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Comment insérer un fichier dans incwo ?

Vous avez besoin d’ajouter des fichiers sur un objet incwo pour l’archiver, le conserver ? Voici comment insérer un fichier dans incwo !

Le logiciel vous permet à la fois 

  • d’attacher des documents  sur chaque objet
  • de déposer des documents  dans un système de GED

Ajouter un fichier sur un objet (devis, contacts, produits etc.)

Sur incwo vous pouvez attacher des documents (word, excel, pdf, ppt, etc.) et images (png, jpeg, ai, psd, etc.), sur chaque objet de votre application. Il peut s’agir de :  contacts, affaires, devis, factures, bons de commandes, bons de livraisons, produits du catalogue, etc.

Pour télécharger un fichier, sur un objet :

  • Rendez vous sur l’objet sur lequel vous souhaitez ajouter votre ou vos fichiers.
  • Cliquez sur l’onglet « Fichiers ».
  • Insérez vos fichiers

 

Le dépôt de fichier sur cet espace peut se réaliser de plusieurs manières : 

  • Par Drag & Drop : dans la zone « Déposer un fichier ici ». Pour cela, prenez votre fichier sur votre explorateur ou finder et déposez-le dans la zone en pointillé  de téléchargement. Le fichier se charge instantanément sur votre espace.
  • Par Téléchargement : En cliquant sur « Ajouter des fichiers ».  Une nouvelle fenêtre s’affiche, pour télécharger vos fichiers. Une fois vos fichiers téléchargés, fermez la fenêtre en cliquant sur la croix en haut à droite de la page. La page se recharge et vous pouvez consulter vos documents.
  • Par Mobile  : Ajoutez l’app sur votre mobile pour permettre le dépôt de contenu dans incwo via votre smartphone. Une fois configuré, scannez depuis votre mobile et déposez vos fichiers sur incwo.
  • Par URL : Cliquez sur « URL » et ajoutez l’url de la page qui contient votre document. La copie du fichier est alors déposée sur l’application. Elle se télécharge et s’affiche ensuite automatiquement dans l’onglet fichier.
 
Déposer un fichier sur un objet

Déposer un document depuis la liste des fichiers.

Pour ajouter et gérer des fichiers, incwo dispose d’un système de GED (Gestion Documentaire).

Grâce au menu « Fichiers » situé dans l’onglet « Documents » , déposez des documents sur incwo, pour les archiver ou les partager avec vos collaborateurs. 

Chaque fichier peut-être « en dépôt libre », ou bien attaché à un objet (par exemple une note, un contact, un contrat, etc.).

Ainsi pour déposer de nouveaux fichiers, rendez-vous directement dans l’onglet « Documents », puis sur le menu « Fichiers » et « Liste »,

Cliquez sur le bouton « + ajouter un Fichier ».

Une page intermédiaire s’affiche sur laquelle vous pouvez télécharger votre fichier. Le dépôt se fait selon le même principe que l’ajout de fichier sur un objet. : 

  • Par Drag&Drop
  • Par Téléchargement
  • Par mobile
  • Par URL

 

Par ce biais, vous pouvez ajouter des fichiers liés à des objets ou non, Dans le cas où le fichier est à lier à un objet, il faut rechercher l’objet à associer, par son nom ou sa référence.

Il est également possible d’ajouter un commentaire sur le fichier déposé.

télécharger un fichier

A noter #1 : Si vous souhaitez ajouter des fichiers et documents pour les transmettre ensuite vos clients lors de l’envoi de devis ou facture, c’est possible !

Consultez la documentation suivante : comment envoyer des fichiers avec les devis et factures ?

A noter #2 : Pour retrouver rapidement vos fichiers, le logiciel permet de les classer grâce à l’app « Classement des fichiers ».

Après installation de l’app, créez vos classements : 

  • RH
  • Documentation produit
  • Client – Mandat SEPA
  • Admin
  • ….

Lorsque vous insérez un fichier, le logiciel propose alors un champ « Classement » sur lequel vous sélectionnez la catégorie créée précédemment. 

Dans la liste des fichiers, retrouvez alors rapidement tous les fichiers d’une catégorie en particulier. 

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