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Relances et encaissements

Savoir si un devis ou une facture a été ouvert

« Mon devis D2609-00318 a-t-il été lu ? » : votre assistant consulte le journal d’envoi d’incwo et vous répond, avec la date d’envoi et le nombre d’ouvertures.

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Mon devis pour Brasserie du Port a-t-il été ouvert ?

search_objects · devis

list_emailing_logs · devis D2609-00318

D2609-00318, envoyé le 22 septembre à contact@brasserieduport.fr : ouvert 3 fois. C’est le bon moment pour appeler.

Et mes autres devis de septembre ?

list_emailing_logs · non ouverts

2 devis jamais ouverts :

  • Garage Velin · D2609-00297 · envoyé le 9/09
  • SCI Les Tilleuls · D2609-00305 · envoyé le 14/09

Je prépare une relance ?

Demandez à votre assistant…

Conversation d’exemple, données fictives.

Aujourd’hui, et avec votre assistant

Avec l’app « Log des emails », incwo garde une trace de chaque e-mail envoyé : destinataire, sujet, statut. On la consulte fiche par fiche ou dans la liste du journal, ce qui devient long quand on veut savoir, avant une série d’appels, lesquels de vingt devis ont été lus.

Par la conversation, vous interrogez le journal par document, par destinataire ou par période, et l’assistant croise la réponse avec vos devis en cours : ceux qui n’ont jamais été ouverts depuis quinze jours, ceux ouverts plusieurs fois (un client qui hésite, à rappeler). Il enchaîne sur la relance si vous le souhaitez.

Ce que vous pouvez lui demander

Copiez une demande et collez-la dans votre assistant relié à incwo, en adaptant les noms et les dates.

  • Mon devis D2609-00318 a-t-il été ouvert ?

  • Quels e-mails ai-je envoyés à jean.morel@atelier-rives.fr ce mois-ci ?

  • Liste les devis envoyés il y a plus de 15 jours qui n’ont jamais été ouverts

  • La facture F2609-00287 envoyée à Maison Lartigue a-t-elle été lue ?

  • Y a-t-il des e-mails bloqués cette semaine ?

  • Quel est le taux d’ouverture de mes relances de septembre ?

  • Parmi mes devis en cours, lesquels ont été ouverts plusieurs fois ?

Ce que fait l’assistant, étape par étape

  1. 1

    Il identifie le document

    À partir du nom du client ou du numéro, l’assistant retrouve le devis ou la facture dans votre dossier pour interroger le journal sur cette fiche précise.

    search_objectslist_objects

  2. 2

    Il lit le journal d’envoi

    Pour chaque e-mail : destinataire, sujet, date d’envoi et statut, « envoyé » (pas encore ouvert), « ouvert » avec le nombre d’ouvertures, ou « bloqué ». Filtres possibles par fiche, par destinataire, par période, ou sur les seuls messages ouverts ou non ouverts.

    list_emailing_logs

  3. 3

    Il croise avec vos devis en cours

    Pour repérer les devis à relancer, il prend vos devis envoyés et vérifie pour chacun le dernier e-mail. Le MCP propose aussi le modèle prêt à l’emploi « Relancer les devis non ouverts » (15 jours par défaut).

    list_objectslist_emailing_logs

  4. 4

    Il prépare la relance si vous le voulez

    Un court message par client, avec le devis en PDF, rattaché à la fiche, envoyé après votre accord ou laissé en brouillon.

    send_email

Garde-fous

  • Nécessite l’app « Log des emails » dans votre dossier et le droit d’y accéder : sinon l’outil n’est pas proposé à l’assistant.
  • Seuls les e-mails envoyés par incwo sont suivis, pas ceux partis de votre messagerie personnelle.
  • Le compteur d’ouvertures est un indicateur : certaines messageries bloquent sa détection, d’autres ouvrent les messages automatiquement.
  • Consultation seule : interroger le journal ne modifie rien.
Sécurité et contrôle →

Dans l’interface incwo

Questions fréquentes

ChatGPT peut-il me dire si mon client a lu mon devis ?

Oui, si le devis a été envoyé par incwo et que l’app « Log des emails » est active. L’assistant lit le journal d’envoi via le MCP incwo et vous indique si l’e-mail est parti, combien de fois il a été ouvert, ou s’il a été bloqué.

Quels e-mails sont suivis ?

Ceux qu’incwo envoie : un devis ou une facture envoyé depuis la fiche, une relance préparée par l’assistant. Un message envoyé depuis Outlook ou Gmail n’apparaît pas dans le journal, même s’il contient le PDF d’un devis. Un e-mail préparé en brouillon n’y figure qu’une fois envoyé.

Un e-mail « ouvert » veut-il dire que le client a lu le document ?

Pas forcément. L’ouverture signale que le message a été affiché, pas que la pièce jointe a été lue, et certaines messageries faussent le compteur. C’est un bon signal pour choisir qui rappeler en premier, pas une preuve. Un devis ouvert plusieurs fois reste toutefois un bon indice d’intérêt.

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