Où renseigner l’adresse de facturation électronique de vos clients dans incwo ?

Pour transmettre une facture électronique à un client, incwo doit connaître son adresse de facturation électronique.

Cette adresse permet d’identifier précisément le destinataire de la facture dans le circuit de facturation électronique. Il ne s’agit ni d’une adresse email ni d’une adresse postale.

L’adresse de facturation électronique de votre client est à renseigner directement dans sa fiche Société.

Quel est le format d’une adresse de facturation électronique ?

Une adresse de facturation électronique n’est ni une adresse email ni une adresse postale.

Pour une entreprise française, elle est composée du code 0225 + identifiant de facturation électronique

Le code 0225 identifie le système d’adressage utilisé. L’identifiant permet ensuite de préciser le destinataire de la facture.

Trois formats peuvent être utilisés :

• SIREN : pour adresser les factures au niveau de l’entreprise Exemple : 0225:123456789
• SIREN_SIRET : pour adresser les factures à un établissement précis Exemple : 0225:123456789_12345678900012
• SIREN_SUFFIXE : pour adresser les factures à un point de réception spécifique défini par l’entreprise, par exemple un service Exemple : 0225:123456789_COMPTABILITE

Une même entreprise peut donc disposer de plusieurs adresses de facturation électronique.

Pour transmettre votre facture au bon destinataire, utilisez l’adresse correspondant à l’établissement ou au service auquel vous facturez.

Où renseigner l’adresse sur la fiche client ?

Rendez-vous dans la fiche Société de votre client.

Dans incwo, cette adresse électronique est renseignée au niveau de l’adresse postale du client.

Ce fonctionnement permet d’associer une adresse de facturation électronique à une adresse physique précise et ainsi de gérer les entreprises disposant de plusieurs établissements ou services destinataires.

Pour chaque adresse postale, vous pouvez renseigner l’adresse de facturation électronique correspondante.

Par défaut, incwo vous suggère une adresse de facturation électronique construite à partir du SIREN de l’entreprise.

Si votre client reçoit effectivement ses factures au niveau de son SIREN, vous pouvez conserver cette adresse.

En revanche, si votre client utilise une adresse plus précise, par exemple au format SIREN_SIRET ou SIREN_SUFFIXE, il est indispensable de mettre à jour cette information.

Comment rechercher l’adresse de facturation électronique de votre client ?

Pour faciliter la saisie et éviter les erreurs, incwo est connecté à l’Annuaire de la facturation électronique.

À partir du SIREN renseigné sur la fiche de votre client, incwo recherche les adresses de facturation électronique actives enregistrées pour cette entreprise.

Vous pouvez alors sélectionner directement l’adresse correspondant à votre client.

L’adresse est présentée sous la forme : Nom de l’entreprise – 0225 : identifiant de facturation électronique

Le code 0225 correspond au code d’adressage utilisé pour les entreprises françaises. L’identifiant associé peut varier selon l’adresse déclarée par l’entreprise.

Sélectionnez l’adresse de facturation électronique correspondant à votre client et validez.

Elle sera prise sur les prochaines factures client envoyé à cette adresse postale associée.

Pourquoi plusieurs adresses peuvent-elles être proposées ?

Une même entreprise peut disposer de plusieurs adresses de facturation électronique.

Selon l’organisation mise en place par votre client, l’adressage peut par exemple être défini au niveau de l’entreprise, d’un établissement ou avec un suffixe permettant d’orienter les factures vers un service particulier.

Lorsque plusieurs adresses sont proposées par l’Annuaire, sélectionnez celle que votre client vous a communiquée pour recevoir vos factures.

Il ne faut donc pas nécessairement sélectionner la première adresse proposée.

Pourquoi est-il important de renseigner la bonne adresse ?

L’adresse de facturation électronique détermine où votre facture sera acheminée.

Une adresse absente, incorrecte ou ne correspondant pas au point de réception attendu par votre client peut empêcher la bonne transmission de la facture ou entraîner son rejet.

Avant vos premières émissions de factures électroniques, nous vous recommandons donc de vérifier les adresses enregistrées sur les fiches de vos clients concernés.

Une fois l’adresse renseignée sur la fiche tiers, incwo pourra l’utiliser lors de la transmission de vos factures électroniques à ce client.