Inscription à la Plateforme Agréée EsaLink (Hubtimize) depuis incwo : le guide pas à pas

Chez incwo, nous avons tout préparé pour que votre mise en conformité soit la plus simple possible. Aujourd’hui, il est temps de réaliser votre inscription à la Plateforme Agréée EsaLink. Comment choisir votre PA et ce, directement depuis votre logiciel incwo ?

On vous explique tout !

Pourquoi opter pour la PA EsaLink (Hubtimize) ?

EsaLink est un spécialiste de l’EDI et de la dématérialisation depuis plus de 10 ans, immatriculée officiellement comme Plateforme Agréée par la DGFiP en décembre 2025. Sa PA s’appelle Hubtimize e-Invoicing.

C’est le choix privilégié pour les entreprises qui ont des volumes importants de factures, des flux complexes, ou qui évoluent dans des secteurs nécessitant une forte interopérabilité (industrie, logistique, supply chain, grande distribution…). Hubtimize est également certifié ISO 27001, SecNumCloud, GS1 et connecté au réseau Peppol pour les échanges internationaux.

En choisissant la PA EsaLink depuis incwo, vous bénéficiez d’une intégration 100% automatisée avec incwo : émission et réception des factures sont ainsi gérées sans intervention manuelle de votre part, sans rien changer à vos processus habituels.

Ce qu’il faut préparer avant de commencer votre inscription à la PA

Lors de l’inscription à la Plateforme Agréée EsaLink, le process inclut une étape de mandat d’activation de service. Une obligation réglementaire qui permet de vérifier l’identité de votre entreprise et de son représentant légal.

Commencez donc par préparez ces documents avant de démarrer :

• Un KBIS de moins de 3 mois
• Une pièce d’identité en cours de validité du représentant légal (carte d’identité ou passeport)
• L’email professionnel du signataire
• Votre numéro de TVA intracommunautaire

Bon à savoir : incwo pré-remplit automatiquement la majorité des informations (raison sociale, SIREN/SIRET, adresse, TVA intra…). Vérifiez-les dans Réglage > Identité de l’entreprise avant de démarrer l’inscription.

Le process d’inscription à la PA, étape par étape

Étape 1 — Accédez au module de désignation PA

Tout d’abord, dans votre interface incwo, rendez-vous dans le menu Factures > Facturation Électronique. Vous verrez apparaître les deux PA partenaires. Cliquez sur “Je choisis EsaLink”.

Étape 2 — Vérifiez et soumettez le formulaire

Ensuite, le formulaire d’inscription s’affiche avec vos données pré-remplies : raison sociale, SIREN/SIRET, TVA intracommunautaire, adresse, langue.

Portez une attention particulière à l’Email de contact. Par défaut, l’email repris est celui de la personne qui déclenche l’inscription. Si cette personne n’est pas habilitée à engager contractuellement l’entreprise, renseignez l’email du signataire habilité. C’est lui qui recevra le mandat d’activation à signer.

Au delà, point important : désignez si vous souhaitez

• émettre vos factures
• émettre et recevoir vos facture

Le choix de la réception autorise alors à EsaLink de vous inscrire à l’annuaire.

Enfin, indiquez aussi si vous souhaitez participer à la phase Pilote. En cochant l’option : les fonctions de transmission et de réception des factures sont activées sous 10 jours. A défaut, l’activation des fonctions de dépôt et réception des factures sera ouverte sur votre application au 01/09/2026. À noter que toutefois, l’admission à la phase pilote n’est pas garantie. La décision finale revient à la DGFiP.

Vérifiez donc chaque champ attentivement, puis cliquez sur “Soumettre l’inscription”.

Étape 3 — Recevez et signez votre mandat d’activation

Après soumission, vous recevez alors un email de DocuSign contenant un document à signer. C’est le mandat d’activation de service.

Ce document comporte deux sections à compléter et vérifier :

Section 1 — Informations sur votre entreprise Dénomination sociale, nom commercial, SIREN, TVA intracommunautaire, adresse du siège, forme juridique.

Section 2 — Informations sur le représentant légal Prénom, nom, date et lieu de naissance, fonction, email professionnel.

Joignez ainsi dans chaque partie dédiée les pièces justificatives demandées :

• Le KBIS de moins de 3 mois pour l’entreprise
• Un justificatif d’identité pour le représentant légal (France Identité ou équivalent)
• Une délégation de signature si le signataire n’est pas le représentant légal

Une fois complété et signé, le mandat est transmis automatiquement à EsaLink pour instruction et signature de leur part.

Étape 4 — Suivez l’avancement depuis incwo

De retour dans incwo, votre tableau de bord Facturation électronique affiche le statut de votre dossier en temps réel. Dès la soumission, il passe ensuite en “En cours d’instruction”. Vous n’avez alors plus qu’à attendre la validation par EsaLink.

Une fois votre dossier validé, vous êtes officiellement inscrit à l’annuaire de la DGFiP et prêt à émettre et recevoir des factures électroniques. Notez que l’activation n’est pas immédiate. Le délais d’activation est de 11 jours. Il n’y a que passer ce délais permettant d’instruire la demande et d’assurer l’inscription à l’annuaire que vous pourrez recevoir ou adresser vos premières factures.

Ce que ça change sur incwo suite à l’inscription à la PA EsaLink

Émission de factures (e-invoicing B2B France)

Un bloc EsaLink apparaît directement sur chaque fiche facture. Un clic sur “Transmettre” envoie votre facture au format Factur-X via Hubtimize, qui la contrôle, la relaie à la DGFIP et à la PA de votre client. Les statuts se mettent à jour en temps réel.

Réception de factures fournisseurs (e-invoicing entrant)

Un nouveau menu “Factures électroniques” apparaît dans vos achats. Les factures de vos fournisseurs arrivent directement dans incwo avec toutes leurs données structurées : lignes produits, conditions de paiement, totaux, fichier joint si disponible. Vous pouvez les approuver ou refuser en un clic.

Lancez votre inscription à la PA EsaLink

Il n’y a plus qu’à vous inscrire à la Plateforme Agréée EsaLink. Alors, munissez-vous de votre KBIS et d’une pièce d’identité, connectez-vous à incwo et rendez-vous dans Factures > Facturation électronique pour désigner EsaLink comme votre PA dès aujourd’hui.

Retrouvez ici le guide de l’inscription à la Plateforme Agréée EsaLink depuis incwo