Pourquoi et comment émettre une facture acquittée ?
Dans cet article
Les factures acquittées sont comme des trophées pour vos finances ! Elles prouvent d’un côté que vous avez réglé vos dettes fournisseurs pour vos achats de biens ou de services. Et, d’un autre, elles attestent que vos clients ont bien payé toutes leurs échéances de facturation. Ainsi, elles apportent une tranquillité d’esprit en confirmant que chaque facture émise est bien payée. Pour les entreprises, gérer les factures acquittées avec soin, c’est s’assurer un bon niveau de trésorerie. Alors pourquoi et comment émettre une facture acquittée ?
Découvrez ce qu’est une facture acquittée, son importance pour votre entreprise, et comment en créer une facilement.
Qu’est-ce qu’une facture acquittée ?
Vous vous demandez peut-être ce qui différencie une facture d’une facture acquittée ? C’est une version d’une facture qui mentionne que celle-ci est une facture payée !
Une facture acquittée est un document officiel, au même titre qu’une facture. Cependant, ce n’est pas une version obligatoire de la facture client. Ce qui les différencie est que, les factures acquittées confirment que le vendeur de biens ou le prestataire de services a été totalement payé par le client. Tout simplement, une facture avec la mention « acquittée » prouve que les engagements financiers ont bien été respectés par les parties. Ainsi, le client n’a plus d’obligations de paiement liées à cette vente.
Pour qu’une facture soit dite payée totalement, la mention « acquittée » doit être clairement visible sur celle-ci.
A noter que pour établir une facture dite acquittée, il n’y a aucunement besoin de créer une nouvelle facture. Il s’agit d’une version, d’un duplicata, de la facture d’origine qui mentionne que celle-ci est entièrement payée.
Qui émet une facture acquittée ?
Une facture avec la mention » acquittée » peut être émise par le fournisseur, mais également par le client ou à sa demande.
Comment ?
- Pour le fournisseur : il émettra une version de la facture de vente comportant la mention « acquittée » lorsqu’il aura reçu le paiement de son client.
- Pour le client : il apposera la mention « acquittée » sur sa facture pour justifier son règlement. Le client prouve ainsi qu’il a réglé la totalité de la facture. Ensuite, il peut envoyer au fournisseur la facture comportant la mention « acquittée » pour confirmer le paiement. Cependant, il devra y inclure une copie du justificatif de paiement, tel qu’un relevé de compte bancaire où le montant du débit doit être clairement visible. Cela peut aussi être un justificatif de virement ou bien le numéro et la copie d’un chèque.
Par ailleurs, le client peut tout simplement demander à son fournisseur de lui transmettre une facture acquittée.
Pourquoi demander une preuve de facture payée ?
La facture acquittée n’a aucun caractère obligatoire, mais alors quelle est son utilité ?
Si la facture acquittée sert principalement de preuve de paiement, il n’en demeure pas moins qu’elle a d’autres rôles bien précieux. Notamment :
- En cas de litige, la facture acquittée est un justificatif admissible par le tribunal (conformément à l’article 1353 du Code civil).
- Dans le cadre de l’obtention de subventions ou de prises en charge par des organismes de formation, elle est une preuve de dépense réalisée par votre entreprise qui est requise.
- Lors de la demande de remboursement de frais professionnels, les entreprises peuvent exiger une facture acquittée. Notamment pour s’assurer que l’achat a bien été effectué et payé.
- Dans le traitement comptable clients ou fournisseurs, la mention permet de différencier clairement les factures réglées de celles en attente de paiement.
À noter
Les factures acquittées sont soumises aux mêmes règles que les autres factures. La durée de conservation des factures, qu’elles soient acquittées ou non, est de 10 ans. Elles peuvent être archivées électroniquement, à condition de garantir leur authenticité, l’intégrité du contenu et la lisibilité dans le temps.
En cas de contrôle, l’absence de documents justificatifs peut entraîner des sanctions, telles que des redressements d’impôts ou de TVA. Les autorités fiscales peuvent recalculer les montants dus et appliquer des pénalités ainsi que des intérêts en l’absence de preuves appropriées pour les transactions déclarées.
Les mentions spécifiques d’une facture acquittée
La facture acquittée est avant tout une facture standard ! Elle doit contenir les mentions obligatoires de la facture, auxquelles vont s’ajouter de nouvelles informations.
Ces éléments d’information venant prouver que la facture a été réglée par le client, sont :
- La mention « Acquittée »
- La date et le mode de règlement du client, avec une ligne d’information pour chaque paiement effectué
- Les références du paiement, si besoin
Ainsi, que le client paie par virement, chèque, carte bancaire ou espèces, pour chacun des règlements qu’il effectue, une facture soldée peut être émise. Une fois que la facture est totalement payée, vous pouvez imprimer une version PDF de sa facture sur laquelle sera apposée la mention « Facture Acquittée ».
Comment faire une facture acquittée dans incwo ?
Votre client vient de régler la totalité de la somme due. La facture est donc maintenant intégralement soldée. Vous souhaitez, dès a présent, émettre une facture acquittée pour lui transmettre via votre logiciel incwo ?
Pour ce faire, il suffit de générer un nouvel exemplaire du PDF de votre facture initiale. Eh oui, vous ne pouvez pas directement modifier la version PDF de la facture originale.
Rappel
incwo est certifié NF 203. A ce titre la facture originale transmise au client ne peut en aucun cas faire l’objet d’une modification. Le suivi de toute version suivante transmise au client, est donc un duplicata. La nouvelle facture PDF mentionne le numéro de ce duplicata émis, permettant de tracer toutes les versions transmises au client. Chaque version émise et chaque duplicata du PDF généré sont enregistrés de manière traçable dans le logiciel. Ils sont conservés dans les fichiers de la pièce et les archives des impressions.
Il faut donc produire une nouvelle version du PDF en éditant un « duplicata ». Le duplicata est une nouvelle version de la facture d’origine qui permet d’inclure l’état de paiement, et d’éditer ainsi la facture de solde.
Ainsi, si vous avez déjà envoyé l’original de la facture PDF à votre client, vous devrez en générer un nouvel exemplaire. Le duplicata du PDF permettra de voir, pour une facture payée :
- La liste des paiements
- Les montants et les dates de chaque paiement
- La mention « facture acquittée » lorsque la facture est intégralement payée. A défaut, sera indiqué le solde restent à payer
Pour en savoir plus, consultez le centre d’aide : Comment faire une facture acquittée ?
La facture payée, un gage de bonnes relations client-fournisseur
Plus qu’un simple outil de traçabilité des paiements, la facture acquittée s’inscrit dans les dispositifs de réduction des risques de litiges entre client et fournisseur. Ainsi en fournissant une preuve du règlement de la facture, elle vient clôturer le parcours de vente et, à ce titre, est vecteur de confiance dans les relations commerciales. Alors, ne vous passez plus de démontrer le paiement de vos factures et imprimez vos factures réglées pour les transmettre à vos clients.
