Digitalisation de la gestion RH : 5 raisons de sauter le pas

Souvent dans la vie d’une TPE, après un démarrage comme entrepreneur solo, arrivent les premiers recrutements et les premiers salariés. Dès le départ, il faut adopter de bons réflexes en terme de gestion RH et créer des automatismes de gestion. En effet, l’Humain est au cœur de la stratégie de développement d’une entreprise, même à petits effectifs. Il est donc important de bien organiser l’information le concernant. Digitaliser la gestion des Ressources Humaines constitue un levier de performance globale pour une TPE.

Pour cela, un Système d’Information performant en terme de gestion de Ressources Humaines (SIRH) doit être mis en place, pour organiser le traitement des données d’ordre sociale. A l’échelle de la TPE, passer au digital pour les RH est crucial. Premièrement pour gagner un temps précieux, qui pourra être consacré au développement du chiffre d’affaires. Et deuxièmement, pour centraliser et organiser l’ensemble des données RH sur un seul support. Un logiciel intégrant des outils de gestions RH peut vous accompagner sur toutes ces dimensions.

• Centraliser : c’est concentrer toutes les données sociales en un point unique. Et gagner du temps dans l’accès, le traitement et le partage de celles-ci, avec un gestionnaire de paie.
• Organiser : c’est structurer la documentation sociale de chaque collaborateur. Mais aussi diminuer considérablement le risque de perte de documents ou d’erreurs en numérisant et stockant l’ensemble des documents et justificatifs utiles.

Gagner du temps dans votre quotidien

L’automatisation des tâches RH est la clé pour gagner du temps utile et efficace sur la gestion sociale. En effet, digitaliser certaines tâches administratives et processus de saisie ou de validation, donne lieu à des gains immédiats de temps et de productivité.

Digitaliser la gestion des Ressources Humaines, dans incwo c’est :

• Exploiter les informations saisies pour composer ou extraire des données : par exemple intégrer les congés pris et valider directement dans la préparation des salaires mensuels sans ressaisie
• Accéder rapidement à toutes les données d’un membre du personnel, grâce à sa fiche dans votre registre du personnel sur laquelle sont archivés : contrat, avenant, DUE, etc.
• Dire adieu aux maintes feuilles volantes de frais, ou suivi des congés via Excel, et ne plus courir après les justificatifs chaque fin de mois.
• Passer au zéro papier pour retrouver toutes les données stockées et archivées en un point dédié.
• Impliquer les collaborateurs dans la gestion en leur donnant la possibilité de poser leurs demandes de congés et remettre leurs notes de frais

Impliquer les collaborateurs dans la gestion

L’attrait et les habitudes pour le numérique de la jeune génération ne sont plus à démontrer. L’usage de relais digitaux RH n’est donc pas à négliger pour une entreprise.

La digitalisation est un atout pour le partage et la traçabilité de la documentation RH entre le salarié et l’entreprise. L’accès aux documents administratifs des collaborateurs est désormais facilité et sécurisé. La digitalisation apporte également son aide dans la circulation des informations et renforce les échanges entre collaborateurs.

A ce titre, incwo dispose de :

• Un portail employé disponible dans l’onglet « vous » : les collaborateurs peuvent accéder à un espace en ligne dans lequel l’employeur dépose, sur un coffre fort RH, en un clic les documents les concernant comme les fiches de salaires, le contrat de travail, la DPAE, le règlement intérieur…
• Une météo d’entreprise : elle permet de suivre l’humeur du jour des collaborateurs et d’adapter le management de l’équipe

Faciliter l’accès aux données administratives

La digitalisation permet d’envisager simplement la gestion des ressources humaines. Premièrement cela permet une fluidité dans la réalisation de documents administratifs comme la préparation de feuilles de paie, des demandes de congés… et également dans la consultation de ces dernières par les collaborateurs.
Deuxièmement, préparer les feuilles de paie devient facile à réaliser car les informations propres à chaque salarié (dates de congés, jours fériés ou non travaillés, notes de frais…) sont accessibles ou reprises automatiquement. Toutes ces données sont récupérables en format Excel pour être communiquées au gestionnaire de paie.

Dans l’onglet « Equipe » sur incwo, les chefs d’entreprise peuvent :

• Réaliser les fiches de préparation des salaires des employés
• Réceptionner, valider et suivre le remboursement des notes de frais
• Maitriser le calcul de la durée des congés et de façon automatique d’un collaborateur
• Définir les jours fériés ou de congés avec l’app journées non travaillées

S’adapter aux normes législatives

Le domaine des ressources humaines n’échappe pas à la transformation numérique qui recouvre l’ensemble des fonctions d’une entreprise. L’utilisation du numérique va permettre l’intégration des conventions collectives mais aussi le stockage et la transmission des différentes déclarations.

Parfois oubliée, la tenue d’un registre du personnel est pourtant une obligation légale.
En outre cette fonction vous permet d’assurer la présentation des postes des salariés. S’adapter aux normes légales signifie, respecter les contraintes liées au RGPD (règlement général sur la protection des données) tout en assurant la sécurité des données personnelles des collaborateurs et de l’information sur le traitement des données recueillies.

Organiser le recrutement

Après une période économique particulière, 66% des dirigeants mettent la priorité sur le recrutement (HR Challenges for 2021 : XpertHR Survey Report). Bien recruter devient essentiel pour pérenniser la présence d’un salarié dans l’entreprise. La digitalisation permet de faciliter cette mission en rassemblant l’ensemble des informations pertinentes et les dossiers des candidats sur une plateforme unique.

Pour bien planifier le recrutement incwo propose plusieurs apps :

• Recrutement : qui permet de construire son offre d’emploi puis de suivre les candidatures et les entretiens et
• Recrutement sur le web : pour diffuser l’offre sur son site internet, incwo vous facilite la vie.
• Organisation des entretiens : pour planifier les entretiens avec les personnes concernées

La digitalisation de la gestion RH, une aide précieuse pour les TPE

Digitaliser la gestion des Ressources Humaines n’est pas uniquement l’affaire des grandes entreprises. Une TPE en croissance a besoin de rester compétitive sur son cœur de métier. incwo se transforme en véritable équipier pour un chef d’entreprise afin de l’accompagner dans toutes les dimensions de gestion de l’entreprise.