Comment préparer l'envoi d'une facture électronique client ?

Avant de transmettre une facture électronique depuis incwo, certaines informations doivent être correctement renseignées.

La facture électronique contient des données structurées qui permettent notamment d’identifier l’émetteur, le destinataire et les éléments de facturation. Des informations absentes ou incorrectes peuvent empêcher sa transmission ou entraîner son rejet.

Vérifiez les informations de votre client

Avant d’émettre une facture électronique, rendez-vous sur la fiche tiers de votre client et vérifiez les informations nécessaires à son identification.

Soyez particulièrement attentif aux éléments suivants :

• SIREN / SIRET

   : vérifiez que l’identifiant de votre client est correctement renseigné dans le champ prévu à cet effet.

• Classement du tiers

   : vérifiez que votre client est correctement identifié comme 

  entreprise privée

   ou 

  établissement public

  .

• Adresse de facturation électronique

   : sélectionnez l’adresse utilisée par votre client pour recevoir ses factures électroniques.

Ces informations sont utilisées lors de la création et de l’adressage de la facture électronique.

Vérifiez l’adresse de facturation électronique de votre client

L’adresse de facturation électronique permet d’identifier précisément le destinataire de la facture.

Il ne s’agit ni d’une adresse email ni d’une adresse postale.

Pour faciliter sa saisie et limiter les erreurs, incwo est connecté à l’Annuaire de la facturation électronique.

À partir du SIREN de votre client, incwo vous permet de rechercher les adresses de facturation électronique actives correspondant à l’entreprise.

Cette recherche et liaison du client avec son adresse de facturation électronique se fait dans le bloc “Adresse Postale” de la fiche Société.

Une même entreprise peut disposer de plusieurs adresses de facturation électronique. Il est donc important de sélectionner celle communiquée par votre client pour recevoir vos factures. Si votre client dispose d’adresse par service, vous pouvez ainsi sur une fiche client via le bloc adresse postale, ajouter autant d’adresse que nécessaire et sélectionner pour chacune l’adresse électronique de facturation associée.

Vérifiez les informations de votre facture

Lors de la création de votre facture, renseignez avec attention les informations habituellement nécessaires à votre facturation : date, lignes de produits ou services, quantités, prix, TVA, conditions de règlement et échéance.

Selon la situation, certaines informations complémentaires peuvent également être nécessaires, comme une référence de commande communiquée par votre client.

Ces données ne servent plus uniquement à produire la représentation visuelle de votre facture : elles alimentent également les données structurées de la facture électronique.

Une fois votre fiche client et votre facture correctement renseignées, votre facture est prête à être transmise dans le circuit de facturation électronique.