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Achats et fournisseurs

Passer une commande fournisseur par chat

Vous dites ce qu’il vous faut et chez qui ; votre assistant retrouve vos prix d’achat et prépare le bon de commande fournisseur dans incwo.

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Votre assistant IArelié à incwo par le MCPExemple

Commande 40 sacs de mortier colle M12 et 10 seaux de primaire chez Bati-Négoce Ouest, livraison le 12 octobre.

list_objects · tarifs fournisseurs

Vos tarifs chez Bati-Négoce Ouest :

  • Mortier colle M12 · 8,40 € HT le sac (dès 20)
  • Primaire d’accrochage 5 L · 21,90 € HT

Total 555,00 € HT. Je crée le bon de commande ?

À valider

Bon de commande fournisseur · Bati-Négoce Ouest

2 lignes · 555,00 € HT · livraison prévue le 12/10/2026

ValiderModifier

create_document_with_lines · bon de commande fournisseur

Bon de commande créé en brouillon. Je l’envoie à Bati-Négoce Ouest avec le PDF ?

Demandez à votre assistant…

Conversation d’exemple, données fictives.

Aujourd’hui, et avec votre assistant

Dans incwo, un bon de commande fournisseur se fait en deux temps : l’en-tête (fournisseur, adresse, date de livraison prévue), puis les articles un par un, en vérifiant à chaque fois le prix négocié. C’est vite fait au bureau, beaucoup moins depuis un chantier ou un entrepôt.

Avec le MCP incwo, vous écrivez la commande comme vous la diriez au téléphone. L’assistant retrouve le fournisseur et les produits, lit vos tarifs fournisseurs pour poser le bon prix d’achat, vous montre le récapitulatif, puis crée le document complet en une seule opération.

Ce que vous pouvez lui demander

Copiez une demande et collez-la dans votre assistant relié à incwo, en adaptant les noms et les dates.

  • Commande 40 sacs de mortier colle M12 chez Bati-Négoce Ouest

  • Prépare un bon de commande chez Textiles Arlan : 120 tee-shirts blancs taille M et 80 taille L, livraison prévue le 20 octobre

  • Refais la même commande que la dernière fois chez Lumen Pro

  • Ajoute 2 cartons de vis inox au bon de commande en cours chez Quincaillerie Vidal

  • Quels bons de commande fournisseur sont encore en brouillon ?

  • Envoie le bon de commande d’hier à Bati-Négoce Ouest avec le PDF

  • Combien ai-je commandé chez Métallerie Coste depuis janvier ?

Ce que fait l’assistant, étape par étape

  1. 1

    Il identifie le fournisseur et les articles

    L’assistant cherche la société fournisseur et les produits de votre catalogue à partir de vos mots (nom, référence). En cas d’homonymes, il vous demande lequel retenir plutôt que de deviner.

    search_objectslist_objects

  2. 2

    Il pose le prix d’achat, pas le prix de vente

    Il lit le tarif fournisseur de chaque produit (prix HT, remise, quantité minimale) et l’indique sur la ligne. C’est important : sans prix précisé, une ligne reprendrait le prix de vente de la fiche produit.

    list_objects

  3. 3

    Il crée le bon de commande en une fois

    Après votre accord, l’en-tête et toutes les lignes sont créés ensemble : si une ligne pose problème, rien n’est créé, pas de document à moitié rempli. La date de livraison prévue peut être posée sur le document ou ligne par ligne.

    create_document_with_linesmanage_quote_line

  4. 4

    Il l’envoie et prépare la réception

    Il peut joindre le PDF à un e-mail au fournisseur, envoyé tout de suite ou laissé en brouillon à valider. À l’arrivée de la marchandise, l’entrée en stock peut être rattachée aux lignes du bon de commande pour garder la traçabilité.

    get_object_representationsend_emailadjust_stock

Garde-fous

  • Le bon de commande est créé en brouillon : vous gardez la main sur son contenu tant qu’il n’est pas validé.
  • L’assistant vous montre fournisseur, lignes, prix et total avant toute création, et avant tout envoi d’e-mail.
  • Un prix d’achat introuvable dans vos tarifs fournisseurs vous est signalé : l’assistant vous demande le prix plutôt que de prendre le prix de vente.
Sécurité et contrôle →

Dans l’interface incwo

Questions fréquentes

Est-ce que ChatGPT ou Claude peuvent créer un bon de commande fournisseur dans incwo ?

Oui. Relié au MCP incwo, votre assistant crée le bon de commande fournisseur avec toutes ses lignes, dans votre dossier et avec vos droits d’utilisateur. Il vous présente le récapitulatif avant de créer quoi que ce soit, et le document reste modifiable tant qu’il est en brouillon.

Quel prix est utilisé sur les lignes ?

Le prix d’achat de votre tarif fournisseur pour ce produit, que l’assistant lit et indique explicitement sur chaque ligne. Si aucun tarif n’existe pour ce fournisseur, il vous demande le prix : sans indication, la ligne reprendrait le prix de vente de la fiche produit, ce qui fausserait la commande.

La réception met-elle le stock à jour automatiquement ?

Non, pas par le simple bon de commande. Quand la marchandise arrive, vous demandez l’entrée en stock : l’assistant enregistre un mouvement d’entrée, qu’il peut rattacher à la ligne du bon de commande. Une même réception déjà posée sur cette ligne pour un lot ou un numéro de série est refusée, pour éviter les doublons.

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