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Comment ajouter des CGV sur les factures ?

Vous voulez ajouter des CGV dans vos devis et factures ? Vous voulez les joindre par mail ou les intégrer à votre PDF ?

incwo vous permet de télécharger votre fichier contenant vos conditions générales de ventes. 

Télécharger un fichier de conditions de ventes

Tout d’abord pour ajouter des CGV dans un document commercial, il vous faut préparer  un fichier source.

Plusieurs format sont autorisés : 

  • Texte : .txt
  • PDF : .pdf
  • Word ou PowerPoint : .doc, .docx, .ppt, .pptx

Une fois le fichier prêt, pour intégrer vos Conditions Générales de Ventes, vous devez  télécharger votre fichier  sur le logiciel.

Pour cela, rendez-vous dans le menu « Ventes » puis sur  la fonction « Factures » et cliquez ensuite sur « Paramètres ».

Tout en bas, dans la liste des paramètres proposés pour les factures, cliquez sur le lien « Conditions de Vente »

Téléchargez votre fichier de conditions de vente en le sélectionnant sur votre ordinateur. 

intégration du fichier de CGV dans le logiciel

Selon le format de votre fichier le comportement sera différent. Effet, en fonction du format de votre fichier, celles-ci sont soit jointes à part, soit intégrées dans le PDF de votre document commercial.

Ainsi, si c’est un format :

  • Texte  : le fichier s’intègre directement dans le PDF des devis et facture. A la suite de votre devis, un nouvelle page s’affiche avec les données brutes de votre fichier texte
  • PDF le fichier s’intègre dans le PDF ou pas, en fonction de vos réglages. Si vous souhaitez fusionner le document commercial et vos CGV, indiquez « oui » pour « Insérer dans le PDF
  • Word, PowerPoint, etc  :  le fichier s’ajoute en pièces jointes au document concerné (devis, facture, etc).

Sélectionnez les CGV à intégrer dans un devis ou facture

Une fois le fichier téléchargé, vous pourrez l’attacher à vos devis, factures, bons de livraison…

Pour cela :

  • Créez ou modifiez un document commercial
  • Sélectionnez le fichier à afficher, dans le champ « Conditions de ventes »
  • Validez en cliquant sur « Enregistrer ».

 

 

Vous pouvez sélectionner jusqu’à 2 fichiers de conditions de ventes à intégrer. Cela vous permet d’associer des conditions particulières complémentaires.

Une fois votre document commercial terminé, lors de l’impression ou de l’envoi par mail les CGV seront alors intégrées et transmises à votre client.

A noter #1 : Si vous sélectionnez votre fichier de conditions de vente à la création de votre devis ou facture, alors le choix sera conservé pour les prochains devis ou factures créés.

A noter#2 : Si vous souhaitez également transmettre à votre client vos informations bancaires, IBAN & BIC, consultez la documentation pour configurer un compte bancaire par défaut

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