Comment intégrer l’inventaire des produits ?
Chaque année ou chaque mois vous effectuez l’inventaire de vos produits ? Vous souhaitez l’intégrer au logiciel pour mettre à jour les stocks de vos produits ?
Pour intégrer l’inventaire de vos produits le logiciel propose 2 options :
- Directement depuis la fiche du produit
- Par import de mouvement de stock du type « Inventaire ».
Réaliser un inventaire depuis la fiche produit
Pour intégrer l’inventaire des produits, rendez- vous sur la fiche d’un articles à la vente ou à l’achat.
Depuis l’onglet « Stock » de la fiche produit, au niveau du formulaire pour la gestion de stock, cochez « Inventaire ».
Renseignez :
- La date de constat du stock d’inventaire.
- L’entrepôt dans lequel ce stock est présent
- La quantité de produits correspondant à votre stocks d’inventaire
Cliquez sur « Enregistrer » pour valider la mise à niveau de stock de produits sur l’entrepôt.
L’opération de mise à jours des quantités de stock s’enregistre automatiquement. Votre stock est à jour sur fiche du produit.
La saisie de l’inventaire sur fiche produit est manuelle. Vous devez donc procéder ainsi produit par produit.
Importer un inventaire des produits de votre catalogue
Le logiciel vous permet d’importer en masse des mouvements de stock de plusieurs produit. C’est-à-dire d’importer des quantités d’articles correspondant à des entrées, des sorties de stocks ou des états d’inventaire.
L’import de mouvement de stock propose donc d’ajouter, sur vos produits, des lignes du type « Inventaire ».
Pour intégrer l’inventaire des produits, 3 étapes :
- Export du catalogue produit
- Modification du fichier pour mettre à jour les données et le fichier
- Import des données de l’état d’inventaire
1. Exporter le catalogue des produits
Dans le cadre de la préparation d’un inventaire, l’export des produits du catalogue permet, tout d’abord, de récupérer la liste des articles avec quantités en stocks, par article et par entrepôt.
Pour cela, rendez-vous dans le centre d’export présent dans l’onglet « Configuration » puis dans le menu « Export et import de données ».
Lancez alors le job d’export des produits du catalogue. La date de référence de l’export est la date de création du produit. Plusieurs exports peuvent être nécessaires.
Une fois le job terminé, téléchargez le fichier d’export pour le modifier.
Pour en savoir plus sur l’export des données, consultez la documentation : Comment exporter ses données sur incwo ?
2. Mettre à jour le fichier d'état d'inventaire par produit par entrepôt
Pour préparer l’intégration de l’inventaire des produits, modifier le fichier obtenu de la manière suivante.
Tout d’abord, conservez uniquement les colonnes et les informations des lignes des colonnes suivantes :
- Incwo_id du produit
- Référence du produit
- Nom du produit
Vous avez ainsi votre base articles que vous pouvez compléter avec votre état d’inventaire
Ajoutez ensuite les colonnes :
- Date : au format JJ/MM/YY (JJ jour sur 2 chiffres – MM mois sur 2 chiffres- YY année sur 2 chiffres)
- Quantité : en nombre de produit en stock. Ici saisir uniquement une valeur chiffrée, pas de symbole d’unité
- Nom de l’entrepôt : le nom doit être strictement identique à celui présent dans votre application.
- Type de mouvement : inscrire le terme in (si entrée en stock) – out (si sortie de stock) – transfert (dans le cas d’un transfert vers un nouvel entrepôt) – inventory (pour l’ajout d’une situation d’inventaire). Indiquez « inventory » dans cette colonne sur chaque ligne d’article.
Complétez les colonnes puis enregistrez votre fichier au format CSV (nous recommandons le format CSV avec séparateur point-virgule).
3. Intégrer l'inventaire des produits dans le logiciel
Grace au fichier que vous venez des préparer, importer votre état d’inventaire.
Pour cela, rendez-vous dans l’onglet « Configuration » puis dans le menu « Export et import de données ».
Cliquez ensuite sur « Import de données ».
Dans un premier temps : téléchargez votre fichier. Vous pourrez dans un second temps l’importer dans incwo.
Cliquez ensuite sur « Mapper et importer ». Une fenêtre de traitement des correspondance de contenu s’affiche.
Dans le formulaire d’import :
- Sélectionnez comme « Objet à importer » : mouvements de stocks
- Faites ensuite correspondre les colonnes de votre fichier avec les champs du logiciel
Une fois l’opération de mapping finalisée, lancez l’import. Nous recommandons de réaliser cette opération en tâche de fond par le biais d’un job si vous importez un gros volume de données.
Vous êtes notifiés lorsque le job d’import se termine.
Une fois les données traitées, vos fiches produits seront mises à jour.
A noter : Pour en savoir plus sur le traitement des stocks, consultez nos différentes documentations :
- Automatiser la gestion de stock dans incwo
- Gérer des stocks sur les produits composés
- Consulter les stocks des produits
