Transformer vos devis en factures pour gagner en productivité

Avec la fin du papier et du traitement des données et documents via Word ou Excel, chaque action de gestion se transforme en un véritable gain de productivité pour l’entreprise.

Dans l’ordre commercial vient, en premier lieu, le devis. Il reflète l’offre en terme de produits, quantités et prix proposés, et reprend les conditions de vente et de paiement. C’est un outil de négociation qui une fois validé par le client, déclenchera l’exécution de la prestation ou la livraison de marchandises, et donc la facturation.

L’accord du client sur un devis fait alors de ce document commercial, le support de référence pour facturer.

La facturation, une obligation pour les entreprises

Pour commencer, un rappel utile ! La facturation est encadrée par le code général des impôts, particulièrement l’article 289. Il impose la réalisation d’une facture pour toute vente de produits ou prestations de service. Ainsi, il en résulte une obligation de facturer dès la réalisation de la livraison ou de la prestation de services.

La facture supporte alors plusieurs fonctions de gestion : commerciale, juridique, comptable mais aussi fiscale. Elle concrétise les échanges commerciaux et matérialise la transaction financière. La non-réalisation d’une facture peut conduire à des sanctions fiscales lourdes. Avec des amendes allant jusqu’à 50% du montant de la transaction.

Au delà, ce document de facturation doit contenir des informations obligatoires, recensées sur notre centre d’aide. incwo étant certifié NF 525 et NF 203, l’application de ces mentions sur vos factures est garantie !

Alors, pourquoi explorer les devis pour produire ses factures est un gain de productivité à ne pas négliger !

Transformer vos devis en factures : quels bénéfices ?

La conversion des devis en factures, via un CRM ou ERP, permet d’automatiser la production des factures et d’en tirer partie en terme de :

• Gain de temps au quotidien : temps administratif optimisé pour l’utiliser sur des tâches plus rentables qui améliorent la productivité
• Réduction du risque économique : facturer vite et bien pour raccourcir le délai de paiement clients, et donc améliorer sa trésorerie
• Élimination des erreurs de saisie des informations : pas de risque d’erreur dans le contenu ou d’oubli lié au traitement manuel ou l’usage d’Excel
• Centralisation des documents sur les fiches clients : ainsi regroupées la traçabilité des pièces est meilleure et vous les retrouvez facilement
• Lien entre les devis et les factures associées : chainer l’un à l’autre, vous suivez l’historique des pièces commerciales
• Respect des obligations légales, en se conformant à la règle d’archivage des documents de facturation pendant 10 ans

Alors comment gagner ce temps précieux dans sa facturation ? Avec incwo, la transformation d’un devis en facture se fait en quelques clics.

Comment transformer vos devis en factures avec incwo ?

Concrètement dans incwo comment ça se passe ! Vous pouvez convertir vos devis en factures facilement et en quelques clics depuis votre ordinateur ou une tablette, connecté à internet, de votre bureau ou en rendez-vous chez votre client.

Une fois connecté à votre interface logiciel, accédez à la liste des devis dans l’onglet « Ventes » puis « Devis ».

Deux options de création de facture à partir de devis s’offrent à vous :

1. Option de conversion devis par devis

• Soit depuis la liste des devis en cliquant sur « Plus » et « Faire une facture »
• Soit depuis la fiche du devis en cliquant sur « Faire une facture » dans les actions à gauche

Une page s’ouvre alors et vous pouvez déterminer :

• Le contenu à facturer : soit vous facturez l’intégralité, soit une partie des produits du devis ou de la valeur du devis en réalisant une facture d’acompte
• La destination du contenu du devis : soit vous créez une nouvelle facture à établir pour ce client soit vous ajoutez ce contenu sur une facture brouillon existante de ce client

Une fois ces paramètres choisis, cliquez sur « facturer » pour produire le document.
Il ne vous reste plus qu’à compléter le document si nécessaire et le valider définitivement pour l’envoyer à votre client.

2. Option de conversion en masse via une sélection de devis

Vous facturez vos clients au dernier jour du mois ? Ne passez pas sur les devis un par un. Réalisez une sélection de devis et programmez un job, qui convertira l’ensemble de vos devis en factures clients correspondantes.

Cette fonction nécessite l’app « Traitements par lots ».

Les plus incwo

Dans le cadre de votre activité si vous livrez des marchandises, vous pouvez réaliser la même opération à partir des bons de livraison. Cette fonctionnalité nécessite l’app « Bons de livraison ».

Si vous adressez en fin de mois l’ensemble des factures à vos clients, vous pouvez valider plusieurs factures en même temps. Avec l’app « Validation de factures en masse », vous pouvez réaliser cette action et même programmer leurs envois.

incwo vous accompagne chaque jour pour améliorer votre productivité et vous aider à gagner en performance.