Comment importer ses produits sur incwo ?

Vous êtes un nouvel utilisateur du logiciel et souhaitez importer vos produits sur incwo ?
Ou vous êtes déjà client et souhaitez mettre à jour vos produits déjà enregistrées sur incwo ?

Dans un premier temps, il est nécessaire de composer votre fichier d’import. L’import se réalise par le biais d’un fichier CSV.

Pour votre fichier au format CSV, nous recommandons le séparateur point-virgule. Cela permet d’importer le tarif des produits avec une virgule.

Comment réaliser l’import des produits ?

Ensuite, l’import s’effectue en 2 temps :

1. Téléchargement du fichier CSV sur l’interface logicielle

2. Mapping et import des données

1/ Téléchargement du fichier

Rendez vous dans “Export et import de données” situé dans le Menu “Réglages”, en haut à droite

Cliquez sur “import de données” puis sur “+Fichier CSV”

Une fenêtre s’affiche pour intégrer votre fichier

Réglez alors :

• l’encodage et le séparateur correspondant à votre fichier.
• Si votre fichier contient une ligne de titre.

Lancez le téléchargement en cliquant que “Ajouter”.

Votre fichier se télécharge sur l’application.

2/ Mapping et import

L’étape suivante est donc le mapping et l’import.

Le mapping est une étape importante car elle permet de faire correspondre les colonnes du fichier avec les champs du logiciel.

Après téléchargement du fichier, le logiciel affiche la liste des fichiers disponible à l’import.

Cliquez sur “Mapper les champs et importer” présent sur la ligne du fichier précédemment téléchargé.

Pour réaliser votre mapping, en premier lieu, sélectionnez l’objet à importer : Produit du catalogue.

Faites correspondre les colonnes de votre fichier d’import avec les champs du logiciel grâce aux menus déroulants.

Voici, par exemple, un mapping attendu sur un import de produit assez simple :

Lorsque le mapping est finalisé, cliquez sur “Tout importer” ou sur “Créer un job d’import en tâches de fond” (Recommandé si vous importez un grand volume de données.).

Si vous avez choisi l’import par job, vous êtes notifiés par mail pour vous indiquer que l’import est terminé.

Avant de lancer l’import global du fichier, nous vous recommandons de tester l’import sur 2-3 lignes.
Cela permettra de vérifier que le mapping est correct.

Import de produits à la vente : Quelles données essentielles ?

Les informations essentielles pour ajouter de nouveaux articles par import :

• Référence produit
• Nom du produit
• Classification (Produit ou service)
• Tarif HT ou tarif TTC
• TVA
• Prix de revient
• catégorie de produit

Ces données permettront alors d’utiliser rapidement les produits sur des documents commerciaux.

Les informations essentielles pour mettre à jour les produits par import :

• incwo_ID du produit (identifiant unique sur incwo).
• Référence produit
• Nom du produit

Ces données permettront d’identifier correctement l’article pour le mettre à jour.

Import de produits à l’achat : Quels champs obligatoires ?

Lors de l’import des produits, vous pouvez indiquer si le produit est présent à l’achat.

Si c’est le cas, alors le logiciel offre la possibilité de renseigner les conditions d’achat chez le fournisseur.

Pour cela, certains champs sont nécessaire dans le fichier d’import :

• Achat : Nom du fournisseur
• Achat : Référence du produit chez le fournisseur
• Achat : Tarif fournisseur
• Achat : Taux de TVA du fournisseur

Ensuite, pour gérer les spécificités du tarif fournisseur, l’ajout des champs suivant est possible :

• Achat : Remise produit faite par le fournisseur
• Achat : Quantité pour obtenir le tarif

A noter : Si vous gérez le stock de vos produits, vous pouvez importer un stock de départ via l’import produit.

Ensuite, vous aurez certainement besoin de réaliser des inventaires. Pour en savoir plus sur ce sujet, consultez notre documentation : Comment intégrer l’inventaire des produits ?