Facture électronique rejetée vs refusée : quelle différence et que faire ?
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Vous venez de recevoir une notification : votre facture électronique n’est pas passée. La facture est Rejetée ? Refusée ? Ces deux mots semblent proches, mais ils ne signifient pas du tout la même chose, et surtout, ils n’appellent pas la même réaction de votre part.
Bonne nouvelle : dans les deux cas, la situation se règle. Voici comment.
Facture électronique rejetée : un problème technique, pas commercial
Le statut “Rejetée” est déclenché automatiquement par la Plateforme Agréée de votre client. Il signifie que la facture n’a pas passé les contrôles techniques à l’entrée. Ainsi soit le format est non conforme, soit il y a une incohérence entre les montants HT, TVA et TTC, soit les données obligatoires sont manquantes (SIREN, numéro unique, date…). Avec incwo, sur cette dimension les risques sont limités, vu que nous opérons des contrôle au moment de la production de la facture.
Mais, dans ce cas de rejet, votre client n’a pas encore vu la facture. Elle n’a pas atterri dans son système. C’est la Plateforme Agréée qui l’a bloquée avant même de la lui transmettre.
Ce que vous devez faire :
- Identifiez l’erreur signalée (incwo vous remonte le motif)
- Corrigez la facture dans incwo : pour cela émettre un avoir pour annuler la facture d’origne et en refaire une nouvelle.
- Déposez la nouvelle facture, le cycle de facturation repart de zéro
À retenir : une facture rejetée n’a aucune valeur juridique. Elle n’existe pas encore aux yeux de votre client ni de l’administration fiscale.
Facture refusée : un désaccord commercial
Le statut “Refusée” est très différent. C’est votre client qui a pris la décision, manuellement, de ne pas accepter la facture. Ici, la Plateforme Agréée l’avait bien transmise, et votre client l’a bien reçue. Mais ce dernier a choisi de la refuser, pour une raison qu’il doit obligatoirement préciser : erreur de destinataire, montant contesté, prestation non conforme à ce qui avait été convenu…
Un point important : lorsque votre client refuse une facture, il ne peut pas le faire sans justification. La réforme impose qu’un motif de refus soit obligatoirement renseigné et transmis automatiquement via les Plateformes Agréées. Vous recevez donc non seulement la notification de refus, mais aussi la raison précise. Vous savez ainsi exactement sur quoi agir.
Ce que vous devez faire :
- Lisez attentivement le motif de refus transmis automatiquement et visible dans incwo
- Contactez votre client pour clarifier le désaccord si nécessaire
- Selon le cas : émettez une facture corrigée, un avoir, ou défendez votre position
À retenir : une facture refusée a bien existé dans le circuit. Elle est tracée, horodatée, et peut servir de preuve en cas de litige.
Schéma facture électronique rejetée vs refusée
Rejetée, refusée : dans les deux cas, vous avez les cartes en main
Facture électronique rejetée vs refusée sont bien deux sujets et deux traitement différents. Et, rejetée ou refusée, une facture qui ne passe pas n’est jamais une fatalité. Avec incwo, vous êtes alerté immédiatement et vous avez toutes les informations pour agir vite.
Et si votre client refuse ? Il devra s’en expliquer. Ce motif vous est transmis automatiquement, c’est une protection concrète pour vous en cas de litige.
L’essentiel : ne pas laisser traîner, car une facture non réglée, c’est de la trésorerie en attente.
Pour en savoir plus sur la facturation électronique intégrée dans incwo, contactez nos équipes
