Comment créer un devis ?
Vous gérez vos processus de vente en passant par les devis ? Votre catalogue produits et vos bases de données clients ont été intégrés dans incwo ? Vous pouvez désormais créer votre premier devis !
Le menu « Devis » présent dans l’onglet « Ventes » permet de réaliser, imprimer et adresser en quelques clics vos devis.
L’application vous permet de composer et d’éditer rapidement un devis grâce aux données déjà enregistrées sur votre Bureau Virtuel :
- Vos produits dans le catalogue
- Vos coordonnées d’entreprise
- Les coordonnées de vos clients/ prospects, dans vos contacts commerciaux
Votre devis imprimé contient toutes les informations légales devant figurer sur une proposition commerciale.
La numérotation et la datation des devis sont automatiques.
Créer un nouveau devis
Pour créer un devis, plusieurs chemins sont possibles !
- Soit dans l’onglet « Ventes » puis le menu « Devis ». Cliquez ensuite sur « Nouveau devis ». Un document vierge à compléter est créé.
- Soit à partir d’une fiche contact ou société, en cliquant sur le lien : « Faire un devis« . Si sur le tiers l’adresse de facturation et de livraison sont saisies, elles s’affichent automatiquement sur le devis.
La création d’un devis, comme celle d’une facture, d’un bon de commande ou d’un bon de livraison, se réalise en deux temps.
- Saisissez d’abord les caractéristiques de votre document commercial et les coordonnées de votre contact, puis validez.
- Enregistrez ensuite la liste des produits ou prestations à facturer.
Compléter les informations administratives du devis
Tout d’abord, saisissez les éléments administratifs du devis.
Il s’agit ici des informations relatives au client et aux pratiques de gestion.
Dans le haut du devis, vous pouvez ainsi
- Appeler le nom du client. En saisissant les premières lettres de son nom, l’application propose les contacts et sociétés correspondant. Sélectionnez celui concerné pour l’ajouter.
Si le tiers n’est pas encore dans votre base de données clients, saisissez son nom complet. L’application vous indique alors qu’il n’y a pas de correspondance. Cliquez sur le bouton « Ajouter » pour créer la fiche de ce nouveau tiers, en même temps que votre devis. - Sélectionner l’adresse du client. Si une adresse a été désignée comme adresse de facturation, elle s’affiche par défaut
- Indiquer le compte bancaire pour afficher votre IBAN & BIC sur le PDF du devis. Configurer un compte bancaire par défaut
- Préciser la politique de pénalité de retard et d’escompte
- Déterminer la date de validité du devis
- Ajouter une phrase spécifique pour la zone de « bon pour accord«
Ajouter les produits et services dans le devis
Une fois le devis créé, il ne vous reste plus qu’à le compléter en intégrant la listes des produits et services. depuis le bloc « produits du devis ».
->Avec un article non présent dans le catalogue produits :
- Saisissez le nom complet de l’article, dans le champ à droite de la loupe. Ce champ accueille la désignation du produit.
- Complétez l’information sur le produit dans le champ « note ». Ce champ accueille la description de l’article.
- Indiquez : le prix unitaire, les quantités et la TVA de l’article.
- Cliquez sur « Ajouter »
-> Avec un article présent dans le catalogue produits :
- Tapez les premières lettres du nom ou de la référence de l’article, dans le champ à droite de la loupe
- Sélectionnez la proposition correspondante en cliquant sur son nom : le prix s’affiche pour 1 quantité.
- Ajustez les quantités
- Validez pour ajouter la ligne dans le devis
La tva est par défaut la valeur indiquée dans vos « Données d’entreprise » ou sur la fiche du produit.
Préciser les modalités de paiement
Obligatoires sur les factures, la présence des conditions de paiement sur les devis est largement recommandée. Elle permet à votre futur client de connaitre toutes les conditions commerciales avant d’acheter.
Le bloc « Echéancier des paiements » permet de définir les modalités de règlement.
Pour chaque échéance, déterminez :
- le montant à régler : soit en valeur, soit en pourcentage, si vous avez plusieurs échéances prévues.
- la date de l’échéance : soit une date fixe du calendrier, soit une échéance à terme, de type (A la commande, à réception de la facture, à 30 jours fin de mois, etc.
- le mode de paiement (virement, prélèvement, chèque, espèce…)
Cliquez sur « Ajouter » pour valider la ligne de votre échéance.
Votre devis est prêt, il ne vous reste plus qu’à l’imprime ou l’adresse par mail à votre client directement depuis l’application !
A noter #1 : Sur les devis, vous pouvez ajouter des remises sur le total du devis et par ligne d’articles.
Pour cela, dans le bloc « Divers »
- Saisissez la valeur de la remise globale à appliquer
- ou, cochez la case « remise ligne » pour ajouter des réductions sur les lignes d’article. Cette case cochée ajoute un nouveau champ de saisie sur les lignes d’article, pour affecter une réduction en % ou en euro.
Consultez la documentation sur les remises par article ou sur le total, pour plus de détail.
A noter #2 : vos devis peuvent également intégrer des frais de port. Pour en savoir plus consulter la documentation dédiée.
A noter #3 : Pour gagner du temps, définissez un échéancier des préférence ou par client. Ils s’appliqueront automatiquement sur les documents commerciaux.
Pour en savoir plus, consultez notre documentation pour savoir comment ajouter un échéancier client.
A noter #4 : Vous pouvez créer des Commandes clients ou des proformas par ce menu devis.
Pour cela, installez les apps correspondantes.
