Comment préparer les salaires ?
Vous souhaitez collecter et transmettre à votre gestionnaire de paie les variables de la rémunération de vos salariés, pour qu’il puisse établir les fiches de paie ? Alors voici comment préparer les salaires !
Pourquoi préparer les salaires ?
incwo propose une aide à la réalisation des fiches de paie grâce au module « Préparation des salaires », situé dans l’onglet « Equipe ».
En effet, la complexité de la gestion des charges salariales et leur évolution permanente contraint, les entreprises sans service RH, à confier la réalisation des bulletins de paie à un expert, pour offrir une plus grande fiabilité dans le traitement de ces données. Dans ce cadre, pour accompagner la création de fiche de salaire, incwo propose une fonction d’aide à la préparation des salaires.
La préparation des salaires, dit aussi fiche navette, permet ainsi de compléter pour chaque collaborateur :
- le salaire fixe
- les primes
- le nombre de tickets restaurant
- la participation au transport
- les jours de congés ou absences
- la prise en charge de la mutuelle
- la date si le salarié est arrivé ou parti dans le mois
- etc.
Ce module est accessible par votre gestionnaire de paie ou comptable qui pourra, chaque mois, récupérer les informations saisies et les convertir en feuille de salaire, qu’il éditera et vous transmettra.
Composer une fiche mensuelle de préparation des salaires
Pour simplifier la gestion de la paie et préparer les salaires pour votre gestionnaire de paie, incwo vous permet de collecter et centraliser variables de la rémunération de vos salariés.
La création d’une fiche de préparation des salaires se déroule en deux étapes :
- Tout d’abord, créez un dossier pour un mois de salaire particulier
- Ensuite, ajoutez une fiche par salarié dans le dossier du mois et indiquez l’ensemble des composantes de la paie pour chacun.
Créer la fiche de mois de salaire
Pour commencer la procédure de préparation des salaires, la première étape est de créer le dossier des salaires du mois.
Ce document de préparation mensuel à vocation de regrouper, ensuite, l’ensemble des fiches de chaque salarié sur la période.
Pour préparer les fiches de salaires d’un mois particulier :
- Rendez-vous tout d’abord dans le menu « Equipe » puis « Préparation des salaires » et enfin : « Nouveau mois de salaire ».
- Renseignez le mois et l’année des salaires à préparer.
- Indiquez le validateur à informer. Il peut s’agir de votre gestionnaire de paie invité sur incwo.
- Confirmez enfin la création en cliquant sur « Enregistrer »
Ajouter les variables de la rémunération de chaque salarié
Pour préparer les salaires concernant chacun de vos salariés, une fois que la fiche du mois est créée : complétez-la.
Ajoutez la liste des collaborateurs.
Il sera alors possible de déterminer, pour chaque salarié, non seulement les montants fixes et variables de la rémunération, mais également les avantages perçus ou encore de préciser les absences.
Pour ajouter la fiche d’un salarié :
- Cliquez, pour commencer, sur le lien « nouveau salaire » ou sur le bouton « +Salaire »
- Renseignez ensuite les éléments relatifs au :
- Collaborateur (début / fin de contrat)
- Montant du salaire fixe et des primes (le cas échéant)
- Congés et absences pris sur le mois
- Avantages prévus dans le contrat de travail (mutuelle, ticket restaurant …)
- Jours de congés et RTT acquis ce mois
- Valider le mois de salaire en cliquant sur « Enregistrer ».
Ajoutez ainsi, sur le même mois, autant de fiche de préparation de salaire que de salariés dans l’entreprise.
Dès que le mois est complet, vous pouvez alors le soumettre au gestionnaire de paie, qui le traitera et le validera.
A noter #1 : Pour préparer la feuille de paie d’un de vos collaborateurs, celui-ci doit impérativement être enregistré dans le registre du personnel.
Pour en savoir plus consultez la documentation : Comment gérer le registre du personnel.
A noter #2 : les absences validées sur la période, s’ajoute automatiquement dans les champs congés, RTT et récupération.
Pour savoir comment saisir des congés et RTT, consultez la documentation dédiée.
Soumettre et valider la fiche de salaires
Une fois le mois de préparation de salaire finalisé, vous pouvez alors le soumettre à votre gestionnaire de paie.
Pour cela, cliquez sur le lien « soumettre » présent sur la fiche de paie.
Le validateur reçoit une notification l’informant de la mise à disposition des fiches de préparation des salaires.
Une fois les bulletins de paie prêts, il pourra les déposer dans l’onglet « fichier »
Vous ou lui pourrez alors « Valider » le traitement des salaires du mois. Cette validation indiquera que la gestion de paie du mois est complétement réalisée.
Astuce : Tous les mois, réaliser la fiche de préparation des salaires se répète.
Alors plutôt que de créer complétement un nouveau mois et d’ajouter chaque salarié : dupliquer le mois précédent et modifier les éléments variables.
Pour cela, rendez-vous dans le menu « Préparation des salaires » Puis « Liste ».
Une fois sur la liste, cliquez sur « Tous ». Sur la ligne du mois précédent, cliquez sur l’icône de duplication (deux feuilles juxtaposées)
Le mois suivant se crée automatiquement, par copie, avec la liste des salariés et leur variable. A vous d’ajuster et de modifier les données !
