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Relances et encaissements

Relancer ses clients en retard de paiement

Vous choisissez les factures et le ton ; votre assistant rédige chaque relance, joint la facture en PDF et vous la soumet avant tout envoi.

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Votre assistant IArelié à incwo par le MCPExemple

Relance Sogexim pour ses factures en retard, ton cordial.

list_objects · factures

Sogexim a 2 factures échues : F2608-00256 (1 290 €, 18 j) et F2609-00274 (845 €, 9 j).

« Bonjour, sauf erreur de notre part, les factures ci-jointes restent à régler… »

À valider

Envoyer la relance à compta@sogexim.fr

Objet : Factures F2608-00256 et F2609-00274
2 PDF joints · rattachée à la F2608-00256

ValiderModifier

send_email · mode send

Relance envoyée. Elle figure dans l’onglet Notes de la facture F2608-00256.

Demandez à votre assistant…

Conversation d’exemple, données fictives.

Aujourd’hui, et avec votre assistant

Dans incwo, une relance part depuis la facture, par l’envoi par e-mail, ou via l’app « Relances factures automatiques » et ses modèles. C’est efficace pour un message type, moins quand chaque client appelle un mot différent : un simple rappel pour un client fidèle, un ton plus ferme pour une troisième relance.

Relié au MCP incwo, votre assistant part de la liste des impayés, écrit un message adapté au retard et au montant, joint les factures concernées et rattache l’e-mail à la fiche : la relance apparaît dans l’onglet Notes de la facture, avec l’historique. Vous choisissez l’envoi immédiat après relecture, ou un brouillon qu’un collègue valide dans incwo.

Ce que vous pouvez lui demander

Copiez une demande et collez-la dans votre assistant relié à incwo, en adaptant les noms et les dates.

  • Relance les factures en retard de plus de 30 jours, ton cordial

  • Prépare une relance pour Atelier Rives avec ses deux factures en pièce jointe

  • Écris une deuxième relance plus ferme pour la F2607-00211, en rappelant l’échéance du 15 août

  • Prépare les relances de la semaine en brouillon, Claire les validera avant envoi

  • Un e-mail par client pour toutes les factures échues depuis plus de 15 jours

  • Envoie à compta@sogexim.fr un rappel pour la F2608-00256 avec le PDF

  • Qui ai-je déjà relancé ce mois-ci, et qui n’a pas ouvert la relance ?

Ce que fait l’assistant, étape par étape

  1. 1

    Il identifie les factures à relancer

    L’assistant liste vos factures confirmées dont le reste dû n’est pas nul et l’échéance dépassée, puis lit la fiche du client pour trouver l’adresse de facturation ou le contact comptable.

    list_objectsget_object

  2. 2

    Il joint les factures au format PDF

    Les pièces jointes sont des objets incwo : le PDF est généré par incwo à partir de la facture, exactement comme depuis l’écran. L’IA ne recompose aucun document.

    send_email

  3. 3

    Il envoie, ou il prépare un brouillon

    Deux modes : envoi immédiat, une fois que vous avez relu le message, ou brouillon à valider dans incwo par un utilisateur que vous nommez (vous-même par défaut). Pratique quand la relance doit passer par la comptabilité.

    send_email

  4. 4

    Il rattache la relance à la facture

    L’e-mail est lié à la fiche de la facture et apparaît dans son onglet Notes. Si le destinataire n’existe pas dans votre dossier, aucun contact n’est créé, sauf si vous le demandez.

    send_email

Garde-fous

  • Aucun e-mail ne part sans votre accord : l’assistant vous montre le message, ou le dépose en brouillon à valider dans incwo.
  • Les PDF joints sont ceux d’incwo, pas des fichiers fabriqués par l’IA.
  • Une adresse inconnue de votre dossier ne crée pas de fiche contact, sauf demande explicite.
  • Le MCP ne modifie pas le paramétrage de l’app « Relances factures automatiques » : il se règle dans l’interface.
Sécurité et contrôle →

Dans l’interface incwo

Questions fréquentes

Est-ce que ChatGPT ou Claude peuvent envoyer mes relances de factures depuis incwo ?

Oui, une fois le connecteur MCP incwo ajouté. L’assistant rédige l’e-mail, y joint la facture en PDF générée par incwo et le rattache à la fiche. Il vous demande confirmation avant l’envoi, et votre assistant demande en plus l’autorisation d’utiliser l’outil d’envoi.

Peut-on faire valider les relances par quelqu’un d’autre avant l’envoi ?

Oui. En mode préparation, l’e-mail est créé en brouillon et attend la validation de l’utilisateur incwo que vous désignez, par exemple la personne qui tient la comptabilité. Sans nom précisé, c’est vous qui validez. Rien ne part avant cette validation.

Comment savoir si le client a lu la relance ?

Si l’app « Log des emails » est installée dans votre dossier, l’assistant consulte le journal d’envoi : envoyé, ouvert et combien de fois, ou bloqué. Vous pouvez ainsi relancer par téléphone ceux qui n’ont rien ouvert. Le MCP propose aussi un modèle prêt à l’emploi, « Statut de délivrance d’un email ».

Voir aussi

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