Comment importer ses contacts et sociétés sur incwo ?
Vous êtes un nouvel utilisateur d’incwo et souhaitez importer votre base de données contacts et sociétés ?
Ou vous êtes déjà client et souhaitez mettre à jour vos données déjà enregistrées sur incwo ?
Dans un premier tiers, il est nécessaire de composer votre fichier d’import. L’import se réalise grâce à un fichier CSV.
Comment réaliser l'import des contacts et sociétés ?
L’import de données s’effectue en 2 temps :
- Téléchargement du fichier CSV sur le logiciel
- Mapping et import des données
1/ Téléchargement du fichier
Rendez-vous dans le menu « Export et import de données » situé dans l’onglet « Configuration ».
Cliquez sur « import de données » puis sur « +Fichier CSV »
Une fenêtre s’affiche pour sélectionner votre fichier.
Réglez alors :
- l’encodage et le séparateur correspondant à votre fichier
- si votre fichier contient une ligne de titre.
Lancez le téléchargement en cliquant sur « Ajouter ».
Votre fichier se télécharge sur l’application.
2/ Mapping et import de données
L’étape suivante est donc le mapping et l’import.
Le mapping est une étape importante car elle permet de faire correspondre les colonnes du fichier avec les champs du logiciel.
Après téléchargement du fichier, le logiciel affiche la liste des fichiers disponible à l’import.
Cliquez sur « Mapper et importer » présent sur la ligne du fichier téléchargé
Pour réaliser votre mapping, en premier lieu, sélectionnez l’objet à importer : Contacts
Faites correspondre les colonnes de votre fichier d’import avec les champs du logiciel grâce aux menus déroulants.
Voici, par exemple, un mapping attendu pour un import des contacts et des sociétés :
Lorsque le mapping est finalisé, cliquez sur « Tout importer » ou sur « Créer un job d’import en tâches de fond » (Recommandé si vous importez un grand volume de données).
Si vous avez choisi l’import par job, vous êtes notifiés lorsque l’import est terminé.
Avant de lancer l’import global du fichier, nous vous recommandons de tester l’import sur 2-3 lignes.
Cela permettra de vérifier que le mapping est correct.
Différence entre l'import des contacts et des sociétés
A partir d’un seul fichier d’import, le logiciel est capable de créer à la fois des contacts et des sociétés.
C’est le cas dans notre exemple de mapping plus haut.
Mais il peut arriver que vous importiez que des contacts (c’est-à-dire des personnes physiques membres d’une société ou particuliers) ou que des sociétés (des personnes morales, entités juridiques).
La différence va se réaliser grâce au mapping. Cette étape est très importante pour que les données créées génèrent les bons objets dans l’application. Tout ce joue ainsi ici dans la correspondance entre les données du fichiers et le données dans incwo.
Exemple d'import avec uniquement des sociétés :
Pour bien mapper des champs pour la création d’une fiche société, il est nécessaire de sélectionner les données incwo nommées « Entreprise : xxxx ».
Ce point de vigilance vaut pour toutes les données de l’entreprise (Adresse, numéro de téléphone). Toute donnée liée à « Entreprise : xxxx » est ainsi affectée à une fiche de typs Société.
Exemple d'import avec uniquement des contacts :
Les champs non désignés par le terme « Entreprise : » correspondant aux données des contacts.
Au niveau des coordonnées, le logiciel propose de distinguer les coordonnées personnelles des professionnelles de la personne.
A noter : Les champs « Type de contact » et « Type de contact (Second) » qui permettent de qualifier si le tiers est un clients, un prospect, un fournisseur, un partenaire, etc… est automatiquement appliqué au contact et/ou à la société créée.
Ce champ ne nécessite pas de préciser si c’est pour une entreprise ou un contact.
Traitement spécifique sur l'import des contacts et sociétés
Enfin, sur l’import des contacts et sociétés, le logiciel permet un traitement spécifique pour tous les tiers importé dans le but de :
- Affecter un type à tous (clients, prospect, fournisseur…)
- Intégrer un mot clé sur tous
- Les ajouter dans une liste de contacts.
Le but étant de travailler plus rapidement tous les contacts dans une campagne.
Par exemple : vous avez réalisé un salon XYZ où vous avez capté des contacts à recontacter.
Vous les importez alors tous :
- En type : Prospect
- Avec le mots clé : Salon XYZ
- Dans une liste liés à une campagne de prospection.
Après import, vous gagnez donc du temps pour traiter tous ces contacts ou sociétés créés.
