Rapprochement bancaire : définition, principes et outils

Votre comptabilité dit une chose, votre banque une autre… Qui croire ?
Pas de panique, c’est justement tout l’enjeu du rapprochement bancaire ! Entre les paiements en attente, les erreurs de saisie et les frais bancaires oubliés, des écarts peuvent apparaître. Rien d’alarmant, tant qu’ils sont repérés à temps. Un contrôle régulier évite les mauvaises surprises et garantit la fiabilité de votre comptabilité. Il permet aussi de garder une vision claire de votre trésorerie.
Pourquoi est-ce important ? À quelle fréquence faut-il s’y atteler ? On vous explique tout.

Qu’est-ce qu’un rapprochement bancaire ?

Le rapprochement bancaire est un processus comptable qui vise à assurer la cohérence entre les enregistrements financiers d’une entreprise et les transactions réelles effectuées sur ses comptes bancaires. En clair, vous comparez ces deux sources d’informations afin de repérer immédiatement toute incohérence ou anomalie.

Cette procédure peut prendre deux formes, selon les besoins et l’organisation de l’entreprise :

• Le rapprochement bancaire comptable
  Il est généralement réalisé par un comptable. Il s’appuie sur le compte 512 «Banque» de la comptabilité. Son objectif est d’obtenir à une date donnée une correspondance exacte entre le solde figurant dans la comptabilité et celui indiqué par la banque.
• Le rapprochement opérationnel, aussi appelé affectation des relevés bancaires
  Cette méthode est souvent réalisée en amont au sein des petites entreprises. Plus simple et informelle, elle consiste à comparer fréquemment les lignes des relevés bancaires avec les factures d’achat et de vente. Cette démarche permet de repérer rapidement les écarts ou les erreurs potentielles. Son intérêt principal est d’assurer un meilleur contrôle de la trésorerie et d’éviter l’accumulation d’anomalies financières.

Pourquoi effectuer un rapprochement bancaire régulièrement ?

Bien que non obligatoire, le rapprochement bancaire présente un certain nombre d’avantages tels que :

S’assurer de l’exactitude des enregistrements comptables

Un rapprochement bancaire régulier identifie et corrige les erreurs de saisie. Cela évite des incohérences dans les comptes et garantit une gestion financière rigoureuse. Il aide également à détecter des anomalies telles que des paiements enregistrés en double, des prélèvements erronés ou encore des transactions frauduleuses. En vérifiant chaque opération, l’entreprise limite les risques d’erreurs comptables et améliore la fiabilité de ses états financiers.

Suivre plus précisément sa trésorerie

Le solde affiché sur le compte bancaire ne reflète pas toujours la trésorerie réellement disponible. Entre les chèques en attente d’encaissement, les paiements différés et les frais bancaires non encore enregistrés, il est facile de surestimer ses liquidités. Le rapprochement bancaire permet d’avoir une image fidèle de la situation financière et de prendre les bonnes décisions au bon moment.

Identifier et relancer les factures impayées

L’un des avantages méconnus du rapprochement bancaire est qu’il permet de repérer rapidement les paiements en retard ou non perçus. En comparant les encaissements aux factures émises, vous pouvez anticiper les impayés et relancer efficacement les clients en retard.

Gagner du temps pour la clôture des comptes

Attendre la fin d’un exercice pour effectuer un rapprochement bancaire peut compliquer la préparation du bilan comptable. Un suivi régulier facilite la clôture des comptes et permet de résoudre les éventuelles anomalies en amont, évitant ainsi les mauvaises surprises.

À quelle fréquence effectuer un rapprochement bancaire ?

Pour éviter l’accumulation d’anomalies, il est recommandé de rapprocher régulièrement les comptes. Une vérification mensuelle convient à la plupart des entreprises, tandis que celles traitant de nombreux paiements privilégieront un suivi hebdomadaire.

Comment réaliser un rapprochement bancaire comptable ?

Un rapprochement bancaire efficace repose sur plusieurs étapes clés pour assurer la cohérence entre relevés bancaires et comptabilité. Voici les étapes pour réussir cette opération.

1. Rassembler les documents nécessaires

Avant toute chose, il faut collecter l’ensemble des documents indispensables au rapprochement bancaire. Cela inclut les relevés de compte bancaire pour la période concernée, le dernier état de rapprochement bancaire si disponible, ainsi que les extraits du compte 512 “Banque” en comptabilité. Il est également important de réunir tous les justificatifs de paiements afin de s’assurer que chaque transaction est bien enregistrée.

2. Déterminer les soldes de départ

Une fois les documents collectés, il est nécessaire de définir les soldes de départ du compte bancaire et du compte 512 en comptabilité. Cette étape permet de s’assurer que l’on part sur une base saine avant d’entamer la vérification des transactions. Si un écart est déjà présent entre les soldes, une analyse sur la période précédente sera nécessaire pour identifier l’origine du déséquilibre.

3. Pointer les écritures

L’étape de pointage consiste à comparer chaque ligne du relevé bancaire avec les écritures comptables correspondantes dans le compte 512. Il est impératif de vérifier chaque transaction en comparant les montants et les dates d’opérations. Une attention particulière doit être portée aux virements, aux remises de chèques et aux prélèvements automatiques. Toute écriture qui ne trouve pas son équivalent en comptabilité doit être mise en attente pour vérification.

4. Établir un état de rapprochement bancaire

À ce stade, il est recommandé de formaliser un état de rapprochement bancaire. Cet état doit contenir deux tableaux distincts : l’un listant les transactions du relevé bancaire, l’autre celles du compte 512 en comptabilité. Chaque tableau doit indiquer le libellé des opérations, le montant exact et leur nature (crédit ou débit). L’objectif final est d’obtenir des soldes qui se rapprochent le plus possible.

5. Régulariser les écarts comptables

Lorsque le solde du relevé bancaire et celui du compte 512 ne correspondent pas, il faut en identifier la cause. Une erreur de saisie, une opération comptabilisée deux fois ou un problème bancaire peuvent en être à l’origine. Après avoir détecté le déséquilibre, il convient d’effectuer les ajustements comptables nécessaires pour garantir la fiabilité des comptes. Plus le rapprochement bancaire est réalisé régulièrement, plus il est simple d’identifier et de corriger ces écarts.

Les erreurs à éviter

Certaines erreurs peuvent compliquer le rapprochement bancaire et fausser l’analyse de la trésorerie. Voici les principales à éviter :

• Reporter le rapprochement bancaire
  Repousser cette tâche complique la recherche de l’origine des écarts à mesure que le temps passe. Une vérification régulière permet d’anticiper les erreurs et de les corriger avant qu’elles ne s’accumulent.
• Omettre certaines transactions
  Les frais bancaires, prélèvements automatiques ou virements internes sont parfois oubliés, ce qui entraîne un déséquilibre entre le solde comptable et le solde bancaire.
• Ne pas pointer correctement les écritures
  Une erreur de lettrage peut mener à des doublons ou à des oublis, rendant le rapprochement bancaire plus complexe.
• Utiliser un mauvais outil 
  Travailler avec des méthodes inadaptées (papier, tableur non structuré) peut transformer une tâche relativement simple en un processus fastidieux et source d’erreurs. Un logiciel de rapprochement bancaire permet de simplifier et d’accélérer cette vérification.

L’automatisation du rapprochement bancaire : un gain de temps et de précision

Comme nous venons de le voir, effectuer un rapprochement bancaire manuellement s’avère laborieux, surtout pour les entreprises ayant un volume de transactions important. L’utilisation d’un tableau Excel permet de comparer chaque ligne de relevé bancaire aux écritures comptables, mais cette méthode demande également du temps et de la rigueur.

L’utilisation d’un logiciel de gestion qui propose l’automatisation du rapprochement bancaire est donc une solution très pratique. Elle permet de gagner du temps et de la précision. Elle réduit également les risques liés aux erreurs humaines afin d’obtenir des résultats plus précis et plus rapides. Ainsi, l’automatisation du rapprochement bancaire permet d’accroître la productivité et de réduire les coûts de manière significative.

Le rapprochement bancaire dans incwo

Avec incwo, il est possible d’effectuer un rapprochement bancaire de manière simple et efficace. L’application permet d’ajouter manuellement les relevés bancaires, mais l’option la plus avantageuse reste la connexion directe avec la banque.

Grâce à l’installation de l’app « Imports bancaires automatiques », incwo automatise le processus de rapprochement bancaire. L’activation de cette app vous ouvre un accès au service Powens, tiers de confiance et expert dans le traitement des données bancaires et financières. Une fois la synchronisation établie entre votre banque et incwo, vos opérations bancaires sont automatiquement intégrées dans le logiciel. Cette mise à jour se fait chaque jour, sans intervention manuelle. Ainsi, il est aisé de procéder à l’affectation des relevés. Celui-ci peut se faire au fur et à mesure ou à un rythme défini (hebdomadaire, mensuel, trimestriel).

Le logiciel propose automatiquement des correspondances entre les transactions bancaires et les écritures comptables. Cette automatisation facilite leur validation et accélère le processus de rapprochement. D’un simple clic, l’utilisateur peut affecter une transaction et finaliser son rapprochement bancaire en quelques secondes. Cela réduit le risque d’erreurs et optimise la gestion comptable.

Pour en savoir plus, consultez notre : Comment affecter ses relevés bancaires ?

incwo facilite votre quotidien

Le rapprochement bancaire est un outil clé pour garantir la fiabilité des comptes. Il permet également d’assurer une gestion optimale de la trésorerie. En automatisant cette tâche avec une solution comme incwo, les entreprises gagnent en efficacité et en précision. Elles sécurisent ainsi leur gestion financière. Un suivi régulier et l’utilisation d’outils adaptés permettent d’éviter les erreurs. Ils aident aussi à anticiper les écarts, contribuant à la bonne santé financière de l’entreprise.