Aller au contenu
CRM et prospection

Ajouter une note ou un document à une fiche

Compte rendu d’appel, photo de chantier, bon de commande signé reçu par e-mail : votre assistant le range sur la bonne fiche incwo, au bon endroit.

Connecter mon assistant Essai gratuit
Votre assistant IArelié à incwo par le MCPExemple

Joins ce bon de commande signé au devis D2609-00231. Pour usage interne.

search_objects · devis

À valider

Joindre un fichier

BC-Lefort-signé.pdf sur le devis D2609-00231 (Lefort Paysage).
Partage avec le tiers : non.

JoindreModifier

attach_file · devis

Fichier joint au devis, non partagé avec le client.

Ajoute aussi une note : bon reçu par e-mail le 30/09, livraison souhaitée avant le 30/10.

add_note · devis

Note ajoutée au devis D2609-00231.

Demandez à votre assistant…

Conversation d’exemple, données fictives.

Aujourd’hui, et avec votre assistant

Ajouter une note ou un fichier dans incwo suppose de retrouver la fiche, d’ouvrir l’onglet Notes ou Fichiers, puis de saisir ou de déposer. Ce sont des gestes courts, mais qu’on remet à plus tard, et l’information reste dans un carnet ou une boîte mail.

Par la conversation, vous dites simplement à quoi rattacher l’information. L’assistant retrouve la fiche (client, affaire, devis, facture, tâche, produit), y dépose la note ou le fichier et règle le partage avec le tiers selon votre consigne.

Ce que vous pouvez lui demander

Copiez une demande et collez-la dans votre assistant relié à incwo, en adaptant les noms et les dates.

  • Note sur la fiche Sogexim : appel de M. Ferrand, il veut décaler la livraison au 12

  • Ajoute cette photo du chantier à l’affaire Rénovation showroom

  • Joins ce bon de commande signé au devis D2609-00231, sans le partager avec le client

  • Ajoute le PDF des conditions particulières à la fiche d’Orféa Conseil, visible par le client

  • Retrouve la note où on parlait de pénalités de retard chez Atelier Rives

  • Mets une note sur chacune des trois factures : litige en cours, ne pas relancer

Ce que fait l’assistant, étape par étape

  1. 1

    Il retrouve la fiche cible

    Contact, société, affaire, devis, facture, tâche ou produit : l’assistant identifie l’objet à partir d’un nom ou d’un numéro, et vous demande de choisir si plusieurs correspondent.

    search_objectslist_objects

  2. 2

    Il ajoute la note

    La note apparaît dans l’onglet Notes de la fiche, avec votre nom et la date. Elle peut porter une pièce jointe, une capture ou un PDF par exemple.

    add_note

  3. 3

    Il dépose le fichier

    Le fichier arrive dans l’onglet Fichiers de la fiche. Le partage avec le tiers suit le réglage de votre dossier, ou votre consigne : un document interne ne sera pas joint aux envois ni visible sur le portail du client.

    attach_file

  4. 4

    Il retrouve une note plus tard

    La recherche dans les notes porte sur leur titre et leur contenu, pour retrouver les fiches où un sujet a été évoqué.

    list_objects

Garde-fous

  • L’assistant vous demande l’autorisation avant de déposer une note ou un fichier.
  • Précisez si un document est interne : sans consigne, c’est le réglage de partage de votre dossier qui s’applique.
  • Un fichier joint par erreur peut être retiré ; les PDF générés par incwo, eux, ne se suppriment pas par l’assistant.
Sécurité et contrôle →

Dans l’interface incwo

Questions fréquentes

Peut-on envoyer une photo prise sur chantier directement dans incwo ?

Oui, si votre assistant accepte les images (Claude, ChatGPT…). Envoyez la photo dans la conversation en indiquant la fiche concernée : l’assistant la dépose sur l’affaire, la tâche ou le client, en fichier ou en pièce jointe d’une note. Ajoutez une phrase de contexte : elle deviendra le texte de la note.

Le client voit-il les fichiers ajoutés par l’assistant ?

Seulement s’ils sont partagés avec le tiers. Par défaut, c’est le réglage de votre dossier qui décide ; vous pouvez aussi demander explicitement « partagé » ou « interne » au moment du dépôt, et changer ce réglage ensuite. Un document interne n’est ni joint aux envois au client, ni visible sur son portail.

Quelle différence entre une note et un fichier ?

La note est un texte daté et signé dans l’onglet Notes (compte rendu, consigne), qui peut porter une pièce jointe. Le fichier est un document rangé dans l’onglet Fichiers de la fiche, que l’on peut partager avec le client. Pour un échange à garder en mémoire, préférez la note ; pour un document de référence, le fichier.

Voir aussi

Votre gestion, pilotée depuis votre assistant IA

Le MCP incwo est inclus dans votre abonnement. Essayez incwo gratuitement pendant 15 jours, sans carte bancaire, et connectez votre assistant dès le premier jour.

Essai gratuit Demander une démo