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Comment envoyer une facture par mail à un client ?

Vous avez validé votre facture et désirez l’adresser à votre client sans l’imprimer ? Voici comment envoyer une facture par mail à un client.

Avec incwo, vous pouvez ainsi envoyer votre facture par email  avec un message d’accompagnement, le rappel de l’échéancier fixé ou encore des pièces jointes. 

Adresser une facture client par mail depuis incwo

Pour envoyer une facture par mail à un client, rendez-vous sur la liste des factures, présente dans le menu « Factures » situé dans l’onglet « Ventes ».

Accédez alors à la facture que vous souhaitez envoyer en cliquant sur son numéro.
Cliquez sur le lien « Envoyer ce document par mail ».

La préparation de l’envoi se fait en deux étapes :

première étape de l'envoi par mail

Tout d’abord, pour envoyer une facture par mail, choisissez les documents à joindre

    • Choisissez la ou les factures de votre client à inclure dans l’email. Elles seront alors en pièces-jointes de votre message, et au format PDF

    • Sélectionnez les fichiers complémentaires que vous souhaitez adresser à votre client. 

    • Réglez si vous ajoutez le rappel de l’échéancier de paiement

    • Incluez un lien de paiement en fonction des échéances prévues.

deuxième étape de l'envoi par mail d'une facture, création du message

Ensuite, pour envoyer une facture par mail composer le message d’accompagnement

    • Indiquez ou sélectionnez pour cela l’adresse mail du destinataire
    • Ajoutez des contacts en copie et/ou en copie-cachée
    • Rédigez un message d’accompagnement
      Vous pouvez utiliser un modèle de document.

Si vous avez ajouté vos conditions de vente lors de la rédaction de votre document, celles-ci seront automatiquement ajoutées en pièces jointes à l’envoi.

 

A noter :  Les documents que vous souhaitez joindre doivent être téléchargés sur votre facture dans le bloc « fichiers joints ». Plus d’informations dans sur le sujet : Comment insérer un fichier dans un objet ?

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