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Comment exporter des données sur incwo ?

Vous souhaitez faire des statistiques, transmettre vos ventes, achats et règlements à votre comptable, ou récupérer des données ? Voici comment exporter des données sur incwo.

Le logiciel incwo vous permet  en effet d’exporter  l’ensemble de vos datas présentes sur le logiciel au format Excel ou CSV. 

Comment extraire des données ?

Pour exporter des données présentes sur incwo, que cela concerne des devis, facture, achats, produits ou encore notes de frais ou feuilles de temps : voici comment procéder.

  • Rendez vous dans le menu « Export et import de données » situé dans l’onglet « Configuration ».
  • Cliquez sur le menu « Centre d’export ».
  • Cochez-le ou les types de données que vous souhaitez exporter (contacts, sociétés, factures, lignes de devis, Notes de frais…).
  • Réglez la période d’export *
  • Configurez ensuite le format du fichier à récupérer (CSV ou Excel) ainsi que l’encodage et le séparateur (virgule ou point-virgule).
  • Cliquez sur « Exporter »

     

Le logiciel lance l’export des données par le biais d’un job en tâche de fond et vous recevez une notification à la finalisation du job.

Vous pourrez alors récupérer le fichier d’export.

Précision sur la date de référence des données

En fonction du type de données, ce n’est pas la même date de référence qui est prise en compte.

Par exemple pour exporter des données de type :

  •  Produits ou les tiers  : c’est la date de création de l’objet dans la base de données.
  • Affaires :  c’est la date de signature estimée
  • Devis, factures, achats, bons de commande fournisseurs et autres documents commerciaux : c’est la date d’émission figurant sur la pièce

Ainsi, selon l’objet, la date à prendre en compte n’est pas la même pour définir la période d’export

Particularité de la période d'export des données

Le contenu maximal d’un fichier  exporter des données est conditionné par votre formule abonnement.

En effet, selon votre formule d’abonnement, la période que vous pouvez exporter, en une seule fois, est plus ou moins longue.

Ainsi pour exporter de vos datas sur une longue période ou sur plusieurs années, il vous faudra alors générer plusieurs exports de données, sur des périodes distinctes

A noter : Vous pouvez aussi exporter les PDFs de vos documents commerciaux. 

Pour en savoir plus, consultez ainsi la documentation : Comment exporter l’ensemble des PDFs ou fichiers joints à mes documents commerciaux ? 

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