Réception facture électronique dans incwo : comment ça marche ?

La réforme de la facturation électronique ne concerne pas que l’émission. Bien au contraire, le premier enjeu pour les TPE/PME c’est : la réception des factures électronique des Fournisseurs. En effet, dès le 1er septembre 2026, toutes les entreprises assujetties à la TVA ont l’obligation d’être en mesure de recevoir des factures électroniques. Vos grands fournisseurs basculent ainsi en premier.

Si vous n’êtes pas prêt côté réception ce jour-là, vous êtes hors circuit. Voici concrètement ce que ça implique et comment incwo gère ça pour vous.

Fini le PDF par email : voici comment la facture arrive maintenant

Avec la facturation électronique, la facture de votre fournisseur ne vous est plus adressée directement. Elle transite par un circuit normalisé : le fournisseur la dépose sur sa Plateforme Agréée, qui la contrôle, la transmet à l’administration fiscale, et la route vers votre propre PA. Votre PA l’intègre directement dans incwo. Aucune action de votre part pour la récupérer.

Pour bien comprendre ce circuit et ce que représente le cycle de vie d’une facture électronique, de la création au paiement, vous pouvez consulter notre article dédié.

Nouveau menu dans incwo pour piloter vos factures reçues

Dans le menu Achats, un sous-menu fait son apparition : Facturation électronique.

Toutes les factures reçues via votre PA s’y centralisent automatiquement, avec pour chacune : fournisseur, date, montants, PA d’origine, et statut en temps réel (Reçue, En traitement, Validée, Refusée, En litige, Suspendue, Payée).

En ouvrant une facture, vous accédez à l’ensemble des données structurées : lignes de facturation, conditions de paiement, échéance, produits, quantité, TVA détaillée.

Le fichier Factur-X est disponible si le fournisseur l’a joint.

Valider, refuser, payer : le cycle de vie complet dans incwo

Vous venez de recevoir une facture électronique fournisseur dans incwo. Vous pouvez alors :

• Accepter la facture. Vous pourrez alors la transformer en d’achat pour gérer le paiement. Une fois payée, le statut remonte automatiquement à votre PA, et donc à votre fournisseur. Votre conformité réglementaire est assurée sans manipulation supplémentaire.
• Refuser la facture. A partir du moment où la facture est en litige vous devez obligatoirement le justifier. Ce n’est pas une contrainte incwo, c’est une exigence de la réforme. Le motif est transmis à la PA de votre fournisseur, qui peut émettre une facture rectificative.

À noter qu’il existe une distinction importante entre une facture refusée et une facture rejetée. Ce sont deux situations qui n’ont pas les mêmes conséquences. On vous explique la différence dans cet article : Facture électronique rejetée vs refusée : quelle différence et que faire ?

Mon fournisseur n’a pas encore de PA : que se passe-t-il ?

Le circuit électronique ne s’active que si les deux parties sont inscrites à une PA et référencées dans l’annuaire national géré par la DGFiP. Tant que ce n’est pas le cas côté fournisseur, ses factures continuent d’arriver par email au format PDF et, vous les traitez alors comme aujourd’hui.

Mais l’inverse est aussi vrai : si vous n’êtes pas référencé dans l’annuaire, vos fournisseurs déjà dans le système ne peuvent pas vous adresser leurs factures électroniques. Vous êtes invisible dans le circuit. I

A noter que cette réception des factures fournisseurs ne concerne que les envois par des entreprises établies en France. Pour vos fournisseurs étrangers, vous recevrez toujours les factures par email.

L’annuaire : le maillon qui conditionne toute la chaîne

C’est l’inscription à une Plateforme Agréé et l’enregistrement de votre SIREN/SIRET dans l’annuaire qui attribue à votre entreprise une adresse de facturation électronique. Sans elle, aucun routage n’est possible, quelle que soit la plateforme de votre fournisseur.

Vous voulez comprendre précisément ce qu’est cet annuaire et comment il fonctionne ? Retrouver notre article L’annuaire de la facturation électronique : c’est quoi ? Et pour être prêt le jour J, consultez aussi Préparez votre inscription à l’annuaire de la facturation électronique.

Inscrivez-vous à votre PA directement depuis incwo

Il est encore temps de choisir votre PA ! Pour recevoir des factures électronique fournisseurs, l’inscription à la PA se fait sans quitter votre logiciel. Choisir sa PA EsaLink (Hubtimize) ou sa PA Pennylane se fait directement depuis incwo. Vous renseignez vos informations administratives, vous signez le mandat d’activation et incwo fait le lien avec la PA et l’annuaire.

Plus tôt vous êtes inscrits, plus tôt vous êtes dans le circuit et visible. Et plus tôt vous profitez d’un été serein avant une rentrée active sur la facturation électronique !