des Finances. Les PDP officielles ne seront pas connues avant le 2e trimestre 2024.
À noter :
incwo agira en tant que OD pour la transmission au portail public. Au moment où nous écrivons cet article, les modèles technique et économique des PDP ne sont pas encore définis. Par conséquent, nous ne pouvons dire dans quelle mesure et sous quelles conditions, une connexion avec ces PDP sera possible et proposée à terme.
Qu’est-ce qu’un Partenaire ou Opérateur de Dématérialisation (OD) ?
Un Opérateur de Dématérialisation (OD) propose un service de création de factures au format électronique structuré (Factur-X, UBL ou CII). Cependant, il n’est pas habilité à envoyer directement les factures électroniques à leurs destinataires. Pour ce faire, l’OD doit se connecter à un PDP ou directement à la PPF. Ces entités assurent le transfert des données de facturation entre le vendeur et l’acheteur. »
Incwo agira en tant qu’OD. La transmission des données de facturation structurées s’effectuera via API ou EDI au Portail Public Publique (PPF). Ainsi, nous pourrons prendre en charge le cycle de vie des factures, respecter les spécifications techniques et veiller à ce que les dépôts de données soient éligibles.
Pour aller plus loin
Facture électronique et e-reporting : les obligations à venir
Le modèle de données et les formats acceptés
Le modèle de données est au cœur de la facturation électronique. Il s’agit de la structure et de la syntaxe qui organisent les informations contenues dans une facture électronique. La norme EN16931, choisie à l’échelle européenne, sert à simplifier les échanges et l’utilisation des données par l’administration fiscale. Cette norme européenne EN16931 propose une structure précise et bien documentée des éléments indispensables à une facture.
En ce qui concerne les formats acceptés, deux types coexisteront en conformité avec la norme EN16931 :
- Les formats structurés tels que UBL et CII, lisibles uniquement par des machines.
- Les formats mixtes comme Factur-X, constitués à la fois de données structurées lisibles par des machines, et d’un PDF lisible par les humains.
incwo travaille avec les spécifications de la réforme de la facturation électronique, pour mettre en place le système normé de transmission de données. Le choix du format de sortie, notamment le format Factur-X, dépendra de plusieurs facteurs. Parmi ceux-ci, l’harmonisation au niveau européen du traitement des transactions de facturation, ainsi que la disparition prévue des PDF pour les factures, sont des considérations clés. L’idée est de nous engager dans la proposition d’un format d’échange de données durable. Aussi l’orientation tendra probablement vers un format UBL ou CII, plutôt que Factur-X.
Faites confiance à incwo pour vos obligations en termes de facturation électronique
Le paysage de la facturation électronique peut sembler compliqué avec ses nombreux acteurs, normes et formats. incwo s’engage à démystifier ce processus en s’adaptant aux évolutions technologiques et réglementaires. Nous visons à proposer des solutions flexibles et pérennes, en tenant compte des besoins actuels et futurs de nos clients. Dans un monde en constante évolution, la capacité à s’adapter est essentielle, et c’est exactement ce que nous faisons chez incwo.
