Déposez vos factures électroniques via EsaLink en un clic et recevez automatiquement vos factures fournisseurs dans incwo !
Avec l’app EsaLink, Plateforme Agréée (PA), incwo vous accompagne pour passer la réforme simplement, en douceur et en toute conformité.
EsaLink vous permet de respecter tous les standards techniques et exigences légales en Belgique, en France et dans l’Union européenne, et ce, sans changer vos habitudes de facturation dans incwo
Avec l'app EsaLink, vous pouvez directement depuis incwo :
- Emettre vos factures clients électroniques, comme actuellement et les transmettre à vos clients
- Recevoir vos factures fournisseurs, avec intégration automatique dans incwo
Les opérations sont réalisées via la plateforme Hubtimize, opérée par EsaLink, Plateforme Agréée (PA)
L'installation de l'app vous permet de connecter à la Plateforme Agréée EsaLink (Hubtimize) à incwo pour déposer des factures à destination de vos clients et recevoir celle de vos fournisseurs.
L’activation de cette app "EsaLink" ajoute
- Un bloc de dépôt à droite sur l’ensemble de vos factures. Toute facture client validée peut être transmise via le lien de dépôt présent dans ce bloc.
- Un module de réception des factures électronique dans le menu "Achats" pour recevoir vos factures fourisseurs, les contrôler et les transformer en Achats
1. S’inscrire et activer votre connexion à la PA EsaLink (Hubtimize)
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Rendez-vous dans : Ventes > Facturation Electronique pour choisir votre Plateforme Agréée et cliquez sur "Je choisis EsaLink".
Démarrer alors l'inscription à la Plateforme Agréée EsaLink (Hubtimize) pour la facturation électronique.
Un formulaire s'affiche. Il est pré-rempli à partir des informations de votre applicaton qui sont transmises à EsaLink pour la vérification d'identité de lentreprise et du Signataire. Une erreur (raison sociale, SIREN, email, adresse) bloquerait l'inscription. Vérifiez donc bien ces informations.
Indiquez ensuite :
- Si vous souhaitez participer à la Phase Pilote : Si oui, les fonctions de transmission et de réception des factures sont activés dans un délais de 10 jours. Sinon, l'activation des fonctions de dépôt et réception des factures seront ouvertes sur votre application au 01/09/2026. L'admission au pilote n'est toutefois pas garantie : la décision finale d'intégrer votre entreprise à la phase pilote revient à la DGFiP.
- Complétez les informations de Contact : par défaut l'email repris est celui de la personne qui déclenche l'inscription à la PA. Si ce n'est pas la personne habilité à engager contractuellement l'entreprise pour le choix de la PA il faudra indqiuer son email. Cette personne recevevra le mandat à signer
- Vérifiez les informations relative à votre Entreprise : raison sociale, SIREN ou SIRET, N° TVA intracommunautaire, adresse postale)
- Sélectionnez ensuite les options d'activation de la PA
En matière d'option Esalink propose :
- Émission uniquement par défaut : vous pouvez envoyer des factures clients électroniques.
- Émission + Réception : vous pouvez envoyer et recevoir des factures fournisseurs électroniques. Si vous souhaitez optez pour la réception uniquement, il faut cochez les deux options. Mais vous n'aurez pas l'obligation d'utiliser l'émission.
En conséquence dans incwo
- L'option d'émission : En activant cette option, vous permettez à incwo de transmettre vos factures clients Esalink
- L'option réception : En activant cette option, vous permettez à Esalink de vous inscrire à l’annuaire national (AIFE) afin que vos fournisseurs puissent vous adresser leurs factures électroniques et que celles-ci soient accessibles directement dans incwo.
A noter que l'activation complète nécessite un délai minimum de 10 jours, le temps de la prise en compte de l'inscription à l'annuaire et de votre raccordement actif au dispositif de facturation électronique.
2. Déposer des factures électroniques
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Une fois le raccordement actif sur votre application, un nouveau bloc de dépôt EsaLink apparaît sur la droite de vos factures
Dès qu'une facture est validée dans incwo, vous pouvez la transmettre à votre client en la déposant sur la PA.
Les factures doivent être validées pour pouvoir être déposées. Elles doivent disposer d’une date et d’une numérotation définitives pour être transmise. Les statuts permettant le dépôt sont :
- Prêt à envoyer
- Envoyée au client
Une fois la facture validée, le bloc EsaLink de la facture affiche le bouton "Transmettre" : il permet de déclencher le dépôt de la facture.
- Cliquez sur "Transmettre" pour déposer votre facture
- Suivez ensuite l'hisorique de traitement de la facture électronique.
3. Récevoir des factures fournisseurs
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En choissisant la réception de factures fournisseurs via EsaLink, un nouvelle page est acessible depuis le menu Achat > Facturation éléctronique
Ce menu vous permet de retrouvez la liste des factures électroniques reçues par votre PA.
Cette page liste vos factures avec pour chacune :
- Le nom du Fournisseur
- La date de réception de la facture
- Le montant HT de la facture fournisseur
- Le montant TTC de la facture fournisseur
- Le statuts de la factures fournisseurs
Cette pièce électronique est numéroté en base de données. Un clic sur ce numéro vous permet d'afficher le détail de la facture pour retrouver
- Le nom du fournisseur et son adresse
- Les conditions de ventes et modalité de paiement
- Les prix unitaires des produits
- Les quantités pour chaque produits
- Le taux de TVA de chaque produits
- Les tarifs HT et TTC de chaque articles
- Les tarifs HT, TVA et TTC pour le total de la vente
- Le fichiers relative à la facture de votre fournisseur.
Depuis chaque facture électronique, vous pouvez faire avancer le statut des pièces.
Voici la liste des statuts possibles :
Actions :
- En traitement : indique que la facture a bien été reçue et est en cours de vérification ou de traitement dans votre entreprise.
- Approuver : confirme que la facture est conforme et peut être réglée selon les conditions prévues.
- En litige : signale un désaccord sur tout ou partie de la facture (montant, quantité, produits, prestation, remise, frais, etc.). Le fournisseur en est informé. En ouvrant un litige vous êtes invité à le justifier. cette information est transmise à votre fournisseur.
- Suspendre : indique que le traitement de la facture est temporairement mis en attente dans l'attente d'informations ou d'une action complémentaire.
- Refuser : désign votre rejet de la facture car elle comporte une erreur ou ne correspond pas à une prestation ou commande attendue. Le fournisseur en est informé. Une justification de l'action est nécessaire et est transmise à votre fournisseur.
4. Tarification des flux de facturation électronique
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Le coût de la facturation électronique (émission ou réception) est de : 0,19 € HT par flux (tarif hors abonnement incwo Enterprise Edition, sur devis)
Un flux correspond à : 1 facture client émise depuis incwo et transmise à votre client et la DGFIP via la PA ou 1 facture fournisseur reçue et intégrée dans incwo
Packs de tokens (prépayés)
50 tokens → 9,50 € HT
100 tokens → 19,00 € HT
500 tokens → 95,00 € HT
1000 tokens → 190,00 € HT
Dans un premier temps, la facturation se fera via ces packs de tockens. A terme, une facturation à la consommation mensuelle est prévue courant 2026.