Facture proforma : définition, utilité et avantages

Un client vous a demandé une facture proforma et vous ne savez pas vraiment de quoi il s’agit ? Vous vous interrogez sur la raison de cette demande ? Pas de panique ! La confusion autour de ce document est courante.

Dans cet article, nous allons clarifier tout ce que vous devez savoir sur la facture proforma. Nous aborderons sa définition, son utilité et les avantages qu’elle offre. Préparez-vous à découvrir comment ce simple document peut faciliter vos transactions commerciales et apporter de la transparence à vos échanges.

Qu’est-ce qu’une facture proforma ?

Une facture proforma est un document commercial préliminaire fourni par un vendeur à un acheteur potentiel avant la finalisation d’une transaction. La facture proforma est une offre de prix. Elle présente une estimation détaillée des produits ou services à fournir, incluant les prix, quantités, et conditions de vente. La facture proforma n’est pas un document comptable officiel et ne demande pas être payée. Elle sert principalement à informer des coûts et des conditions envisagés pour une transaction future.

Facture Proforma : différences avec une facture classique et un devis

La facture proforma se distingue d’une facture classique et d’un devis sur plusieurs points.

Contrairement à une facture classique, la facture proforma ne possède pas de valeur juridique et ne demande pas de paiement immédiat. Elle est émise avant la livraison des biens ou services pour fournir une estimation détaillée des coûts et des conditions de vente.

Mais alors, quelle différence entre facture préforma et un devis ?
Une facture proforma et un devis partagent des similitudes en ce qu’ils fournissent tous deux une estimation des coûts pour des biens ou services avant la finalisation de la transaction. Cependant, leurs usages et implications diffèrent. Contrairement au devis, la facture proforma ne devient pas un contrat dès lors qu’elle est signée. Elle informe uniquement des modalités d’une vente, notamment financières, sans engager juridiquement les parties.

Pourquoi faire une facture proforma ?

La facture proforma présente plusieurs avantages. Avant tout, elle fournit une estimation détaillée des coûts pour les biens ou services proposés. Elle donne ainsi à l’acheteur l’occasion d’approuver les conditions avant de finaliser la transaction. Étant donné qu’elle n’engage en rien juridiquement, les vendeurs l’intègrent souvent à leurs techniques de vente. Elle est une base flexible pour des discussions commerciales, facilitant les ajustements des termes de l’accord au cours des négociations.

Ce type de document s’avère également utile pour les procédures douanières, car il aide à déterminer les droits de douane et les taxes à appliquer aux marchandises importées.

De plus, la facture proforma est souvent utilisée dans les demandes de crédit, ou d’autres financements, car elle offre une vue précise des termes de l’accord avant la livraison des marchandises.

Comment établir une facture proforma ?

Une facture proforma, comme son nom l’indique, est une « facture pour la forme ». Elle ressemble à une facture classique, à l’exception de son titre, qui doit préciser qu’il s’agit d’une « facture proforma ». Comme elle n’a aucune valeur juridique ou comptable, la loi ne définit pas les éléments à y inclure, ce qui permet au vendeur d’y indiquer ce qu’il souhaite.

Principaux éléments que l’on retrouve généralement dans ce type de document :

• Mention « Facture Proforma » : Indication claire qu’il s’agit d’une facture proforma pour éviter toute confusion avec une facture commerciale définitive.
• Identification de la société émettrice : Raison sociale, adresse, forme juridique, SIREN et N° de TVA intracommunautaire de l’entreprise qui émet la facture.
• Informations du destinataire : Nom, coordonnées complètes et N° de TVA intracommunautaire de l’acheteur.
• Date d’émission : La date de création de la facture proforma.
• Description détaillée des biens ou services : Liste détaillée des produits ou services proposés, incluant les quantités, descriptions précises et références éventuelles.
• Prix unitaire et total : Coût unitaire de chaque produit ou service, ainsi que le montant total.
• Conditions de vente et de livraison : Modalités de paiement, délais de livraison et toutes autres conditions commerciales pertinentes.

Quelle numérotation pour la facturation de type proforma ?

Les factures proforma ne rentrant pas dans la comptabilité de l’entreprise, leur numérotation n’est pas obligatoire. Néanmoins, si vous souhaitez les numéroter, cette numérotation doit être différente de celle des factures légales. Pour assurer cette distinction, il vous faut donc adopter un système de numérotation spécifique aux factures proforma.

Utiliser incwo pour vos factures proforma

Un outil de facturation vous permet non seulement d’éviter les erreurs, mais surtout de gagner du temps en automatisant les tâches chronophages. Pour faciliter la création de vos factures proforma, un logiciel comme incwo est un atout. Il permet de générer rapidement des factures proforma en quelques clics tout en assurant que toutes les informations importantes sont présentes. : description des produits ou services, quantités, prix, conditions de vente etc.

En outre, grâce à la numérotation automatique, vos factures proforma sont facilement distinguables de vos factures légales, ce qui simplifie grandement l’organisation et le suivi de vos documents. Vous pouvez également, en un seul clic, transformer une facture proforma en facture définitive, ce qui permet d’intégrer vos transactions en comptabilité sans effort supplémentaire.

Pour plus de détails, consultez la page dédiée ‘Comment créer une facture proforma ?‘ dans notre centre d’aide.

Mais incwo ne s’arrête pas là : il vous accompagne dans la gestion globale de votre entreprise, en facilitant non seulement la facturation proforma, mais aussi tout le processus administratif, du suivi commercial à la gestion des stocks. Vous disposez ainsi d’une solution tout-en-un pour une gestion simplifiée et performante de votre activité.