Relancer les impayés pour sécuriser la trésorerie

Les retards de paiement sont un véritable fléau pour les entreprises. En 2021, 20% des dirigeants de TPE françaises déclaraient avoir subi des impayés (BVA). Conséquences : création d’une situation de fragilité avec baisse de la trésorerie, difficulté de paiement des charges et salaires, impact ressenti sur le personnel, et parfois une faillite. C’est pourquoi, il est important de bien suivre et relancer les impayés.

Alors, comment faire respecter les délais de paiement ? Quels processus mettre en place pour relancer vos impayés clients ?

Pourquoi réagir rapidement en cas de retard de paiement ?

Ce que dit la loi

La loi encadre et régit les délais de paiement. Chaque entreprise peut déterminer ses modalités de règlement (à la commande, au comptant, à 15 jours nets, à 30 jours nets…). Mais pour sécuriser la trésorerie des entreprises, la législation a déterminé des limites de délais possibles. Selon l’article, L441-10 du Code du Commerce le délai de règlement ne peut excéder 30 jours à réception de la marchandise. Et au-delà jusqu’à 60 jours après émission de la facture. Certaines dérogations élargissent cette période à 45 jours fin du mois après émission de la facture. Cependant, l’information doit être connue, acceptée voire contractualisée entre les parties.

Au delà, il existe pour certains secteurs d’activité, des conditions et délais de paiement spécifiques. L’article L441-11 du Code de Commerce précise qu’ils peuvent être réduits ou augmentés en fonction du type de marchandises. Par exemple, pour les boissons alcoolisées (passibles des droits de consommation) le paiement doit intervenir dans les 30 jours maximum après la fin du mois de la livraison des marchandises.

Les conséquences des retards de paiement sur votre entreprise

Face à des impayés, quels que soient les montants et leurs nombres, l’entreprise se doit de réagir immédiatement. En effet, les retards de règlement ne sont pas sans conséquences sur les finances de l’entreprise. Sans trésorerie la société ne peut assurer le paiement correct de ses dettes ni couvrir ses besoins d’investissement. Une fragilité qui la met en difficulté et se fait ressentir sur la dynamique de l’équipe.

Aussi, un bon niveau de ressources financières est un indicateur clé à suivre et maitriser car gérer ses impayés assure la bonne santé de l’entreprise. Si les créances ne sont honorées dans les temps, la pérennité de l’entreprise se retrouve vite en jeu.

La bonne attitude à adopter est de trouver les moyens d’être payé, de réduire les délais de paiement ou de les renégocier. En effet, si vous subissez des retards de règlement vous avez près de 25% de chance de plus de faire faillite par rapport à une entreprise qui reçoit son paiement en temps et en heure. Et ce taux augmente si vos clients vous règlent avec plus de 30 jours de retard pour atteindre une probabilité supérieure de 40% (bulletin de la Banque de France, 2020).

Par ailleurs, la conséquence des dettes clients se répercutent vite sur la difficulté de paiement des charges fixes et fournisseurs. En effet, ne pas recevoir les sommes en temps et en heures impactent les achats de vos fournitures. Un cercle vicieux est alors enclenché : si vous ne pouvez pas acheter de matières premières, vous ne pourrez pas fabriquer, vendre vos produits et avoir de futures entrées d’argent.

Comment anticiper les impayés ?

Il existe des bonnes pratiques pour prévenir du risque d’impayés.

1. Renseignez-vous sur la solvabilité des acheteurs avant de conclure une vente. Si ce sont des entreprises, de nombreuses informations gratuites sont disponibles en ligne (INSEE, Infogreffe…).
2. Qualifiez le profil payeur de vos clients dans votre CRM en fonction du risque d’impayé qu’ils représentent.
3. Affichez sur vos factures votre pratique des pénalités de retard et vos modalités de règlement, à savoir : l’échéancier de paiement et le moyen de règlement attendu. Ces modalités sont obligatoires sur vos documents commerciaux. Les pénalités de retard se composent de deux éléments :
   • Une indemnité forfaitaire due en cas de retard de paiement d’une valeur de 40 euros
   • Un taux de pénalité de retard correspond au taux directeur de refinancement de la Banque Centrale Européenne
4. Imposez un acompte à vos clients pour concrétiser l’engagement par un versement immédiat. Ce procédé vous garantit une prise en charge d’une partie de vos dépenses. Ou bien, faites signer un devis accompagné de vos conditions générales de vente qui précisent les conditions de vente et modalités de paiement. Dans des activités de service c’est plutôt une lettre d’intention qu’il vous faudra faire signer pour matérialiser cet engagement.
5. Mettez en place un processus d’alerte en cas de retard de paiement. Automatisez ce procédé sur votre logiciel de gestion et recevez une notification afin de relancer les clients au bon moment.
6. Refusez d’autres commandes du client tant que ses factures échues n’ont pas été réglées

3 conseils pour limiter les factures impayées

Privilégiez les prélèvements

Pour sécuriser votre trésorerie et prévenir des retards, proposez des moyens de paiement automatisés, notamment : prélèvement, virement bancaire, traite ou encore paiement par carte bancaire en ligne.

Ces moyens assurent un règlement rapide pour mieux valoriser votre trésorerie. Ces dispositifs permettent ainsi de réduire et contrôler les délais de règlement. Vous n’êtes plus passif à attendre le règlement client. Vous devenez actif en le programmant et le maitrisant.

Dans l’idée de réduire les délais et de mieux gérer sa trésorerie, vous pouvez proposer des paiements fractionnés, comme 23% des dirigeants interrogés par l’Observatoire des TPE par BVA. Ce mode de règlement, le plus souvent sous forme de prélèvement, bénéficie aux deux parties. Le vendeur est sur d’être payé via l’engagement du client et l’acheteur peut répartir sur une période précise la somme due tout en bénéficiant de la marchandise immédiatement.

Négociez en cas de retard

Contactez rapidement les clients en retard sur lesquels vous n’avez pas la maîtrise des moyens de paiement. En effet, la négociation entre votre débiteur et votre entreprise permettra probablement d’échelonner les règlements. Via un échange immédiat dès le délai dépassé, demandez un règlement comptant sur une partie de la dette et planifiez le solde sur le ou les mois suivants. Cette souplesse vous offre une rentrée d’argent immédiate et autorise une respiration à votre client tout en maintenant la relation de confiance.

Passez par l’affacturage 

Une autre option pour limiter les impayés et renforcer la trésorerie, dans les transactions entre professionnels, est de passer par l’affacturage. Cette technique consiste à transférer à un organisme la créance de votre client. Le factor vous règle directement la facture. Il recouvre ainsi la créance client à sa place et assure ensuite de se faire payer directement par votre acheteur.

Enfin, une autre solution est d’entreprendre une démarche de recouvrement de créance. Pour mettre en place ce procédé, une chaine d’étape documentaires est à préparer.

Quels documents utiliser pour relancer les impayées ?

La gestion des impayés est partie intégrante de la relation client. Une première démarche consiste à mener une conciliation à l’amiable avec des étapes comme :

• Le rappel : un courrier ou mail, adressé au client avant la date d’échéance. L’objectif est de s’assurer la prise en compte du paiement. Cette lettre est à titre indicatif et en prévention pour limiter les oublis de paiements.
• La première relance : comme son nom l’indique, un courrier pour relancer le débiteur après le dépassement de la date butoir. Elle informe le client du constat de l’impayé. C’est à partir de ce moment que des pénalités de retard s’ajoutent au montant de base.
• La deuxième relance : incite le débiteur à payer sous peine de faire appel à une procédure juridique via des mandataires de recouvrement. Cette lettre est considérée comme un avertissement.

Si à la suite de ces relances, vous n’avez enregistré aucun paiement, vous pouvez envoyer d’autres documents plus offensifs pour un recouvrement de créance :

• La mise en demeure : envoyée par courrier recommandé avec accusé de réception, doit contenir des mentions obligatoires et a une valeur juridique. Dans cette lettre vous devez imposer un règlement dans un temps défini sous peine de sanctions.
• L’injonction à payer : un document relevant d’une procédure judiciaire. La décision du juge peut enclencher des saisies de bien ou de sommes d’argent par un huissier.

Comment relancer les impayés avec incwo ?

Un logiciel de facturation est une grande aide dans la gestion et le suivi des impayés. Grâce à incwo, vous pouvez créer des factures, les envoyer à vos clients, suivre vos paiements et automatiser les relances de vos impayés.

1. Éditer des factures

Avec incwo, vous éditez des factures rapidement avec toutes les obligations légales en vigueur. Ensuite, vous pouvez les envoyer par mail à votre client pour réduire le temps d’acheminement du courrier. Ce dernier prend donc connaissance plus rapidement du montant à payer.

2. Anticiper les retards de paiement

Pour anticiper les retards, proposez les moyens de règlement les plus automatiques dont le paiement en ligne. Dans incwo, vous pouvez recevoir le paiement d’une facture en ligne via les solutions de paiements PayPal ou Stripe.

Par la suite, le règlement peut s’effectuer depuis :

• Le lien inclut dans la facture envoyée par mail
• Votre portail incwo.me dont vous transmettez le lien URL à votre client.

Au delà, le suivi de règlement vous offre la possibilité de visualiser l’avancement des paiements client. Pour faciliter cette tâche, le rapprochement bancaire est à privilégier. Vous pouvez connecter votre banque à votre interface pour accéder rapidement à vos relevés bancaires. Cela permet de réagir en amont de la date d’échéance.

Enfin, vous pouvez être alerté en cas de retard de paiement grâce à la date d’échéance déterminée. La saisie d’une date butoir permet de déclencher une notification et d’être alerté en cas de facture non acquittée dans les temps.

3. Relancer les factures impayées

incwo vous permet de relancer en quelques clics vos débiteurs. Simplifiez le processus avec l’app « Relances factures automatiques ».

Pour cela, construisez un programme en une ou plusieurs étapes avec chacune :

• La date de déclenchement
• L’objet du message avec le numéro de la facture
• Le message d’accompagnement

Ce programme peut être manuel ou automatique pour chacune de vos factures à échéance dépassée.

4. Appliquer des pénalités de retard

Par défaut du fait de la certification NF du logiciel, les pénalités de retard sont obligatoires sur les factures. La pénalité forfaitaire de 40 euros est mentionnée par défaut. Le taux directeur de pénalité que vous appliquez est lui à paramétrer. Ainsi le dispositif de pénalités est présent sur chaque facture. En cas d’impayés, calculez le montant des pénalités à facturer à vos clients avec l’app « Calcul automatique des pénalités de retard ». Ce module calcul automatiquement le montant à facturer au client en fonction, du nombre de jours en retard et des taux d’intérêts légaux.

Relancez vos factures impayées

Dans la gestion d’entreprise, améliorer la trésorerie est une des priorités d’un dirigeant. Pour y parvenir, vous pouvez mettre en place de nombreuses actions commerciales comme la prospection client et l’augmentation des ventes. Mais un élément à ne pas négliger est de s’assurer qu’en face de chaque vente figure un paiement, reçu dans les bons délais.

La relance des factures impayées est indéniablement l’action qui permet de sécuriser votre trésorerie. Des solutions sont donc à mettre en place pour anticiper des retards. incwo a tout prévu pour vous donner les moyens de ne pas être fragilisé par des impayés. A vous de jouer !