Comment relancer une facture électronique non prise en compte par un client ?

L’anticipation de la réforme passe aussi par la compréhension de process de la facturation électronique. Alors, imaginons septembre 2026 ou 2027 ! Vous avez envoyé votre facture, elle est bien passée dans le circuit électronique… mais côté client, rien ne bouge. Pas d’accusé de traitement, pas de paiement en vue. Que se passe-t-il vraiment, et comment relancer efficacement sans froisser la relation commerciale ?

Avec la réforme de la facturation électronique, vous disposez d’outils bien plus précis qu’avant pour savoir exactement où en est votre facture.

Première étape : vérifiez les statuts dans incwo

Comme vu précédemment, les factures électroniques ont désormais un cycle de vie. Alors, avant de relancer une facture électronique, consultez le statut de votre facture dans incwo. Chaque statut vous donne une information précise sur ce qui se passe côté client :

• Déposée : la facture est sur votre PA, mais pas encore transmise. Patientez.
• Mise à disposition : votre client peut la consulter, mais ne l’a pas encore traitée.
• Prise en charge : elle est dans son circuit de validation interne. C’est bon signe, il faut laisser le processus suivre son cours.
• Approuvée : votre client a validé la facture. Le paiement devrait suivre.
• Paiement transmis : l’ordre de paiement est émis. L’encaissement est imminent.

Si la facture est restée en “Mise à disposition” depuis plusieurs jours sans évoluer, il est temps d’agir.

Deuxième étape : relancez le client

Une relance efficace d’une facture électronique n’est pas une relance agressive. c’est une relance courtoise pour comprendre la situation. Car en effet, il n’est pas évident que la contrainte vienne du client et qu’il en soit conscient.

Alors voici comment procéder :

• J+7 après la date d’échéance : un rappel courtois par email ou téléphone, en mentionnant le numéro de facture et la date d’émission. Précisez que la facture est bien dans le système et demandez confirmation qu’elle est bien en cours de traitement.
• J+15 : si toujours aucune réponse, envoyez une relance plus formelle avec la date d’échéance dépassée et les éventuelles pénalités de retard prévues dans vos CGV.
• J+30 : mise en demeure par courrier recommandé si nécessaire. À ce stade, l’historique horodaté disponible dans incwo (statuts, dates de transmission, accusés de réception) constitue une preuve solide de bonne foi de votre part.

Troisième étape : distinguez “pas traitée” et “problème technique”

Il arrive qu’une facture soit bloquée sans que votre client en soit conscient. Vérifiez avec lui :

• Est-il bien raccordé à une Plateforme Agréée ?
• Sa PA est-elle correctement paramétrée pour recevoir vos factures ?
• A-t-il bien désigné sa PA dans l’annuaire officiel ?
• Si il vous a bien communiqué l’identifiant de routage

Si ce n’est pas encore le cas, la facture a peut-être transité par un circuit alternatif ou s’est perdue. Dans ce cas, un envoi complémentaire en PDF par email (en attendant la conformité totale de votre client) peut s’avérer nécessaire à titre transitoire. Ce PDF sera alors obligatoire un duplicata de l’origine. L’original ne pouvant être transmis que via la Plateforme Agréée.

Ce que change la réforme pour la relance d’une facture électronique

Avant la réforme, une relance reposait sur votre parole contre celle de votre client. Désormais, chaque étape du parcours de la facture est tracée et horodatée. Vous savez exactement quand la facture a été déposée, quand elle a été mise à disposition, et si elle a été traitée ou non. C’est un avantage considérable en cas de litige ou de procédure de recouvrement.

Une facture non traitée sera donc désormais souvent un oubli ou un problème technique facilement résolu. Avec incwo et la traçabilité offerte par les statuts de la réforme de la facturation électronique, vous avez désormais tous les outils pour relancer avec précision, au bon moment et avec les bons arguments.

Découvrez comment incwo vous aide à suivre vos factures en temps réel : contactez-nous !