Facturation et mentions légales : nouveautés 2023 !

En cette fin d’année, vous n’avez pas pu manquer cette actualité !
La généralisation de la facture électronique et le Décret n° 2022-1299 du 7 octobre 2022, a insufflé sur la facturation une vague de nouvelles mentions légales obligatoires.

De quoi s’agit-il ? Comment incwo rend votre facturation légale ? Et, ce qui vous attend pour préparer 2024 ?

Facturation : que dit le Décret du 7 octobre 2022 ?

Le décret du n° 2022-1299 du 7 octobre 2022 précise les modalités de mise en application de la facturation électronique et les nouvelles mentions obligatoires.

Ce décret norme les conditions de transmission, de réception et de paiements des factures entre votre entreprise et vos clients ou fournisseurs. Plus encore, il définit les missions assurées par le portail public de facturation. Il fixe les fonctionnalités minimales exigées des plateformes de dématérialisation partenaires. Enfin, il précise la procédure d’immatriculation de ces plateformes ainsi que les données à transmettre à l’administration. 

Obligations et mise en place de la facturation électronique

Pour commencer, petit résumé ou séance de rattrapage pour ceux d’entre vous qui auraient raté l’essentiel !

La facturation électronique, c’est un système obligatoire de dépôt, sur des plateformes dédiées, de vos factures clients. Dans quel but ? Tout simplement pour être payés par vos clients et déclarer votre facturation à l’administration fiscale. La plateforme jouera le rôle de diffuseur auprès de ces deux destinataires. C’est un changement radical dans la manière d’administrer la facturation pour votre entreprise, afin d’assurer l’éligibilité au paiement de vos factures clients. Si demain, vos factures ne sont pas structurées et reconnues par les plateformes de dépôt, elles seront rejetées. Ce qui veut dire que vous ne serez pas payés. Votre trésorerie est en jeu, d’autant que la date de dépôt deviendra la date de valeur de début de l’échéance de paiement. Il faut donc anticiper et avoir bien conscience de l’impact de la réforme.

Le décret du n° 2022-1299 du 7 octobre 2022 présente le déroulé des prochaines obligations pour les entreprises assujetties à la TVA :

• Obligation d’émission et de transmission des factures électroniques entre assujettis.

• Obligation de transmission des données de ces factures et de transmission des données de transaction et de paiement à l’administration fiscale.

Ce dispositif s’appliquera progressivement aux factures émises par les entreprises à compter du :

• 1er juillet 2024 pour les grandes entreprises.
• 1er janvier 2025 pour les entreprises de taille intermédiaire.
• 1er janvier 2026 pour les TPE / PME et les microentreprises.

Ce dispositif sera, par contre, effectif dès le 1er juillet 2024, pour la réception des factures électroniques entre assujettis. Ainsi, avant cette date, chaque entreprise sera invitée à définir l’option de son choix pour la réception des factures de ses fournisseurs.

Facturation et nouvelles mentions légales obligatoires

Ce décret apporte aussi une information sur les nouvelles mentions obligatoires des factures.

En France, toute entreprise assujettie à la TVA devra communiquer à l’administration, sous forme électronique, les informations relatives à ses opérations de ventes et livraisons de biens et services. Cette transmission de données s’effectuera selon des normes de transmission définies et via des portails sécurisés officiels.

Pour ceux qui facturent des services publics, c’est exactement ce dispositif qui s’opère déjà avec le portail CHORUS PRO. Le décret généralise cette pratique aux entreprises assujetties à la TVA commercialisant des biens ou services auprès de professionnels comme de particuliers.

Dans ce contexte, dans le « I de l’article 242 nonies A » consacré aux mentions des factures, 4 nouvelles obligations voient le jour :

• Le numéro SIREN du client.
• L’adresse de livraison des biens.  
• La nature de l’opération facturée.
• L’option pour le paiement de la taxe d’après les débits. 

Comment incwo intègre ces nouvelles mentions obligatoires de facturation ?

L’application de ces nouvelles mentions est rendue obligatoire progressivement pour les factures émises par les entreprises. La date imposée est fonction de la date d’application de la réforme aux types d’entreprises. Chez incwo, nos clients étant des entreprises de taille intermédiaire et PME/TPE, la date d’application au plus tard sera donc le 1er janvier 2025. Mais d’ors-et-déjà pour s’y préparer, et dans le contexte de production des données structurées, voici ce qui va changer.

Le numéro de SIREN

Si vous êtes curieux du contenu de la ligne « certification NF », présente dans le bloc total de vos factures. Alors, vous avez remarqué que le numéro SIREN saisi sur votre fiche de tiers, s’affiche déjà sur vos factures !

Actuellement facultatif, le numéro SIREN de votre client va devenir obligatoire sur incwo. Il s’agit du numéro d’immatriculation de votre client professionnel, sur 9 chiffres. À noter toutefois, qu’il sera accepté d’indiquer un SIRET à la place du SIREN. Pour vous y préparer et être prêts pour 2025, nous avons choisi une date d’application au 1er janvier 2024. Un an donc pour saisir vos numéros de SIREN !

L’impact de ce changement est que, à partir de janvier 2024, pour valider vos factures, vous devrez saisir cette information, en plus du numéro de TVA intracommunautaire du client qui est, dès à présent, imposé pour tout client.

Vérifiez donc que vos fiches de tiers sont bien à jour, pour facturer !

L’adresse de livraison des biens

Dans le cadre d’une vente de marchandises ou de biens, l’adresse de livraison si elle est différente de l’adresse de facturation devient obligatoire.

Peu de changement ici dans incwo, puisque l’adresse de livraison peut être renseignée, qu’elle soit identique ou non de l’adresse de facturation.

Une astuce : mettez-en toujours une !

La catégorie de l’opération de vente

Il s’agit ici de qualifier la nature de la facture. À savoir, les opérations faisant l’objet de la facturation sont-elles :

• Exclusivement des biens et marchandises ?
• Exclusivement des prestations de services ?
• Mixte, c’est-à-dire composées des deux : biens et services ?

Sur ce point, incwo a un avantage ! En effet, cette qualification avait déjà été mise en place pour la version logicielle dédiée aux auto-entrepreneurs. Nous allons donc réexploiter ce dispositif pour permettre la qualification de la facture. Rien à faire pour vous ici ! Le classement dans une des catégories (bien, service ou mixte) sera automatisé en fonction du type d’articles facturés. Cette nouvelle mention sera donc prochainement disponible sur vos factures. Nous vous informerons de la date de mise en ligne de cette information au cours de l’année 2023.

L’option pour le paiement de la taxe d’après les débits

Cette mention fait écho à votre option de régime de paiement de la TVA.

Pour rappel, deux régimes de paiement existent :

• Le paiement basé sur les encaissements, c’est-à-dire à date de règlement de votre client.
• Le paiement basé sur les débits, à savoir à date d’émission de la facture.

Ce réglage est actuellement disponible dans vos données d’entreprise. Le champ « Base de calcul » recueil sur cette information. Nous vous invitons dès à présent à vérifier que votre réglage correspond bien à votre option de régime de paiement. Si vous avez sélectionné « Sur facture », la mention « option pour le paiement de la taxe d’après les débits » sera affichée sur vos factures, par défaut.

Cette mentions sera présente sur vos factures dès le mois de janvier 2023.

Alors, prêts pour la réforme de la facturation électronique ?

En tout cas, chez incwo, depuis 2017 et notre engagement dans la certification NF 203 et NF 525, on fait tout pour que vous soyez prêts à bien facturer !