Dans le cadre de missions professionnelles, vous ou vos collaborateurs pouvez engager des frais pour le compte de votre entreprise. Lors d’événements professionnels, il arrive fréquemment que l’on doive faire face à des dépenses exceptionnelles telles que des frais d’hébergement, de transport ou autres. Dans ce cas, l’entreprise doit rembourser les frais avancés.
Cette situation représente une charge administrative supplémentaire non-négligeable. En effet, dès lors que plusieurs collaborateurs sont concernés, la gestion des notes de frais peut s’avérer chronophage. Heureusement, il existe des solutions simples à mettre en place pour gérer au mieux les dépenses de vos équipes. L’utilisation d’un logiciel de gestion des frais professionnels vous permet ainsi qu’à vos salariés de gagner du temps au quotidien.
Qu’est-ce qu’une note de frais ?
Une note de frais est un récapitulatif des dépenses engagées avec des moyens de paiement personnels, dans le cadre d’une activité professionnelle. Tout collaborateur de l’entreprise qu’il s’agisse d’un salarié ou d’un dirigeant peut établir une note de frais. Il est de la responsabilité de la société de rembourser cette dernière.
Elle concerne le plus souvent des frais de restauration, d’hébergement et de transport. Mais il peut également s’agir de frais liés à une mission ou à une intervention nécessitant l’achat de matériel ou de fourniture.
Afin de prévenir les abus, la loi encadre les notes de frais. Pour être remboursés et exonérés de charges sociales, les frais professionnels doivent :
- Correspondre à des dépenses réalisées dans l’intérêt de l’entreprise
- Être proportionnés et raisonnables
- Être appuyés par des justificatifs pour prouver leur existence
Pourquoi digitaliser la gestion des notes de frais ?
La digitalisation des notes de frais présente de nombreux avantages tant pour les salariés que pour l’employeur :
- Simplification des process : Les salariés peuvent saisir leurs dépenses au fur à mesure, même en déplacement.
- Gain de temps : De la saisie à la validation en passant pas le contrôle des pièces justificatives, l’ensemble du processus est optimisé pour gagner du temps.
- Zéro papier : Fini les feuilles volantes. Toutes les données et justificatifs de dépense se retrouvent dématérialisés et archivés en un point unique.
Comment gérer les notes de frais dans incwo ?
Le logiciel incwo, intègre en standard la fonction « Gérez vos notes de frais ». Elle permet de gérer simplement les dépenses et leur validation.
- En tant que membre du personnel, vous pouvez saisir facilement vos dépenses professionnelles. Vous avez la possibilité de les enregistrer au fur et à mesure ou en fin de mois.
- En tant que chargé de validation, vous bénéficiez d’un suivi et d’un processus d’approbation. Dans un premier temps, vous recevez une notification vous invitant à valider une nouvelle note de frais. Par la suite, vous pouvez contrôler la saisie accompagnée de ses justificatifs pour approuver ou refuser la note.
Enregistrez rapidement vos notes de frais en utilisant l’OCR
La reconnaissance automatique permet en effet de convertir automatiquement les informations présentes sur les tickets de caisse, factures ou reçus en texte éditable. incwo propose deux méthodes pratiques pour bénéficier de cette fonctionnalité.
- La première consiste à utiliser la inbox Frais, où vous pouvez soumettre vos documents.
- La seconde option, est de faire un simple drag and drop des fichiers depuis votre page de frais directement dans l’interface d’incwo.
Dans les 2 cas, les fichiers réceptionnés dans incwo seront traités automatiquement par l’OCR.
Après validation et remboursement de la note de frais, il est possible de la convertir en achat de l’entreprise en un simple clic.
L’application permet également de gérer les avances de frais. Il est aussi envisageable de rattacher des frais à une affaire ou un projet. Ainsi, vous pouvez visualiser et analyser les dépenses générées par l’affaire ou le projet concerné.
Retrouvez plus d’informations sur la création et le suivi des notes de frais dans la FAQ dédiée : Comment saisir des notes de frais ?
L’activation de l’app « Refacturation des notes de frais », permet quant à elle, de facturer de façon automatique les frais avancés à titre personnel dans le cadre d’une mission ou d’une intervention chez un client.
incwo, un logiciel de gestion complet
Saisie des notes de frais en quelques clics avec justificatifs dématérialisés, refacturation des notes de frais… incwo offre une multitude de fonctionnalités qui facilite la gestion quotidienne d’une petite entreprise.
