La facturation est un processus qui nécessite beaucoup de temps et d’efforts. En outre, plus vous augmentez votre chiffre d’affaires, plus cette tâche prend de l’ampleur. Vous voulez continuer à croître, mais vous souhaitez réduire votre temps dédié à la facturation ? Alors, si vous envoyez les mêmes factures chaque mois, optez pour la facturation récurrente. Non seulement votre processus de facturation sera accéléré mais vous estimerez mieux votre chiffre d’affaires à venir.
Rappel
La facture est un document obligatoire encadré par l’article 289 du Code Général des Impôts. Une facture a un rôle évidemment commerciale ainsi qu’une valeur juridique, comptable et fiscale. C’est aussi la garantie d’un paiement à venir, ce qui signifie une rentrée d’argent pour l’entreprise. Une facture doit comporter des mentions obligatoires.
Elle peut être générée à plusieurs moments de l’échange de biens ou de services :
- Au terme de la vente
- A chaque étape de livraison des marchandises
- De façon récurrente (hebdomadaire, mensuelle, trimestrielle…)
De plus en plus d’entreprises exploitent la facturation récurrente comme modèle économique. Adaptée à la vente à usage répété des biens et services, l’automatisation de cette facturation est une des clés de la performance de gestion des entreprises.
La facturation récurrente
Qu’est-ce qu’une facture récurrente ?
On considère comme facture récurrente toute facture établie au même client pour des achats identiques et réguliers sur une période spécifique. Ainsi, la souscription d’un contrat (location, prestation de services, entretiens, maintenance), de forfaits, de box ou de ventes cycliques, c’est-à-dire lorsqu’un client se voit livrer la même quantité de marchandises périodiquement, peuvent donner lieu à une facturation récurrente.
Pourquoi gérer ses factures récurrentes avec un logiciel de facturation ?
Automatiser la création des factures est un atout pour une TPE. Et utiliser un logiciel ERP pour sa facturation récurrente apporte :
- Un gain de temps au quotidien : génération automatique des factures dans le logiciel
- Une réduction des erreurs de données sur les factures : reprise systématique des données ce qui évite les erreurs et oublis
- Une vision plus claire sur la trésorerie : la connaissance anticipée des rentrées d’argent donne à l’entreprise une meilleure visibilité de sa capacité financière.
Comment faire avec incwo ?
Pour programmer la récurrence d’une facture en quelques clics, tout d’abord, créez une facture à établir complète. Tous les produits concernés par la vente répétée doivent y figurer. Ensuite, programmez la répétition de cette facture. Pour cela :
- Cliquez sur « Modifier »
- Cochez « oui » dans le champ « Récurrence »
- Sélectionnez la période de la récurrence
- Réglez l’intervalle
- Cliquez sur « Enregistrer » pour valider
Une fois la facture validée, le logiciel établit l’ensemble des factures prévisionnelles selon la récurrence déterminée. Une fois la génération de toutes les factures terminée, vous recevez une notification.
Le + incwo : à l’approche de l’échéance prévue, incwo envoie une alerte pour vous rappeler de valider définitivement la facture et de l’envoyer au client.
La génération automatique des factures récurrentes peut tenir compte de l’évolution des tarifs. Ainsi, l’augmentation ou la baisse de prix est automatiquement appliquée à toutes les factures suivantes si vous le souhaitez.
Pour savoir comment ajouter une facture récurrente dans le logiciel incwo, consultez l’article dédié dans notre centre d’aide : Comment ajouter des factures récurrentes.
La facturation des abonnements : un type de facturation récurrente
Qu’est qu’un abonnement ?
L’abonnement est une formule de vente de plus en plus courante pour les biens comme pour les services. Que ce soit pour les pratiques sportives (salle de sport, atelier éveil…), la mode (beauté, textile…), l’alimentation (paniers repas, recettes…) et les services (à domicile, aux entreprises…), les entreprises proposent de plus en plus un système d’abonnement.
Proposer des produits avec abonnement pour une TPE c’est :
- Prévoir toutes les factures à venir en relation avec la durée et les données du contrat
- Avoir une vision sur la trésorerie à venir sur toute la durée du contrat
- Être sur que les produits vont être vendus donc limiter les pertes
- Avoir une meilleure vue prévisionnelle des ventes
La facturation des abonnements
Dans incwo, la facturation récurrente et la facturation des abonnements ont en commun :
- La génération automatique des factures prévues sur une période
- Un mail d’alerte à échéance de la facture à émettre
- L’Intégration dans un prévisionnel de trésorerie pour permettre à l’entreprise de suivre ses flux financiers entrant à venir
Mais contrairement à la facturation récurrente, aucune variation de prix n’est possible lors de la facturation d’un abonnement. Les prix fixes de l’abonnement sont maintenus sur toute les factures prévues pour le client. En outre, un abonnement implique systématiquement la création d’un contrat associé à un produit avec abonnement.
Afin de bien gérer les abonnements, leur facturation et leur paiement incwo a développé plusieurs apps :
- « Gestion des abonnements » : pour gérer simplement vos abonnements, vos mensualités et votre facturation.
- « Facturation des contrats » : pour transformer en un clic les contrats clients en factures.
- « Prélèvement SEPA » : pour paramétrer vos prélèvements client de façon à générer le fichier de prélèvements SEPA à transmettre à votre banque.
Facilitez-vous la tâche avec incwo
La facturation récurrente n’a jamais été aussi simple d’emploi avec incwo ! Alors, si vous vendez des forfaits et abonnements, n’attendez plus pour gagner en visibilité sur votre trésorerie et assurer des revenus fixes et réguliers. Automatisez dès aujourd’hui votre facturation pour optimiser votre efficacité au quotidien.
